Tableaux Word : créer, modifier, agrandir, supprimer…

Tableaux Word : créer, modifier, agrandir, supprimer…

Même s'il n'est pas aussi puissant qu'Excel, Word sait gérer des tableaux. Vous pouvez non seulement en créer directement dans vos documents, mais aussi les modifier, faire des tris et des calculs ou encore changer les bordures.

Il existe plusieurs façons de créer des tableaux dans Word : en faisant un copier-coller à partir d'Excel avec ou sans liaison (la liaison permet de synchroniser les données du document Word sur celles du document Excel), ou en dessinant le tableau directement dans Word. Vous pouvez aussi créer un tableau Excel dans votre document Word, en disposant temporairement de tous les outils d'Excel !

Vous devez choisir Word pour créer un tableau si celui-ci contient des mises en forme graphiques complexes : listes à puces, onglets personnalisés, listes numérotées, retraits de première ligne, mise en forme différente selon les cellules, ou fractionnement des cellules en diagonale. Word propose aussi une mise en page Web.

Vous devez cependant choisir Excel si vous prévoyez d'insérer dans votre tableau des calculs complexes, des analyses statistiques ou des diagrammes. Excel fournit aussi des fonctions de tri et de recherche avancées.
Si vous insérez un tableau dans Word, il sera initialement "standard", c'est-à-dire avec le même nombre de cellules par ligne et par colonne. Pour le transformer en tableau asymétrique, il faudra ensuite fusionner ou fractionner certaines cellules. Même si votre tableau est assez atypique, c'est peut-être la façon la plus simple de procéder si vous débutez.

Vous avez aussi la possibilité de dessiner "à la souris" toutes les lignes du tableau. Dans ce cas, il sera judicieux de préparer le modèle sur papier.

Comment créer un tableau dans Word ?

Voici la procédure à suivre pour créer un tableau initialement symétrique.

  • Cliquez dans le document à l'endroit où vous souhaitez créer un tableau.
  • Première méthode : sur le ruban Insertion, cliquez sur Tableau puis faites glisser le pointeur de la souris pour sélectionner le nombre de lignes et de colonnes voulu.
  • Deuxième méthode : sur le ruban Insertion, cliquez sur Tableau, Insérer un tableau puis saisissez les valeurs appropriées dans la boîte de dialogue Insérer un tableau.
  • Prenez l'habitude d'afficher les éléments masqués afin de visualiser tous les éléments constitutifs du tableau (en cliquant sur sur le ruban Accueil), et choisissez de préférence le mode d'affichage Page.

  • Un tableau vide apparaît dans le document, et dans Word 2010, les rubans Création et Disposition des Outils de table s'affichent. Ils disparaissent dès que vous cliquez en dehors du tableau.
  • Le nom de ces rubans/onglets contextuels varie selon votre version de Word. Dans les versions récentes de Word telles que Word 365 pour Windows et macOS, ils s'affichent en bleu et à droite de l'écran, uniquement quand le pointeur se trouve dans un tableau. Ces rubans se nomment Conception de la table et Mise en page. Attention, il ne s'agit pas de l'onglet noir Mise en page situé entre l'onglet Conception et l'onglet Références, mais bien de l'onglet bleu Mis en page tout à droite (illustration ci-dessous).

  • Comme toujours avec les éléments graphiques, la galerie des styles au centre du ruban Création (voir ci-dessus) propose des formats de tableau prédéfinis. Cliquez sur le triangle à droite pour afficher tous les modèles disponibles et cliquez sur l'un d'eux s'il répond à votre besoin.

Comment manipuler un tableau Word ?

Une fois que le tableau est affiché, il se comporte comme un élément graphique. Pour le redimensionner, le déplacer, le supprimer, etc., vous devez savoir où cliquer et comment. Commençons par les " points stratégiques " du tableau.

Caractère masqué Rôle
Poignée de sélection et de déplacement du tableau (apparaît sur le coin supérieur gauche en mode d'affichage Page quand le pointeur est à proximité).
Marque de fin de cellule ou de ligne.
Poignée de redimensionnement du tableau (dans le coin inférieur gauche en mode d'affichage Page quand le pointeur est à proximité).

Le tableau étant un élément graphique, il est important de savoir interpréter la forme du pointeur de la souris et de savoir où le positionner pour certaines opérations :

Pointeur Où pointer ? Action
Sur une ligne verticale Cliquez et glissez pour élargir ou réduire la largeur d'une colonne.
Sur une ligne horizontale Cliquez et glissez pour élargir ou réduire la hauteur d'une ligne.
Sur la poignée de sélection du tableau (coin supérieur gauche) Cliquez pour sélectionner tout le tableau.
Cliquez et glissez sur cette poignée pour déplacer tout le tableau dans le document.
Cliquez droit pour obtenir les commandes liées au tableau (voir plus loin)
Sur la ligne supérieure d'une colonne Cliquez pour sélectionner la colonne.
Cliquez droit pour obtenir les commandes liées au tableau.
Dans la marge gauche, en face d'une ligne Cliquez pour sélectionner la ligne.
Cliquez droit pour obtenir les commandes liées au tableau.
Sur la poignée de redimensionnement Cliquez et glissez pour redimensionner le tableau.

Presque toutes ces opérations directement effectuées avec la souris peuvent l'être d'une autre façon si vous n'êtes pas très habile avec elle, ou si vous travaillez en mode d'affiche Brouillon.

Pour commencer, vous disposez du menu Sélectionner, à gauche du ruban Disposition, pour sélectionner la cellule dans laquelle vous avez cliqué, la colonne de la cellule active, la ligne de la cellule active, ou le tableau complet :

Vous disposez aussi du clic droit qui propose les mêmes opérations de sélection (voir ci-dessus).

Comment aligner et fractionner un tableau Word ?

Le tableau a quelques caractéristiques en commun avec les autres éléments graphiques de Word, comme les options d'alignement sur la page.

  • Cliquez sur Propriétés à gauche du ruban Disposition/onglet bleu Mise en page, puis sur une option d'alignement dans la boîte de dialogue Propriétés du tableau :
  • Notez que la section Habillage du texte de l'onglet Tableau propose l'option Autour pour encadrer le tableau avec du texte (comme pour les images).
  • Le fractionnement intervient naturellement quand le tableau doit se poursuivre sur la page suivante, mais vous pouvez imposer cette séparation en cliquant dans la première ligne du second tableau puis sur Fractionner le tableau sur le ruban Disposition/onglet bleu Mise en page.
  • Si le tableau "déborde" sur une ou plusieurs pages, vous avez la possibilité de recopier la ligne d'en-tête au début de chaque page...
  • Cliquez dans la ligne d'en-tête du tableau.
  • Cliquez sur Propriété sur le ruban Disposition/onglet bleu Mise en page (ou clic droit, Propriétés du tableau) puis sur l'onglet Ligne de la boîte de dialogue.
  • Cochez la case Répéter en haut de chaque page en tant que ligne d'en-tête.
  • Bien entendu, vous ne pourrez visualiser l'effet de cette propriété qu'en mode d'affichage Page.

Comment dessiner un tableau "à la main" dans Word ?

Il existe une autre façon de dessiner un tableau, conçue pour obtenir des tableaux plus complexes, avec des cellules de hauteur différente ou un nombre variable de colonnes par ligne, par exemple.

  • Sur le ruban Insertion, cliquez sur Tableau, puis sur Dessiner un tableau.
  • Le pointeur de la souris se transforme en crayon. Cliquez et faites glisser le pointeur de la souris en diagonale pour dessiner le contour du tableau. Les rubans Création et Disposition des outils de table s'affichent. Les outils destinés au dessin du tableau se situent à droite du ruban Création (ou Conception de la table).
  • Dessinez ensuite les lignes et les colonnes à l'intérieur du rectangle en cliquant et glissant avec le crayon.

  • Pour effacer une ligne ou un ensemble de lignes, cliquez sur la Gomme dans le ruban puis sur la ligne à effacer.

  • Trois listes permettent de changer de style de trait, de changer son épaisseur ou de changer de couleur. Le changement effectué ne concernera que les tracés suivants.

  • Astuce : si vous avez perdu le crayon, recliquez simplement sur Dessiner un tableau sur le ruban Création (ou onglet bleu Mise en page dans Word 365).

  • Un tableau dessiné se comporte exactement comme un tableau inséré, vous pouvez donc appliquer toutes les techniques pour le remplir et le mettre en forme.

Comment formater les cellules d'un tableau Word ?

Pour remplir un tableau, cliquez simplement dans les cellules et saisissez votre texte. Pour ce qui concerne la mise en forme des caractères, vous disposez de tous les outils du ruban Accueil, comme lorsque vous saisissez du texte dans le document. Voici les options de mise en forme spécifiques au tableau.

  • Positionnement du texte dans la cellule : sélectionnez les cellules à mettre en forme puis cliquez sur un des outils du groupe Alignement sur le ruban Disposition (ou onglet bleu Mise en page). Dans Word 2010, vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit, choix Alignement de cellule. Observez bien la forme de l'icône, le dessin est assez explicite et représente la position du texte dans la cellule.
  • Orientation du texte dans la cellule : sélectionnez la ou les cellules concernées puis cliquez sur Orientation du texte dans le ruban Disposition/onglet bleu Mise en page (ou clic droit, Orientation du texte). Cliquez plusieurs fois pour passer d'une orientation à l'autre. À chaque clic, les icônes d'alignement à gauche se transforment pour refléter la nouvelle orientation.
  • Marge des cellules : sélectionnez la ou les cellules concernées puis cliquez sur Marge de la cellule sur le ruban Disposition/onglet bleu Mise en page. Saisissez la taille des marges dans la boîte de dialogue qui apparaît.
  • À savoir : le style du texte dans vos cellules possède des propriétés d'espacement avant et après qui imposent déjà un "écartement" entre les lignes de texte et les bords supérieur et inférieur de la cellule. Si vous spécifiez des marges supérieure et inférieure, vous augmentez ainsi l'écart initial.

  • Fractionner ou fusionner des cellules : il est quelquefois nécessaire de réunir deux cellules en une seule ou de créer au contraire plusieurs cellules dans une seule. Sélectionnez d'abord la ou les cellules concernées. Cliquez ensuite sur Fusionner les cellules ou sur Fractionner les cellules sur le ruban Disposition/onglet bleu Mise en page. Vous disposez aussi de ces commandes directement à partir du clic droit.

Comment changer les bordures et trames de fond d'un tableau Word ?

Si aucun style de la galerie du ruban Création ne répond à votre besoin, vous pouvez facilement changer la couleur de fond ou l'encadrement de chaque cellule.

  • Pour colorer les cellules, sélectionnez la ou les cellules concernées.
  • Cliquez sur Trame de fond dans le ruban Création/Création de la table puis sur la couleur choisie. Notez que ces trames existent en version couleur unie seulement (pas de dégradé ni de texture).

Comment modifier les lignes et colonnes d'un tableau ?

Le groupe Lignes et colonnes du ruban Disposition ou de l'onglet bleu Mise en page dans Word 365 comprend tous les outils liés aux manipulations des lignes et colonnes du tableau.

  • Cliquez sur Insérer au-dessus pour insérer une ligne au-dessus de celle de la cellule active.
  • Cliquez sur Insérer dessous pour insérer une ligne au-dessous de celle de la cellule active. Pour ajouter une ligne à la fin du tableau, il suffit de se positionner dans la dernière cellule puis d'appuyer sur la touche tabulation.
  • Cliquez sur Insérer à gauche pour insérer une colonne à gauche de celle de la cellule active.
  • Cliquez sur Insérer à droite pour insérer une colonne à droite de celle de la cellule active.
  • Toutes ces commandes sont également disponibles avec le clic du bouton droit, Insérer.

Comment faire des tris et des formules dans un tableau Word ?

Quelques fonctions simples sont disponibles avec les tableaux de Word : le tri, le calcul d'une somme, d'une moyenne ou d'un nombre d'éléments.

  • Pour trier un tableau selon une ou plusieurs de ses colonnes (texte ou numérique),  cliquez dans le tableau.
  • Sur le ruban Création/onglet bleu Mise en page, cliquez sur Données à droite puis sur Trier. La boîte de dialogue Trier apparaît :
  • Dans le champ 1re clé, choisissez la colonne sur laquelle effectuer le tri (la liste contient les en-têtes de colonne). Sélectionnez éventuellement une autre colonne pour le second niveau de tri dans le champ 2e clé.

  • Dans le champ Type, choisissez Texte, Numérique ou Date selon le contenu de la colonne du tri.

  • Cochez l'option Croissant ou Décroissant à droite pour préciser l'ordre de tri.

  • Enfin, n'oubliez pas de cocher la case Oui dans le coin inférieur gauche si la première ligne contient des en-têtes (sinon cette première ligne sera triée avec les autres).

  • Pour effectuer un calcul simple, cliquez dans la cellule du calcul.

  • Sur le ruban Disposition/onglet bleu Mise en page, cliquez sur Données puis sur Formule. La boîte de dialogue de même nom apparaît :

  • Les formules dans Excel ont été traduites en français mais ce n'est pas encore le cas de Word alors à vos dictionnaires ! Si la cellule sélectionnée se trouve en bas d'une colonne de nombres, Word propose la formule =SUM(ABOVE) qui calcule la somme des chiffres au-dessus. Cliquez sur OK si la proposition vous convient.
  • Si la cellule sélectionnée se trouve à l'extrémité droite d'une ligne de nombres, Word propose la formule =SUM(LEFT) qui calcule la somme des chiffres à gauche. Cliquez sur OK si la proposition vous convient.
  • Sinon, supprimez la formule proposée (en conservant le signe égal), et choisissez-en une autre dans la liste Insérer une fonction (voir figure précédente).

  • Vous devez ensuite préciser entre parenthèses sur quelles cellules porte le calcul. Si ce n'est pas Above (valeurs au-dessus) ou Left (valeurs à gauche), précisez les références de cellule comme si vous étiez dans Excel. Les colonnes sont nommées A, B, C... et les lignes sont numérotées à partir de 1. Pour calculer la moyenne dans le tableau précédent, par exemple, nous aurions pu écrire =AVERAGE(C2:C4) qui signifie moyenne des cellules C2 à C4.

  • Dans la zone Format, tapez le format des nombres. Par exemple, pour afficher les nombres sans décimale choisissez 0, et pour les afficher sous la forme d'un pourcentage décimal, cliquez sur 0,00%.

  • Attention ! Vous n'êtes pas dans Excel. Si vous modifiez les valeurs dans les cellules référencées, le calcul n'est pas mis à jour. Pour l'actualiser, il faut sélectionner le champ et presser la touche F9.

  • Comment copier-coller un tableau d'Excel dans Word ?

Dans ses versions récentes, Word regorge d'options pour mettre en forme des tableaux. Toutefois, si certains de vos tableaux présentent des données calculées nécessitant des formules, il est préférable de réaliser le tableau dans Excel, qui est nettement plus agile pour effectuer des calculs. Vous intégrerez ensuite ce tableau à votre document Word par copier-coller. De plus, vous aurez le choix. Soit demander à Word de conserver un lien avec le tableau d'origine dans Excel : toute modification dans Excel sera alors reportée dans Word. Soit rompre le lien entre Excel et Word et conserver une copie indépendante du tableau dans le document Word.

Lancez vos deux logiciels Microsoft Office et suivez nos conseils.

  • Ouvrez le document Microsoft Word ainsi que la feuille de calcul Microsoft Excel qui contient les données à partir desquelles vous souhaitez créer un objet lié ou incorporé (ces deux notions sont expliquées plus loin).
  • Passez dans Microsoft Excel, puis sélectionnez les cellules du tableau.
  • Cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez Copier (ou appuyez sur Ctrl+C).
  • Passez dans le document Microsoft Word, puis cliquez à l'endroit où vous souhaitez insérer le tableau.
  • Dans le ruban Accueil, cliquez sur Coller > Collage spécial.
  • Dans la boîte de dialogue Collage spécial, cliquez sur Coller avec liaison pour lier le tableau collé à celui enregistré dans Excel. Dans ce cas, toute modification apportée au tableau Excel source sera automatiquement reflétée dans le document Word. Sinon, cliquez sur Coller pour insérer simplement le tableau (qui devient ainsi indépendant du tableau source).

  • Lisez bien les informations fournies dans la section Résultat de la boîte de dialogue, afin de choisir la bonne option dans la section En tant que.

Comment créer un tableau Excel dans Word ?

Si le tableau à insérer dans Word doit comporter des formules et qu'il n'existe pas déjà sur une feuille de calcul Excel, vous pouvez travailler dans votre document Word tout en bénéficiant des outils et fonctions d'Excel.

  • Sur le ruban Insertion, cliquez sur Objet (à droite).
  • Dans la boîte de dialogue Insérer un objet, choisissez Feuille de calcul Microsoft Excel (ou équivalent) dans la liste Type d'objet puis cliquez sur OK.
  • Une feuille de calcul Excel apparaît dans votre document et les rubans d'Excel remplacent ceux de Word. Créez votre tableau comme si vous étiez dans Excel en redimensionnant éventuellement la feuille à partir des poignées habituelles si elle est trop grande ou trop petite.
  • Quand vous avez terminé, double-cliquez dans Word et le tableau reprend la forme d'un tableau Word.
  • Pour retravailler dans les cellules du tableau, double-cliquez dessus et vous rebasculez dans le monde Excel.
  • Si vous ne voulez pas voir de cellules vides autour du tableau, redimensionnez-le quand il est affiché en mode Excel pour aligner les bordures de la feuille avec celles du tableau. Une fois que vous avez double-cliqué dans le document, le tableau se comporte comme une image et si vous le redimensionnez en faisant glisser ses poignées, il va juste être déformé.

Comment supprimer tout une partie d'un tableau Word ?

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En cliquant sur Supprimer dans le ruban Disposition/onglet bleu Mise en page, vous obtenez des commandes très explicites.

  • Supprimer les colonnes supprime la colonne de la cellule active ou les colonnes sélectionnées.
  • Supprimer les lignes supprime la ligne de la cellule active ou les lignes sélectionnées.
  • Supprimer le tableau supprime le tableau complet.
  • La première option, Supprimer les cellules, affiche une boîte de dialogue dans laquelle vous devez préciser comment Word doit réorganiser le reste du tableau :

    • Décaler les cellules vers la gauche : les cellules situées à droite des cellules supprimées vont se décaler vers la gauche pour "remplir" le vide créé par la suppression.

    • Décaler les cellules vers le haut : les cellules situées au-dessous des cellules supprimées vont se décaler vers le haut pour "remplir" le vide créé par la suppression.

    • Supprimer la ligne ou la colonne entière : la suppression s'étend à toutes les cellules de la même colonne ou de la même ligne.

  • Le texte original de cette fiche pratique est extrait de "Tout pour bien utiliser Word 2010" (Christine EBERHARDT, Collection CommentCaMarche.net, Dunod, 2010). Quelques passages et captures d'écran ont été ajoutés pour prendre en compte les particularités des versions plus récentes de Word.