Google Workspace : une déclinaison gratuite mais limitée
Gratuite avec Gmail ou payante selon diverses formules, Workspace, la suite d'outils bureautiques et collaboratifs de Google pour les professionnels, va bientôt définitivement remplacer G Suite. Avec quelques restrictions.
En janvier dernier, Google annonçait la fin prochaine de G Suite, sa suite bureautique en ligne gratuite, rebaptisée Workspace il y a un an. Mise en place il y a une dizaine d'années, cette solution très appréciée permet aux professionnels comme aux particuliers d'utiliser de nombreux outils bureautiques – comme le traitement de texte Docs, le tableur Sheets, le module de présentation Slides, etc. – ainsi que des outils collaboratifs pour partager des documents. Notez qu'une formule gratuite accessible à l'ensemble des titulaires d'un compte Google existe aussi et se montre accessible en activant Chat depuis Gmail. Google ne prenait plus déjà depuis 2012 de nouveaux abonnements pour cette version de la suite tout en la maintenant accessible à ses utilisateurs référencés. Petite particularité, Workspace permet aussi aux utilisateurs d'utiliser Gmail pour leur correspondance en exploitant non pas une adresse de type mon_nom@gmail.com mais une adresse personnalisée avec leur nom de domaine (par exemple mon_nom@commentcamarche.com). Las, Google a décidé de mettre un terme à ce service issu de G Suite en juillet prochain invitant ses utilisateurs à migrer vers une formule payante de Workspace. Un coup dur pour tous ceux qui s'étaient habitués à cette formule et ses avantages. Pour apaiser les tensions, Google vient donc d'annoncer une déclinaison gratuite de sa suite : Workspace Essentials Starter. Mais le compte n'y est pas.
Que contient Workspace Essentials Starter ?
Comme dans les autres formules de Workspace, la déclinaison Essentials Starter permet d'utiliser les outils bureautiques et de collaborer directement depuis Docs, Sheets et Slides, d'organiser des séances de visioconférence pouvant réunir une centaine de personnes pendant une heure, d'utiliser la messagerie Google Chat ou encore de profiter des espaces de travail pour gérer des plannings et des listes de tâches.
Cependant, impossible ici d'utiliser Gmail pour gérer la messagerie électronique. Si chacun peut créer un compte Workspace Essentials avec une adresse personnelle ou professionnelle, celle-ci ne pourra être utilisée Gmail, ce qui limite énormément les interactions entre les modules de la suite et la messagerie. Dommage. Par ailleurs, chaque utilisateur dispose d'un espace de stockage limité à 15 Go (comme avec un compte Google habituel). Si l'on souhaite profiter de plus d'espace, il faudra passer à la caisse et passer à une formule payante de Workspace à partir de 4,68 € par mois et par utilisateur afin de bénéficier de 30 Go d'espace de stockage dans Google Drive (voir les offres Workspace). Et, avec cette première formule, il est également possible de gérer une adresse personnalisée avec Gmail.
Par ailleurs, la taille des équipes souhaitant collaborer au sein d'un même espace de travail est limitée à 25 personnes, ce qui destine clairement cette version aux PME et aux TPE. Petite compensation, il sera possible de créer un nombre illimité d'équipes.
Quand sera disponible Workspace Essentials Starter ?
Google devrait commencer à déployer cette nouvelle formule destinée à remplacer G Suite dans les prochaines semaines. La firme indique qu'elle pourrait n'être disponible qu'à la mi-février. Néanmoins, il est déjà possible de s'inscrire sur la page déjà en ligne. Pour profiter de Google Workspace Essentials Starter, il ne sera pas nécessaire de fournir d'informations de paiement (numéro de carte bancaire). Et si vous utilisez déjà un compte Gmail, Google propose d'exporter les données qui y sont associées avant de le convertir à la formule Essentials. Vous pourrez conserver l'accès à certains services comme YouTube, Google Analytics ou Google Ads, mais vous perdrez l'accès à d'autres services qui ne sont pas compatibles avec Essentials comme Gmail.