Faire un rapport de stage

Faire un rapport de stage

Figure imposée pour les collégiens, les lycéens et de nombreux étudiants, le rapport de stage rend compte d'une expérience dans le monde professionnel. Il doit se plier à certaines règles tant sur le fond que sur la forme.

Effectuer un stage en entreprise se révèle, selon les cas, intéressant, captivant ou décevant. Mais devoir dans la foulée se plonger dans la rédaction d'un document témoignant de cette expérience peut vite virer à la punition !

Pourtant, avec un peu de méthode, de rigueur et les bons outils, la réalisation d'un rapport de stage n'a rien d'insurmontable. Ce document, dont la structure demeure quasiment inchangée depuis des décennies, s'adresse bien sûr à quelques lecteurs particuliers (professeur, maître de stage, responsable des ressources humaines de l'entreprise) et doit, de ce fait, obéir à des règles et des exigences. Mais il présente plusieurs intérêts pour le principal concerné : le stagiaire. En effet, il constitue souvent une première expérience de compte-rendu, de témoignage de situations, de récit d'anecdotes. Il permet de traduire l'enthousiasme ou le manque d'attrait pour le domaine d'activité concerné par le stage. Surtout, il réclame ainsi un véritable travail de synthèse, en plus des manipulations imposées par la mise en page, et constitue à ce titre une véritable initiation à la réflexion et à la communication. Élément important de la formation, il compte autant que le stage lui-même, surtout quand il fait l'objet d'une évaluation…

Le rapport se doit de retranscrire de nombreux éléments factuels et subjectifs. La plupart du temps, le stagiaire se voit remettre, avant le début de son stage, une notice expliquant ce que devra contenir son rapport. Une matrice à laquelle il vaut mieux se plier pour éviter de se voir recaler. Mais le rapport doit aussi rester agréable à lire et un peu d'originalité dans la conception reste la bienvenue, notamment pour se distinguer parmi la masse de documents que les enseignants et les autres lecteurs doivent traiter…

Voici quelques conseils généraux pour vous aider à réaliser un rapport de stage, accompagnés de manipulations à effectuer dans Word – que vous pourrez facilement adapter à d'autres traitements de texte. 

Comment rédiger un rapport de stage ? 

Le rapport de stage témoigne d'une expérience personnelle au sein d'une entreprise. Il se compose à la fois de sections purement informatives sur sa nature (activité, histoire, structure, objectifs, collaborateurs, etc.) et de sections où le stagiaire fait part de ce qu'il a observé et vécu et aussi de son ressenti. Dans les parties descriptives, le texte doit être écrit au présent de l'indicatif. Mieux vaut éviter de reprendre le discours marketing de l'entreprise (souvent pompeux et sans intérêt) et rester objectif en s'appuyant, pourquoi pas, sur des chiffres ou des faits marquants. Dans les parties retraçant l'expérience vécue, l'emploi du passé composé est recommandé, tout comme l'usage de la première personne du singulier ("j'ai pu observer que...", "j'ai assisté à..."). 

Privilégiez des phrases courtes. N'hésitez pas à y inclure des citations – à condition qu'elles soient exactes – pour dynamiser le récit. Concentrez-vous uniquement sur les faits intéressants. Vous pouvez également être critique envers l'entreprise qui vous a accueilli, vis à vis d'une situation que vous n'avez pas saisie (un poste manquant, un processus illogique, etc.). Mais dans ce cas, il faut aussi apporter une solution qui vous semble juste, surtout si le rapport doit compter une section de type "préconisations".

Quelle est la longueur d'un rapport de stage ?

Sauf indication contraire, un rapport de stage est formé d'un ensemble de feuilles au format A4 avec une page de garde faisant office de couverture. Il peut être relié ou présenté dans un classeur, avec des feuillets transparents. 

Il n'y a pas de règle universelle et absolue concernant le nombre de pages que doit comporter un rapport de stage. Selon qu'il soit collégien, lycéen ou étudiant, le stagiaire n'est pas soumis aux mêmes exigences. Pour les élèves de 3e, la moyenne se situe entre 15 et 20 pages A4 avec du texte standard (voir plus bas). Pour les lycéens, elle peut grimper à une trentaine de pages. Les étudiants quant à eux, peuvent s'atteler à des rapports de stages pouvant atteindre une cinquantaine de pages au total, annexes incluses. Dans tous les cas, un rapport de stage n'est ni une thèse, ni un mémoire. 

Où trouver des exemples de rapport de stage ?

Il est toujours bon d'examiner des exemples avant de se lancer dans un travail, surtout la première fois. Si vous êtes en manque d'inspiration pour entamer la rédaction d'un rapport de stage, le plus simple consiste à se tourner d'abord vers Internet et de récupérer des exemples  en utilisant un moteur de recherche comme Google, Qwant, Bing ou DuckDuckGo. En tapant les bons mots clés – "exemples rapport stage" –, vous dénicherez très vite quantité de conseils et même d'exemples complets de rapports sur des sites comme Doc-etudiant, Avisto, L'Etudiant ou encore Scribbr. Vous trouverez ainsi des idées de mise en page, d'organisation et même de rédaction. Attention: mieux vaut ne pas recopier des formules toutes faites : les évaluateurs et les correcteurs détectent très rapidement les plagiats ! 

Quel est le plan d'un rapport de stage ?

Au-delà des spécificités exigées par les évaluateurs, le rapport de stage s'articule autour d'une structure très classique. Il doit généralement comporter plusieurs éléments. Voici un exemple de structure typique pour les rapports de stage de collégiens, de lycéens et d'étudiants. 

Une page de garde

C'est la couverture de votre rapport. Elle doit mentionner le titre du document – Rapport de stage –, votre nom, votre classe, le nom de établissement scolaire, le nom de l'entreprise où le stage a été effectué, la période concernée et le nom du maître de stage.

Une table des matières

Indispensable pour naviguer facilement dans le document, la table des matières – ou sommaire – liste toutes les parties du rapport avec les numéros de page correspondants – les "folios" –, comme dans un magazine.

La motivation

Dans cet exercice "obligé", rédigez d'un texte plutôt court expliquant ce qui vous motivé pour effectuer votre stage dans cette entreprise en particulier.

Une présentation de l'entreprise

Cette section doit décrire l'activité de l'entreprise, son histoire, ses particularités, sa dimension, son organisation, les différents métiers qui y sont exercés, etc.

Une fiche métier

Cette section doit décrire par le menu un métier que vous avez pu observer pendant votre stage et qui vous a particulièrement intéressé. Il s'agit ici d'expliquer la fonction et la façon dont elle s'exerce, le bagage nécessaire pour la mener, etc.

Un journal de bord

Point central du rapport de stage, le journal de bord témoigne de votre activité quotidienne lors de votre stage dans l'entreprise. Il se présente sous la forme d'une succession d'éléments horodatés afin de suivre le déroulé du stage. Pour réaliser cette partie, vous devez vous appuyer sur toutes des notes prises pendant le stage. Mieux vaut donc, durant le stage, utiliser un carnet de notes pour ne rien oublier.

Un bilan et une conclusion

Dans cette section, vous devez décrire votre ressenti sur votre expérience au sein de l'entreprise : ce que vous avez appris, apprécié, regretté, etc. Vous pouvez aussi indiquer si ce stage vous motive – ou pas – pour mener une carrière dans ce secteur d'activité.

Des annexes

Placées à la fin du rapport, les annexes regroupent tous les documents que vous avez pu vous procurer durant votre stage et que vous estimez pertinents pour étayer vos propos. Il peut s'agir de photos, de graphiques, de plans, d'organigrammes, etc. Chaque annexe doit porter un numéro de référence, qui figure dans le texte du journal de bord sous la forme 'Voir annexe X". Chaque annexe doit être accompagnée d'une légende.

Des remerciements

Dernier passage obligé, la page de remerciements. Vous devez remercier ici les personnes que vous avez côtoyées durant votre stage et qui vous ont apporté des informations, de l'aide, etc. N'oubliez pas de remercier aussi le maître de stage et les responsables de l'entreprise qui vous ont accueilli, même si vous e les avez pas croisés au quotidien.

Comment utiliser un modèle de rapport de stage avec Word ?

En se basant sur la structure définie ci-dessus, il ne reste plus qu'à mettre en forme le rapport de stage. Dans ce domaine, le traitement de texte Word se montre plutôt efficace. Microsoft propose en effet de modèles prédéfinis pour réaliser tout type de documents. Une solution beaucoup plus pratique que de partir d'un document vierge où il faut tout concevoir de A à Z. Si vous ne disposez pas de Word, vous pouvez vous en remettre au traitement de texte gratuit LibreOffice. Celui-ci propose des fonctions presque similaires à l'outil de Microsoft. Surtout, il permet également d'ouvrir et d'éditer les documents et les modèles conçus pour Word.  

  • Avec votre navigateur Web habituel, rendez-vous sur la page des modèles de documents proposés par Microsoft. Des dizaines de modèles sont disponibles gratuitement. Attention : les vignettes d'exemple ornée d'un diamant dans le coin supérieur droit correspondent à des modèles réservés aux utilisateurs possédant un compte Office 365 payant.
  • Lorsqu'un modèle retient votre attention, cliquez sur sa vignette puis sur le bouton Télécharger.
  • Il ne reste plus qu'à ouvrir le fichier téléchargé dans Word pour en commencer l'édition.

Le modèle de document que vous venez de télécharger ne comprend évidemment pas toutes les pages dont vous avez besoin. Cependant, il intègre d'ores et déjà le style de document avec des cadres, des blocs pour insérer des images, des titres, etc. Tous ces éléments sont modifiables à loisir pour les adapter à votre rapport. Attention cependant à ne pas trop perturber la structure du document au risque de voir votre rapport se transformer en puzzle.

Modifier les couleurs du thème

  • Si le modèle de document que vous avez choisi contient des blocs de couleur pour faire ressortir des titres par exemple ou mentionner les folios, vous pouvez en modifier la teinte pour l'adapter à vos goûts. Cliquez sur le menu Conception puis sur Couleurs à droite des exemples de mise en forme du document. Passez le pointeur de la souris sur les différentes palettes proposées pour apprécier l'effet sur le document. Lorsque vous avez trouvé le thème qui vous convient, cliquez dessus.

Changer l'image de la page de garde

  • Pour illustrer la couverture de votre rapport de stage, vous pouvez évidemment remplacer l'image présente sur le modèle pour un cliché de votre choix. Il conservera les caractéristiques du modèle défini comme ici, l'effet de reflet en transparence. Sélectionnez l'image puis cliquez sur le menu Format de l'image en haut de l'interface de Word.
  • Déroulez le menu Changer d'image et choisissez À partir d'un fichier. Sélectionnez votre cliché et validez.
  • L'image prend place dans son cadre et profite de l'effet de reflet.

Personnaliser les marges

  • Votre rapport de stage va être relié. Aussi, mieux vaut préparer la marge à gauche pour éviter que du texte ne soit pris dans la reliure. Cliquez sur le menu Mise en page au sommet de l'interface. Cliquez sur le bouton Marges à gauche du ruban d'outils et choisissez Marges personnalisées au bas du menu.
  • Dans la fenêtre qui s'affiche, optez pour une marge à gauche de 2,8 cm. Cliquez sur le menu déroulant Appliquer à au bas de la fenêtre et choisissez Tout le document. Validez par OK.  

Modifier les textes de la page de garde

  • La page de garde est composée de plusieurs blocs. Un pour les images et d'autres pour les titres. Cliquez sur Titre du rapport. Effacez le texte présent et remplacez-le par le vôtre. Vous pouvez bien sûr changer la police ou le style du texte.
  • Vous pouvez ensuite déplacer ce bloc. Cliquez sur la petite croix en haut à droite du bloc et déplacez-la où vous le souhaitez dans la page. Rien ne vous empêche de faire un titre plus long.

Modifier les titres et les textes

  • De la même façon que vous avez remplacé le titre de votre rapport de stage, vous pouvez modifier les titres de chaque partie de votre document ainsi que les textes qui les accompagnent. Procédez par étapes. Les pages se rajouteront automatiquement et les folios seront également ajoutés à chaque nouvelle page. Attention à n'utiliser qu'une ou deux polices de caractères au maximum. Choisissez une police lisible (Times New Roman taille 12 ou Arial 11). Les titres des parties doivent figurer en gras et en gros caractères (ex : Arial 16). Les titres des paragraphes ou sous-parties doivent quant à eux apparaître en gras en caractères intermédiaires (par exemple Arial 13).

Ajouter une table des matières

  • Le sommaire – ou table des matières – intervient immédiatement après la page de garde du rapport de stage. Elle est gérée automatiquement en fonction des titres de chaque partie que vous avez définis. Pour ajouter une table des matières, suivez notre fiche pratique Créer un sommaire ou une table des matières automatique avec Word.

Insérer des images

  • Le texte du rapport de stage ne doit pas comporter d'images. Si besoin, celles-ci doivent être regroupées dans la section Annexes. Ces pages conserveront le style de mise en page adopté pour tout le document. Pour savoir comment ajouter des images à votre document, suivez notre fiche pratique Insérer et habiller une image dans un document Word.

Quelles sont les erreurs à éviter dans un rapport de stage ?

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Même si votre rapport de stage n'est pas destiné à être publié à des milliers d'exemplaires, comme un roman à succès ou un magazine à grand tirage, mieux vaut éviter certaines erreurs ou maladresses qui pourraient vous desservir. Quelques vérifications s'imposent avant de l'imprimer et de le relier.

  • Les fautes de français. Rien de pire que des fautes d'orthographe, de grammaire ou de syntaxe dans un rapport – comme dans tout document écrit, en fait. Vérifiez tout d'abord qu'il ne subsiste aucune faute en utilisant au besoin le correcteur de Word (menu Révision puis bouton Rédacteur) ou de votre traitement de texte. Relisez ensuite très attentivement votre rapport dans ses moindres détails (textes, tableaux, légendes, etc.) pour traquer les fautes non détectées. Et faites-le relire encore par quelqu'un qui aura un regard neuf et critique (parent, ami, etc.).
  • Le langage familier. On n'écrit pas comme on parle. Évitez donc tous les termes, formules et expressions à caractère familier et optez pour un vocabulaire "neutre".
  • Le jargon non expliqué. Chaque métier, chaque domaine, chaque entreprise utilise un jargon technique propre à son activité. Vous avez parfaitement le droit d'en employer dans votre rapport de stage – c'est même une bonne façon de montrer que vous vous êtes imprégné de l'univers de l'entreprise –, à condition de l'expliquer, car vos lecteurs ne seront pas tous initiés.
  • La multiplication des polices de caractères. Tous les professionnels de la presse et de l'édition vous le diront : il faut absolument éviter de multiplier les polices de caractères dans un document, quel qu'il soit. En général, une ou deux polices suffisent : il suffit de jouer sur le corps (la taille) et le style (romain, italique, gras…) des caractères pour obtenir des variations harmonieuses. Et même si la tentation est grande avec les traitements de texte, évitez les polices de caractères exotiques, surtout quand elles sont difficiles à lire. 
  • La multiplication des couleurs. Toujours pour des questions d'harmonie et de clarté, évitez de multiplier les couleurs – surtout les criardes – qui donnent vite un effet "arlequin" à un document. Essayez de vous limiter à un nuancier réduit, par exemple un camaïeu, qui donnera de la cohérence et de l'élégance.
  • La mise en page bancale. Vérifiez que tous les éléments sont bien alignés sur la bonne marge. Même en utilisant un modèle tout fait de Word, un retour à la ligne malencontreux peut provoquer un interligne inadapté ou un retrait du texte dans la marge. Soyez vigilant car la moindre erreur d'alignement saute immédiatement aux yeux.
  • Les annexes non identifiées. Chaque image ou document présenté en annexe doit disposer d'un numéros de référence dans le texte du rapport de stage et s'accompagner d'une légende explicative. Vérifiez que le numéro de référence dans le texte est bien le bon et qu'il renvoie à la bonne annexe. 
  • Les folios. Ils sont indispensables pour se repérer dans le document. Vérifiez que toutes les pages du rapport comporte un numéro et qu'il est exact (Word peut parfois s'emmêler les pinceaux). Vérifiez également que leur alignement sur chaque page est bien identique.