Numéroter des pages avec Word

Numéroter des pages avec Word

Ajouter les numéros de page à des documents et le nombre total de pages, numéroter une page sur deux, démarrer la numérotation à une certaine page, personnaliser l'en-tête ou le pied de page en impression recto verso… Word fait tout cela, et bien plus encore !

Comme tout bon traitement de texte, Word prévoit quelques options faciles pour inscrire le numéro – le folio – des pages en bas ou en haut d'un document, vite fait, bien fait, et on n'en parle plus. Mais comme tout bon traitement de texte, Word vous réserve aussi des dizaines d'options pour fignoler les pieds de page et les en-têtes.

Entre autres, pour personnaliser les pages paires, les pages impaires, les pages qui ne doivent pas être numérotées comme la couverture d'un rapport, la première page de chaque chapitre d'une thèse, les pages en annexe que vous avez choisi de numéroter avec des chiffres romains, les documents que vous imprimez en recto verso, ou même les petits livrets imprimés recto verso au format demi-page, quand vous pliez la feuille A4 en deux.

Microsoft fournit de nombreux modèles de document gratuits et plutôt bien léchés pour les professionnels, les citoyens, les collégiens, les étudiants, les écrivains, les poètes… Quel que soit votre profil, vous auriez tort de vous en priver. La numérotation automatique y est bien entendu assurée.

Si vous souhaitez concevoir vous-même vos documents, cette fiche pratique consacrée à la numérotation se propose de vous accompagner. Comme toujours, Word pour Windows et Word pour Mac sont avantagés, mais il n'est pas nécessaire d'en posséder la dernière version. La version gratuite Word pour le Web comporte moins de fioritures, forcément, mais même un utilisateur exigeant devrait y trouver son compte.

Comment afficher le numéro des pages dans Word pour Windows ?

Dans l'en-tête, dans le pied de page, dans les marges ou même n'importe où dans votre document, numérotez les pages en choisissant parmi différents styles, sobres et efficaces ou plus fantaisistes.

  • Pour ajouter les numéros de page, cliquez sur l'onglet Insertion, puis sur Numéro de page, dans la catégorie En-tête et pied de page.
  • Choisissez l'emplacement où doit s'afficher le numéro de page :
  • Haut de page, c'est-à-dire dans l'en-tête ;
  • Bas de page, c'est-à-dire dans le pied de page ;
  • Marges de la page, à gauche ou à droite ;
  • Position actuelle, c'est-à-dire dans votre document, à l'endroit où se trouve le curseur, y compris dans l'en-tête ou le pied de page pour créer une numérotation personnalisée, ou dans une zone de texte rectangulaire (Insertion > Zone de texte) ou dans une forme plus fantaisiste (Insertion > Formes).
  • Précisez aussi le style de numérotation : Numéro normal, ou Avec des formes (cercle, carré, flèche), etc.
  • Certains styles d'en-tête/pied de page proposent trois affichages : à gauche, au centre ou à droite de la page. Dans les styles réservés aux marges, le choix concerne la marge gauche ou droite.
  • Vous pouvez aussi gérer cet alignement manuellement. Par exemple quand vous éditez un pied de page, pressez deux fois la touche Tab pour aligner à droite le prochain texte que vous tapez, ou le numéro de page que vous insérez via Numéro de page > Position actuelle > Numéro normal.
  • Quand vous insérez le numéro de page, ou quand vous double-cliquez dans la zone de l'en-tête ou du pied de page, un onglet En-tête et pied de page contextuel s'affiche en bleu à droite des autres. Le ruban vous propose alors de nouvelles options pour personnaliser les zones haute et basse de la page, avec un bouton Fermer pour revenir au corps du texte.
  • À gauche de ce ruban sous l'onglet En-tête et pied de page, cliquez sur Numéro de page > Format des numéros de page pour accéder à certaines options.
  • Vous préciserez ici le format de la numérotation (chiffres arabes, chiffres romains, lettres), le numéro de la première page, etc. Nous verrons toutes ces options dans les autres rubriques de cette fiche pratique.
  • En plus du numéro de page, vous pouvez taper du texte dans les en-têtes et pieds de page, y ajouter une image ou un logo, la date et l'heure de dernière modification, des "champs" pour afficher le nom de l'auteur, le titre du document, le titre du chapitre, etc. Nous vous montrons quelques exemples dans les dernières rubriques de cette fiche pratique.

Comment afficher les numéros de page dans Word pour Mac ?

Word pour Mac vous offre quasiment les mêmes options que Word pour Windows. Les styles prédéfinis pour numéroter les pages sont moins nombreux sur Mac, en revanche les boîtes de dialogue y gagnent peut-être en clarté. Et puis, comme dans Windows, vous pouvez tout faire avec les options de personnalisation. Les fichiers créés avec l'un s'ouvrent avec l'autre.

  • Pour ajouter la numérotation des pages dans l'en-tête ou le pied de page, cliquez sur l'onglet Insertion > Numéro de page.
  • Dans la fenêtre Numéros de page, précisez si vous souhaitez insérer la numérotation en haut ou en bas de la page.
  • Choisissez un alignement : Gauche, Centré et Droite sont suffisamment parlants.
  • Les alignements Intérieur et Extérieur conviennent bien à une impression recto verso (en revanche, bien qu'ils impliquent une numérotation différente pour les pages paires et impaires, la case Pages paires et impaires différentes n'est pas cochée dans le ruban de l'onglet En-tête et pied de page : voir Personnaliser la numérotation).
  • Décochez la case Commencer la numérotation à la première page si vous souhaitez que la première page fasse office de couverture, laquelle n'est généralement pas numérotée. Si vous décochez cette case, cela cochera la case Première page différente sous le ruban de l'onglet En-tête et pied de page.
  • En cliquant sur le bouton Format de cette fenêtre Numéros de page, vous ouvrez la fenêtre Format des numéros de page. Ces formats sont également accessibles via l'onglet Insertion > Format des numéros de page, ou via l'onglet En-tête et pied de page > Format des numéros de page.
  • C'est là que vous préciserez le type de numérotation (chiffres arabes, romains, lettres), ainsi que d'autres options que nous détaillons dans la partie Personnaliser la numérotation.
  • Pour éditer un en-tête ou un pied de page, double-cliquez par exemple dans sa zone, en haut ou en bas de la page. Un onglet bleu En-tête et pied de page s'affiche, dont le ruban vous donne accès à différentes options présentées dans notre rubrique Personnaliser la numérotation.
  • Si la définition de votre écran est trop limitée pour que cet onglet s'affiche, vous le dénicherez en cliquant sur les chevrons gris, à droite de l'onglet Affichage. Il n'est de toute façon accessible que si vous éditez un en-tête ou un pied de page.

Comment afficher les numéros de page dans Word pour le Web ?

Les options proposées dans la version en ligne gratuite de Word sont nettement plus simples que dans Word pour Windows et Word pour Mac. Mais l'essentiel est là.

  • Pour ajouter la numérotation des pages dans l'en-tête ou le pied de page, cliquez sur l'onglet Insertion > Numéros de page. En haut, en bas, à gauche, au centre… choisissez l'emplacement du numéro. Cochez aussi la case Inclure le nombre de pages si vous voulez obtenir un affichage du type Page 1 sur 2.
  • Pour éditer l'en-tête ou le pied de page, vous pouvez soit cliquer sur le ruban à droite du document, s'il est visible…
  • … soit vous rendre à l'onglet Insertion > En-tête et pied de page, ou à l'onglet Affichage > En-tête et pied de page.
  • Word pour le Web passe dans un affichage qui vous montre l'en-tête et le pied de page. Vous disposez des outils habituels pour inscrire du texte, modifier son apparence, sa taille, sa couleur, etc., insérer une image, entre autres.
  • Cliquez à droite sur le bouton Options pour demander des en-têtes et pieds de page différents pour la première page, et même pour les pages paires et impaires. Ces notions vous sont expliquées plus loin dans cette fiche pratique, à la rubrique Personnaliser la numérotation.
  • C'est aussi via le bouton Options que vous supprimerez la numérotation des pages ou tout le contenu des en-têtes et pieds de page.
  • Pour voir le résultat de vos actions sur la mise en page, vous devez quitter le mode Modification et passer en mode Affichage, qui correspond en quelque sorte à l'aperçu avant impression des versions de Word pour ordinateur.

Comment afficher le nombre total de pages sous la forme Page 1 sur 2 ?

Que vous affichiez le numéro de page dans l'en-tête, dans le pied de page ou même dans la marge, voici comment l'accompagner du nombre total de pages.

  • Dans Word pour Windows, cliquez sur l'onglet Insertion, puis sur Numéro de page, dans la catégorie En-tête et pied de page.
  • Pour afficher à la fois le numéro de page et le nombre total de pages, choisissez l'un des styles de Page X sur Y, par exemple Numéros en gras 2
  • Le résultat s'affiche centré, par exemple dans le pied de page.
  • Dans Word pour le Web, à l'onglet Insertion > Numéros de page, cochez la case Inclure le nombre de pages. L'en-tête ou le pied de page mentionnera < # > sur < # >. Ajoutez le texte que vous souhaitez avant ou après.
  • Si votre version de Word ne propose pas ces options ou si vous souhaitez personnaliser l'affichage, ouvrez l'en-tête ou le pied de page, tapez par exemple le mot Page, insérez un champ Page, tapez le mot sur et insérez un champ NumPages.

Comment ne pas afficher de numéro sur la première page ?

Objectif : vous voulez imprimer classiquement en recto (le verso de chaque feuille A4 reste vierge), et vous ne voulez pas de numéro sur la première page du document, qu'on appelle aussi la page de garde ou la couverture.

 Plus généralement, vous souhaitez que les en-tête et pied de page de la première page affichent des informations différentes de celles des autres pages. Pour l'impression recto verso, bien que les conseils donnés ici soient valables, reportez-vous plutôt à notre section Personnaliser la numérotation, qui vous offre plus d'options.

  • Dans Word pour Mac, décochez la case Commencer la numérotation à la première page lorsque vous demandez la numérotation de pages via l'onglet Insertion. Une fois la numérotation ajoutée dans votre document, vous pouvez aussi procéder comme expliqué dans les étapes ci-dessous.
  • Dans Word pour Mac et Windows, double-cliquez sur l'en-tête ou le pied de page pour l'éditer. Si ce n'est déjà fait dans Windows, insérez la numérotation dans l'en-tête ou le pied de page de n'importe quelle page de votre document (ou de la section), par exemple via l'onglet En-tête et pied de page > Numéro de page.
  • Dans l'onglet En-tête et pied de page, cochez la case Première page différente.
  • L'en-tête et le pied de page disparaissent de la première page. Vous pouvez les laisser vides ou les personnaliser.
  • Sur la deuxième page, vous voudrez probablement que la numérotation commence à 1 (et non à 2), cliquez sur Numéro de page > Format des numéros de page
  • … et dans la fenêtre Format des numéros de page, définissez À partir de sur la valeur 0.
  • Quand vous double-cliquez sur un en-tête ou un pied de page pour le modifier, Word vous indique dans un cadre gris si vous êtes dans le Premier en-tête ou Premier pied de page, ou dans celui des pages suivantes. Dans le ruban, les boutons de la section Navigation servent à passer au Précédent ou au Suivant.

Comment utiliser des modèles de documents numérotés avec Word ?

Pratique ! Microsoft met à votre disposition, en téléchargement gratuit, des modèles de documents déjà numérotés. Sans vous fournir toutefois beaucoup d'explications sur la manière dont il s'y prend. Ces modèles impliquent également que vous partiez de zéro ou d'y copier-coller le texte d'un document existant. Si vous préférez comprendre les grands principes utilisés par ces neuf modèles pour les adapter à vos propres documents, reportez-vous plutôt à la rubrique suivante.

  • Un fichier modèle de Word est reconnaissable à son nom : le fichier d'un modèle se termine par .dotx (le t signifie template, c'est-à-dire modèle en anglais), au lieu de .docx pour les documents. Quand vous double-cliquez sur le fichier téléchargé d'un modèle, Word crée un document calqué sur ce modèle. Le modèle, lui, reste intact pour vous permettre de créer d'autres documents.
  • Affichez les caractères invisibles (onglet Accueil > bouton ) pour voir les sauts de page et de section, cela vous facilitera la compréhension du document.
  • Le format de papier de ces modèles est Lettre US, passez au format A4 au moment de l'impression.
  • Et dans la boîte de dialogue d'impression de Word ou de l'imprimante, respectez les consignes d'impression en recto verso indiquée par la page Web de téléchargement. Par exemple Retourner les pages sur le plus long côté ou sur le plus petit côté.
  • Si vous imprimez à partir de Word pour Mac, faites un détour par cette page d'aide de Microsoft, elle vous explique par exemple comment imprimer en recto verso sur une imprimante qui n'a pas cette option.
  • Plus généralement, si vous recherchez un modèle de présentation et de mise en page, choisissez Fichier > Nouveau, et tapez un mot clé dans le champ de recherche : rapport, ou livre, ou CV ou autres. Beaucoup de modèles conçus par Microsoft assurent la numérotation automatique des pages.

Comment personnaliser la numérotation des pages dans Word ?

Objectifs : vous voulez imprimer soit en recto, soit en recto verso, et ne pas afficher de numéro sur la première page et les quelques pages qui suivent. Ou avoir des en-têtes différents sur les pages paires et impaires. Ou n'imprimer le numéro que sur une page sur deux. Ou numéroter les pages des annexes par des chiffres romains. Ou recommencer la numérotation de chaque chapitre à partir de 1. Ou imprimer le numéro du chapitre en plus du numéro de page... Entre autres !

Dans la rubrique précédente, nous vous indiquions l'existence de neuf modèles déjà numérotés proposés par Microsoft. Ici, nous vous expliquons les grands principes pour vous débrouiller seul(e) dans Word pour Windows et Word pour Mac, si vous ne souhaitez pas utiliser ces modèles obligeant à partir d'un document vide. Le traitement de texte gratuit Word pour le Web ne propose qu'une partie des options présentées ici.

  • Si vous voulez imprimer en recto verso, avec des pages en vis-à-vis, commencez par vous rendre dans l'onglet Mise en page > Marges > Personnalisées.
  • À l'onglet Marges, dans la liste Afficher plusieurs pages, choisissez Pages en vis-à-vis. Voilà qui est fait !
  • Accessoirement, dans cette même fenêtre Mise en page, sous l'onglet Marges, augmentez la marge Extérieure (ou marge Droite) pour aérer un document comportant peu d'illustrations.
  • Que vous imprimiez ou non en recto verso, afin de ne pas numéroter la première page et les quelques pages qui suivent, placez-vous à la fin du texte de la dernière page qui ne doit pas être numérotée, par exemple juste après la dernière phrase de la page 2 ou de la page 5 : c'est donc à partir de la page 3 (ou de la page 6) que la numérotation commencera.
  • Dans le menu Mise en page, cliquez sur Sauts de page > Sauts de section : Page suivante.
  • Si vous demandez à voir les caractères invisibles (onglet Accueil, bouton ¶), vous constaterez que Word affiche la marque de Saut de section (page suivante). La première étape est accomplie, il en faudra une deuxième, voire une troisième…
  • Mais avant cela, voyons une autre demande possible : souvent, on veut que la page au dos de la couverture reste blanche. Dans le menu Mise en page, au lieu de Sauts de section : Page suivante, cliquez plutôt sur Sauts de page > Sauts de section : Page impaire. Ce qui revient à demander à Word de commencer obligatoirement la section suivante sur la prochaine page impaire, donc une page de droite.
  • Word précise dans votre document qu'il s'agit d'un Saut de section (page impaire).
  • Avec une illustration, tout devient plus clair, voici un tel document. On insère un Saut de section : page impaire à la fin de la page Titre du livre. A priori, rien ne change…
  • Mais voici ce que donne l'aperçu avant impression (onglet Fichier > Imprimer) : Word intercale une page vide pour que la page Auteurs, qui débute la section 2, se retrouve comme demandé en page impaire. Si vous souhaitez numéroter cette page Auteurs, c'est vous qui déciderez de son numéro à notre troisième étape.
  • Quand vous éditez le document, vous ne voyez pas la page vide. Il n'empêche que cette page Auteurs est bien la troisième page du fichier, ce que Word vous indique en bas à gauche de la fenêtre (ici Page 3 sur 12).
  • Donc, un conseil : quand vous modifiez les en-têtes ou les pieds de page ou que vous jouez avec les sections, vérifiez régulièrement le résultat en passant en mode aperçu avant impression (onglet Fichier > Imprimer), car lui seul vous montre le document tel qu'il sera imprimé ou généré en PDF.
  • Dans les deux cas que nous venons de voir, votre document comporte maintenant deux sections – la première avec un saut de page ou un saut de page impaire. Passons à la deuxième étape indispensable. Double-cliquez sur l'en-tête ou le pied de page d'une page de la section 2 pour le modifier.
  • Par défaut, l'en-tête et le pied de page de la section 2 reprennent ceux de la section 1 : le texte, les images, etc. Cela vous est indiqué d'une part par le bouton Lier au précédent dans le ruban : ce bouton est grisé, comme "enfoncé"…
  • … et d'autre part par la mention Identique au précédent à droite de l'en-tête ou du pied de page de la section 2.
  • Dans le ruban, si vous cliquez sur Lier au précédent pour que ce bouton ne soit plus enfoncé (sur l'illustration ci-dessous, il est encore enfoncé), les sections 1 et 2 auront des en-têtes ou des pieds de page différents. Par exemple : pas de numérotation pour le bas de page de la section 1, mais une numérotation pour le bas de page de la section 2. C'est exactement ce que vous recherchiez.
  • Attention, pour une même page, vous pouvez garder la Liaison au précédent de l'en-tête mais dissocier le pied de page, ou inversement. Ci-dessous, à notre demande, l'en-tête de la section 2 est lié à l'en-tête de la précédente section, ce qu'indique la mention Identique au précédent. Mais le pied de page ne mentionne pas Identique au précédent, car nous avons "décoché" l'option Lier au précédent dans le ruban, pour rompre le lien avec le pied de page de la section précédente.
  • Troisième et dernière étape éventuelle, on ajoute un peu en complexité… mais aussi en souplesse ! Même si vos sections ne sont pas liées, c'est-à-dire qu'elles peuvent afficher du texte, un style et des informations différentes, vous gardez quand même une possibilité : vous pouvez demander que la numérotation des pages, elle, se poursuive ou non d'une section à l'autre. Par exemple demander que la numérotation reparte de 1 ou d'un nombre que vous précisez pour la section 5 de votre document. Ou au contraire, si la dernière page de la section 4 est la page 17 et que vous voulez afficher aussi la numérotation en section 5, alors que la première page de cette section 5 soit la page 18. Voyons comment…
  • Dans une page de la section, précisez-le en éditant l'en-tête ou le pied de page et en choisissant dans l'onglet En-tête et pied de page > Numéro de page > Format des numéros de page. Cochez soit À la suite de la section précédente, soit À partir de.
  • Dans cette boîte de dialogue, remarquez que vous avez la possibilité de préciser le format de numérotation : des chiffres arabes, ou encore des lettres ou des chiffres romains pour numéroter les pages en annexe, par exemple.
  • Et si vous utilisez dans votre document les styles de titre prédéfinis de Word Titre1, Titre2, etc., et que vous en avez demandé la numérotation automatique (onglet Accueil > Liste à plusieurs niveaux), alors vous pouvez Inclure le numéro de chapitre au numéro de page, sous la forme 3-1 (chapitre 3, première page de ce chapitre 3) ou 3-57 (chapitre 3, 57e page numérotée du document, le chapitre 3 commençant par exemple à la page 48). Donc, choisissez si la numérotation des pages de chaque chapitre se poursuit ou repart de 1.
  • Avant d'ajouter un chapitre à votre ouvrage, vous devrez ajouter un saut de section Page ou Page impaire comme vu plus haut, et appliquer le style Titre1 au titre de chapitre que vous inscrivez (nous parlons de Titre1 pour l'exemple, mais cela peut être Titre2 ou Titre3…).
  • Une dernière option vous permet de différencier vos en-têtes et pieds de page, notamment en impression recto verso : l'affichage d'informations différentes ou d'un style différent selon que la page actuelle est une page paire ou impaire. Ci-dessous, le numéro des pages paires est aligné à gauche ; et à droite pour les pages impaires. Une autre manière de le dire, notamment dans Word Mac, est de demander un alignement extérieur de la numérotation. Mais si vous n'avez pas envie de vous casser la tête avec ces subtilités, choisissez un affichage du numéro de page au centre, il conviendra pour toutes les pages !
  • Pour différencier les pages paires et impaires par l'alignement du numéro de page, mais aussi par un texte différent qui accompagne ce numéro selon qu'il s'agit d'une page de gauche ou de droite, cochez l'option Pages paires et impaires différentes. Vous pouvez maintenant éditer chaque élément séparément, que votre document comporte une seule ou plusieurs sections.
  • Vous pourriez ainsi choisir de ne numéroter qu'une page sur deux, par exemple que les pages de droite (impaires).
  • Dans Windows, quand vous choisissez le style de votre en-tête ou pied de page, sélectionnez dans le menu déroulant l'alignement du numéro de page qui vous convient. Vous pouvez aussi utiliser les boutons classiques d'alignement du texte (Gauche, Centré, Droite) de l'onglet Accueil.
  • Word pour Mac a un comportement légèrement différent. En fait, vous avez le choix : opter simplement pour un Alignement:Extérieur suffit pour que le logiciel alterne l'alignement des numéros en fonction des pages paires ou impaires. En revanche, si vous voulez également personnaliser le texte et les images qui accompagnent ce numéro de page, par exemple le nom du document uniquement sur les pages paires, vous devez en plus cocher, comme sur PC, la case Pages paires et impaires différentes.
  • Sur PC, quand le numéro de page est inséré dans une zone de texte, un onglet Boîte de texte s'ajoute au ruban, utilisez-le pour personnaliser l'apparence de la forme.
  • La distinction pages paires/impaires vous permettra aussi, et par exemple, d'afficher le titre de l'ouvrage sur les pages de gauche (paires) et le titre du chapitre sur les pages de droite (pages impaires), cela se fait souvent dans l'édition.
  • Pour afficher le titre d'un chapitre dans un en-tête ou un pied de page, appliquez-lui un style Titre1 ou Titre2, etc., ou même un style créé par vous (appelons-le MonStyle), et ajoutez un champ de type RefStyle > Titre1 (ou > MonStyle pour faire référence à votre propre style).

Comment supprimer la numérotation des pages dans Word ?

  • Double-cliquez sur l'en-tête ou le pied de page pour l'éditer.
  • Cliquez sur Numéro de page > Supprimer les numéros de page.
  • Vous pouvez aussi sélectionner un élément dans l'en-tête ou le pied de page et le supprimer avec la touche Suppr.
  • Si vous avez coché les cases Première page différente et/ou Pages paires et impaires différentes de l'onglet En-tête et pied de page
  • … ou si le document comporte des sections non liées aux précédentes…
  • … alors la numérotation n'est pas forcément supprimée sur toutes les pages ! Il vous faudra la supprimer de chaque en-tête ou pied de page qui n'en mérite plus. Dans l'onglet En-tête et pied de page, la catégorie Navigation et ses boutons Atteindre, Précédent et Suivant vous aideront à afficher directement chaque élément.

Comment éditer l'en-tête ou le pied de page d'un document Word ?

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Le plus souvent, vous demanderez que les numéros de page s'inscrivent dans l'en-tête ou le pied de page. Voici comment éditer ces zones spéciales de la page dans Windows et macOS, ainsi que quelques éléments importants à connaître pour en personnaliser la mise en forme.

  • Quand vous insérez un numéro de page en Haut de page, en Bas de page ou dans les Marges de la page, vous vous retrouvez dans l'éditeur d'en-tête/pied de page. Un onglet En-tête et pied de page contextuel s'ajoute en bleu à droite des autres onglets, et le ruban propose de nouvelles options. Pour quitter l'éditeur, cliquez sur la croix rouge Fermer, ou pressez la touche Echap, ou double-cliquez dans la zone principale du document.
  • Pour afficher ou réafficher cet éditeur En-tête et pied de page, double-cliquez dans la partie haute de la page, donc dans l'en-tête…
  • … ou double-cliquez dans la partie basse, donc dans le pied de page. Vous pouvez éditer la zone d'un double clic même si elle est vide.
  • Vous pouvez aussi cliquer sur l'onglet Insertion > En-tête > Modifier l'en-tête, ou Insertion > Pied de page > Modifier le pied de page.
  • Quand vous éditez l'en-tête/pied de page, tout le reste du document s'opacifie…
  • … Quand vous éditez le document, ce sont les informations saisies dans l'en-tête et le pied de page qui s'opacifient. Bien entendu, à l'impression ou à la génération d'un PDF, les informations s'affichent normalement !
  • Pour faciliter la numérotation et l'affichage d'informations sur les pages paires ou impaires, la première page ou les pages suivantes, etc., Word vous indique dans de petits cadres gris, à gauche, quel en-tête ou pied de page vous éditez. S'il affiche un cadre gris à droite Identique au précédent, cela signifie que la section actuelle hérite des attributs de la section précédente (informations inscrites, images insérées…).
  • La position du numéro ne vous convient pas ? Déplacez au besoin les taquets de tabulation ou de retrait dans la règle (si elle n'est pas visible : onglet Affichage > Règle) pour inscrire le numéro de page dans la marge, par exemple. Si vous n'y parvenez pas avec la règle, il se peut que la numérotation soit insérée dans une zone de texte (notamment avec Word pour Mac), attrapez le numéro de page à la souris et déplacez ce bloc où vous le souhaitez.
  • Dans l'en-tête ou le pied de page, en plus du numéro de la page, vous insérerez par exemple la date et/ou l'heure de modification du document. Cochez la case Mettre à jour automatiquement pour que la date et l'heure soient mises à jour à l'ouverture du document et à l'impression.
  • Vous pouvez aussi ajouter une image, le logo de votre entreprise par exemple, dans un en-tête ou pied de page, soit via l'onglet En-tête et pied de page > Images, soit via l'onglet Insertion > Images. Si l'image ne s'affiche pas dans les versions récentes de Word Windows, abandonnez le "mode de compatibilité" : cliquez sur Fichier > Informations > Convertir > OK. Word pour Mac vous propose d'office de convertir votre document si son format de fichier est trop ancien pour accepter les nouvelles fonctionnalités.
  • Pour personnaliser le document et ses en-têtes et pieds de page, vous avez également la possibilité d'ajouter des informations sous la forme de Champs – le titre et le nombre de pages d'un chapitre, par exemple.
  • Pour afficher un champ dans la zone principale du document, dans Word pour Windows, cliquez sur l'onglet Insertion > QuickPart > Champ.
  • Dans Word pour Mac, cliquez sur l'onglet Insertion > Texte > Champ.
  • Pour un affichage dans l'en-tête ou pied de page, dans Word pour Windows, cliquez sur l'onglet En-tête et pied de page > QuickPart > Champ ou sur l'onglet En-tête et pied de page > Descriptif du document > Champ.
  • Dans Word pour Mac, cliquez sur l'onglet En-tête et pied de page > Champ.
  • Dans Windows et macOS, les codes de champs qui vous intéressent en priorité sont : Page (numéro de la page active), NumPages (nombre de pages du document) et éventuellement PagesDeSection (nombres de pages de la section). Si vous ne les trouvez pas facilement, affichez Catégories : (Toutes) pour voir les codes classés par ordre alphabétique.
  • Nous avons vu plus haut l'affichage du nom d'un chapitre de style Titre1 via le champ RefStyle > Titre1.
  • Pour plus d'informations sur les champs, reportez-vous à la liste exhaustive des champs proposés par Word.
  • L'aide en ligne de Microsoft vous fournit plus d'informations sur la personnalisation des en-têtes et pieds de page.
  • Notez que dans Word, quand vous insérez une image ou du texte en filigrane (onglet Conception > Filigrane), par exemple le mot CONFIDENTIEL en fond de page, l'image ou le bloc de texte est rattaché(e) aux en-têtes et pieds de page, et modifiable quand vous éditez indifféremment un en-tête ou un pied de page.
  • Microsoft vous donne plus d'informations sur la création d'un livre ou d'un livret (la feuille A4 est pliée en deux pour affiche 4 pages en recto verso). Pour vos premiers tests, ne demandez l'impression que des 4 premières pages du livret, vous ne perdrez qu'une seule feuille de papier.