Copier la mise en forme dans Word, Excel et PowerPoint
Vous aimez peaufiner la mise en forme de vos documents, vos tableaux et vos présentations dans Office ? Utilisez l'outil spécial de la suite bureautique de Microsoft : vous gagnerez un temps précieux dans vos manipulations !
En matière de bureautique, la mise en forme peut rapidement devenir chronophage et prendre le pas sur la conception et la rédaction des documents, mais c'est pourtant un aspect essentiel qu'il ne faut pas négliger. Peu importe la qualité de votre prose ou la précision de vos données, si vos comptes-rendus, vos tableaux de bord ou vos diaporamas sont peu avenants alors vos lecteurs risquent de survoler vos documents et de manquer des informations pertinentes, qui seront noyées dans le reste car insuffisamment mises en valeur.
Toutes les applications de bureautique dignes de ce nom disposent d'une vaste palette d'options de mise en forme pour rendre vos documents les plus attrayants et les plus lisibles possible. Dans ce domaine, la suite Office de Microsoft est sans aucun doute l'une des solutions les plus complètes du marché et ses différents outils n'ont souvent pour seule limite que votre imagination, à tel point que l'on peut passer des heures à peaufiner la mise en forme d'un paragraphe, d'un titre, d'un tableau ou d'un diagramme. Et une fois le résultat parfait obtenu, il est tentant de vouloir le conserver pour le réutiliser ailleurs dans son document.
Pour ce faire, une bonne façon de travailler est d'utiliser les styles, qui permettent d'enregistrer les propriétés de mise en forme d'un objet pour les appliquer ensuite instantanément à tout autre élément du document. Mais la gestion des styles peut s'avérer un peu lourde et ils ne sont par ailleurs pas disponibles sur toutes les versions d'Office et pour tous les types d'objets dans les documents. Par exemple, dans les versions en ligne d'Excel ou de PowerPoint, que vous pouvez utilisez gratuitement, il n'est pas possible de créer des styles personnalisés de cellules, de tableaux ou de formes, et il faut se contenter des styles par défaut, qui s'avèrent rapidement limités.
Heureusement, il existe une fonction toute simple et très pratique qui permet de reproduire instantanément la mise en forme d'un élément sur un autre dans n'importe quelle application de Microsoft Office et qui fonctionne de la même manière dans les versions en ligne et de bureau.
Comment reproduire une mise en forme dans Word ?
La fonction Reproduire la mise en forme porte le même nom et se situe au même endroit de la barre d'outils sur les trois applications phares de la suite Microsoft Office que sont Word, Excel et PowerPoint : elle se trouve tout à gauche du ruban, juste à côté du bouton Coller et arbore une icône de pinceau.
Son principe est simple, elle copie la mise en forme de l'élément sélectionné au moment où vous cliquez dessus, puis applique cette mise en forme au prochain élément sur lequel vous cliquerez.
► Prenons l'exemple d'un bout de texte sur Word mis en forme comme un titre dont vous souhaitez copier le format sur un autre texte ailleurs dans le document. Sélectionnez d'abord le texte mis en forme puis cliquez sur le bouton Reproduire la mise en forme dans le ruban.
► Ensuite, sélectionnez avec la souris tout le texte sur lequel vous souhaitez reproduire la mise en forme. Pensez à bien maintenir le clic gauche de la souris enfoncé pendant que vous balayez le texte de destination, afin que la mise en forme s'applique partout et pas seulement sur un mot.
► Lorsque vous relâchez le bouton de la souris, le texte sélectionné prend alors exactement la même apparence que le texte d'origine : la police et la taille des caractères, la couleur d'arrière-plan ou encore les bordures sont reproduites à l'identique.
► Vous pouvez également reproduire une mise en forme d'un seul coup sur plusieurs mots ou paragraphes qui ne sont pas adjacents. Pour cela, sélectionnez la mise en forme à copier, puis faîtes un double-clic sur le bouton Reproduire la mise en forme et cliquez ensuite successivement sur les différents éléments auxquels vous souhaitez appliquez ce format.
► Et pour cesser de copier la mise en forme, cliquez à nouveau sur le bouton Reproduire la mise en forme dans le ruban ou appuyer sur la touche Échap de votre clavier.
Notez que la reproduction de la mise en forme dans Word comporte quelques limites : si vous sélectionnez plusieurs lignes comportant des mises en formes différents, seule la première est copiée et reproduite sur le texte de destination, il est donc préférable de reproduire la mise en forme sur des titres et des paragraphes bien séparés et homogènes.
Comment reproduire une mise en forme dans Excel ?
Sur Excel, la fonction de reproduction d'une mise en forme est plus souple : vous pouvez en effet copier et réappliquer le format de toute une plage de cellules sur une autre.
► Par exemple, si vous disposez d'un tableau sur lequel vous avez appliqué différentes couleurs de cellules, format de nombres ou alignement de texte, vous reproduire instantanément tous ces éléments à un autre endroit de votre feuille de calcul. Commencez par sélectionner la plage de cellules dont vous souhaitez copier la mise en forme plus cliquez sur le bouton Reproduire la mise en forme dans le ruban.
► Ensuite, cliquez sur n'importe quelle cellule de votre classeur, dans la même feuille de calcul ou dans une autre. Tous les éléments de mise en forme sont alors reproduits sur une plage de cellules de la même taille que le tableau d'origine, mais sans les valeurs. Vous pouvez ensuite écrire directement dans les cellules mises en forme et constater que les couleurs de police ou les formats de nombre du tableau initial ont bien été réappliqués.
Cependant, notez que contrairement à Word, il n'est pas possible de double-cliquer sur le bouton Reproduire la mise en forme pour recopier un même format sur plusieurs cellules non adjacentes.
Comment reproduire une mise en forme dans PowerPoint ?
Sur PowerPoint, il est également possible de reproduire la mise forme d'un texte ou d'un objet graphique sur un autre. Attention toutefois, dans le logiciel de présentation de Microsoft, il faut distinguer l'objet graphique complet du texte à l'intérieur de celui-ci. Si vous sélectionnez l'objet en entier, alors vous reproduirez à la fois la mise en forme de l'objet lui-même (couleur d'arrière-plan et de bordures, etc.) et celle du texte qu'il contient. En revanche, si vous sélectionnez uniquement le texte à l'intérieur de l'objet, seule la mise en forme de celui-ci (police et taille de caractères, alignement, etc.) sera reproduite.
► Pour sélectionner complètement un objet graphique contenant du texte, cliquez sur l'une de ses bordures en évitant le texte qu'il contient. Si une barre verticale clignotante apparaît sur le texte, cliquez à nouveau sur l'une des bordures de l'objet jusqu'à ce que la barre verticale disparaisse. Cliquez ensuite sur le bouton Reproduire la mise en forme dans le ruban.
► Ensuite, cliquez sur l'objet auquel vous souhaitez appliquer la mise en forme copiée. Comme vous le verrez, l'objet de destination adopte alors toutes les propriétés de l'objet d'origine, comme le style et l'épaisseur des bordures, la couleur d'arrière-plan, la police et la taille de caractères du texte. En revanche, vous constaterez que la forme de l'objet graphique reste inchangé, ce qui s'avère particulièrement utile pour homogénéiser un schéma ou un diagramme.
► Pour reproduire uniquement la mise en forme du texte à l'intérieur d'un objet graphique, sélectionnez le texte d'origine avec la souris puis cliquez sur le bouton Reproduire la mise en forme dans le ruban.
► Sélectionnez ensuite le texte de destination à l'intérieur de l'autre objet graphique, pour appliquez la mise en forme du texte d'origine. Comme vous le verrez, cette fois-ci seul le texte est modifié, l'objet graphique conservant sa propre mise en forme.
► Ces deux méthodes de reproduction de la mise en forme sur PowerPoint ont chacune leur utilité, en fonction du résultat que vous recherchez.
De façon générale, la fonction Reproduire la mise en forme des applications Word, Excel et PowerPoint offre donc un moyen rapide d'appliquer à la volée un même format à différentes parties ou éléments d'un document. Si cette fonction est plus souple que le système de Styles, gardez cependant à l'esprit qu'elle est moins robuste pour le travail avec de grands documents sur le long terme, car elle ne permet pas de répercuter automatiquement un changement de mise en forme sur tous les objets liés à un même Style. En revanche, elle est particulièrement bien adaptée pour travailler rapidement sur plusieurs documents et expérimenter de nombreuses idées de mises en forme.