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Google Agenda - Découvrir Google Agenda

Mai 2015


Google Agenda

Par défaut, Google Agenda affiche votre emploi du temps de la semaine. Pour changer de vue, cliquez sur les liens « Jour », « Mois » ou « 4 jours suivants ». « Mon planning » répertorie les rendez-vous sous forme de liste.

Saisir un rendez-vous


Deux solutions s'offrent à vous pour créer un rendez-vous. La première consiste tout simplement à cliquer sur le jour et l'heure souhaités dans l'agenda. Une heure étant divisée en deux blocs d'une demi-heure, pour débuter par exemple un rendez-vous à 16 heures 30, cliquez sur le second bloc visible entre 16 heures et 17 heures. Une bulle apparaît aussitôt :


Tapez la raison du rendez-vous dans le champ « Objet » et cliquez sur le bouton « Créer un événement » pour le sauvegarder. Pour ne pas l'enregistrer, cliquez sur la petite croix dans la bulle ou bien sur la zone grisée dans l'agenda.

La seconde méthode pour saisir un rendez-vous consiste à cliquer sur le lien « Créer un événement » visible sous le logo Google Agenda. Un formulaire de saisie apparaît (notez qu'un clic sur le lien « modifier les détails de l'événement » dans la bulle ouvre le même formulaire) :

Ici, vous pouvez définir la périodicité de l'événement, ajouter une description, modifier la plage horaire ainsi que la date et programmer un rappel sous la forme d'un pop-up et/ou d'un courriel. Le rendez-vous peut être public ou privé (cette option est importante si votre agenda est public, nous en reparlerons un peu plus tard). Si l'événement concerne plusieurs personnes, il est possible de saisir leurs adresses mail dans la rubrique « Invités » pour les prévenir. Validez le rendez-vous en cliquant sur le bouton « Enregistrer ».

À savoir : Le mode « réunion » de Google Agenda est compatible avec celui de Microsoft Outlook.

Modifier un événement


Le rendez-vous est désormais visible dans votre agenda. Pour afficher les détails, cliquez simplement dessus. Une bulle d'information apparaît. Pour procéder à des modifications via le formulaire, cliquez sur le lien « modifier les détails de l'événement » (un double clic sur l'événement produit le même résultat).

Lorsqu'un rendez-vous concerne plusieurs personnes, tout changement dans l'horaire ou la date peut leur être signalé. Par ailleurs, à tout moment, vous pouvez changer d'avis quant à votre présence à la réunion. Pour cela, cliquez sur le lien « Modifier votre réponse » dans le formulaire.



Vous pouvez aussi procéder à des changements à l'aide de la souris :
  • Pour modifier la plage horaire, positionnez le pointeur sur la petite double ligne visible en fin de rendez-vous. Le pointeur se transforme en flèche double. Tout en maintenant le bouton gauche enfoncé, déplacez la souris vers le bas ou vers le haut pour changer l'amplitude horaire. Relâchez le bouton pour valider.
  • Pour déplacer un événement, cliquez sur sa barre de titre puis, tout en conservant le bouton gauche pressé, positionnez-le à l'endroit souhaité. Relâchez le bouton pour valider.


Pour effacer un rendez-vous, cliquez dessus et sélectionnez le lien « Supprimer » dans la bulle d'information. Pour mettre votre emploi du temps sur papier, sélectionnez la vue adéquate (jour, semaine, etc.) puis cliquez sur le lien « Imprimer ».

Gérer plusieurs agendas


Il peut être parfois utile de créer un second agenda (pour y inscrire des rendez-vous particuliers) ou bien d'ajouter l'agenda de l'un de vos amis. La gestion de multiples emplois du temps s'effectue vraiment très simplement dans Google Agenda. Sur le bord gauche de l'interface, sous le calendrier, vous apercevez votre agenda. Par défaut, son titre se compose de vos prénom et nom. Pour masquer les événements liés à cet agenda dans l'emploi du temps, décochez la case précédant le titre.

La petite flèche à droite du titre ouvre un menu déroulant comprenant plusieurs sous-menus :
  • Afficher uniquement cet agenda - choisissez cette option pour masquer tous les autres agendas à l'exception de celui-ci.
  • Paramètres de l'agenda - vous accédez à différents paramètres permettant par exemple de changer son nom, de l'insérer dans une page Web, etc.
  • Créer un événement dans cet agenda - vous ouvrez le formulaire de création de rendez-vous.
  • Partager cet agenda - vous pouvez rendre votre agenda public. Cela signifie que les informations qu'il contient apparaîtront dans le moteur de recherche Google et que d'autres internautes pourront l'ajouter à leur liste d'agendas. Vous pouvez toutefois restreindre le partage à certains utilisateurs.
  • Notifications - vous pouvez recevoir des notifications par courriel et SMS lorsque vous recevez une invitation à une réunion, etc.

Dans la palette de couleurs, sélectionnez la teinte qui sera assignée à vos événements.
Pour ajouter un agenda personnel, cliquez sur le lien « Ajouter » puis sur « Créer un agenda ». Remplissez le formulaire qui apparaît (vous devez au moins saisir un libellé). Cliquez enfin sur le bouton « Créer l'agenda ». Il s'affiche aussitôt dans la rubrique « Mes agendas ». Lorsque vous créerez un événement, vous devrez désormais préciser l'agenda dans lequel il sera inséré.


Pour ajouter l'emploi du temps d'une autre personne, cliquez sur le lien « Ajouter » puis sur « Ajouter l'agenda d'un ami ». Saisissez l'adresse mail de votre ami et cliquez sur le bouton « Ajouter » pour lui envoyer une demande. Lorsqu'un ami décide, de lui-même, de partager son agenda avec vous, vous n'avez rien à faire. Son emploi du temps sera automatiquement ajouté à votre liste d'agendas.

Pour ajouter un agenda public, cliquez sur le lien « Ajouter » puis sur « Ajouter un agenda public ». Dans la zone de texte « Critères de recherche » de l'onglet « Recherche d'agendas publics », tapez un ou plusieurs mots-clés (par exemple « olympique lyonnais » pour trouver la date des matches de l'équipe de football de Lyon). Validez en cliquant sur le bouton « Rechercher ». Si l'un des résultats renvoyés par Google vous intéresse, cliquez sur son bouton « Ajouter ». Dans l'onglet « Parcourir les agendas » vous trouverez des agendas indiquant par exemple les jours fériés dans différents pays ainsi que les fêtes religieuses chrétiennes, juives et islamiques.

À savoir : La commande « Ajouter un agenda public » propose les mêmes options qu'une requête effectuée à partir du champ de recherche situé à droite du logo Google Agenda.

Pour importer un agenda provenant par exemple d'Outlook, cliquez sur le lien « Ajouter » puis sur « Importer un agenda ». Enfin, pour gérer vos différents emplois du temps, cliquez sur le lien « Gérer les agendas » visible sous la liste des agendas. Une nouvelle fenêtre apparaît :

Elle se compose de trois onglets :
  • Général - vous choisissez ici la langue de l'interface ainsi que le format de la date et de l'heure. Vous affichez/masquez les week-ends, vous définissez la vue par défaut qui sera visible à l'ouverture de Google Agenda, etc.
  • Agendas - vous gérez ici vos agendas : création, ajout, partage et suppression.
  • Configuration de mobile - si vous souhaitez recevoir les notifications par SMS, vous devez préciser votre numéro de téléphone ici.


Le texte original de cette fiche pratique est extrait de «Tout sur le web 2.0» (Capucine Cousin, Collection CommentCaMarche.net, Dunod, 2008)
Pour une lecture illimitée hors ligne, vous avez la possibilité de télécharger gratuitement cet article au format PDF :
Google-agenda-decouvrir-google-agenda.pdf

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