eSignature Google Workspace : la signature électronique arrive dans Docs et Drive
Le géant de la tech intègre enfin dans Google Docs et via Google Drive eSignature, un système de signature électronique sécurisé. De quoi grandement simplifier les processus administratifs et professionnels !
La signature électronique est devenue un outil essentiel dans le monde numérique, du fait qu'elle simplifie considérablement les processus administratifs et professionnels. De nombreux logiciels la prennent en charge, qu'il s'agisse d'options basées sur le cloud comme Dropbox ou de programmes locaux comme Adobe Acrobat. Pourtant, Google Workspace ne comporte pas cette fonction, alors que la suite bureautique est utilisée par de nombreuses entreprises. Aussi, les utilisateurs sont obligés de basculer entre différentes applications et onglets lorsqu'ils travaillent sur des contrats. Heureusement, le géant d'Internet se prépare à combler cette lacune. Dans un billet de blog, il annonce l'arrivée de la fonction eSignature pour les documents générés dans Google Docs ou stockés sur Google Drive.
L'eSignature était jusqu'ici uniquement disponible, depuis juin 2022, en version alpha. À la suite du succès des tests et fort des retours des utilisateurs, Google introduit la fonction en version bêta. Elle est disponible automatiquement pour les abonnés Google Workspace Individual, et après inscription pour les membres de Google Workspace Business Standard et Plus, Entreprise Starter, Standard, Plus, Essentials, Essentials Plus, Education Plus et les associations.
eSignature Google Docs : plus besoin d'applications tierces !
Pour utiliser la signature électronique, il suffit de créer un document ou d'en importer un via Google Drive dans Docs. Sous l'onglet Outils, une option eSignature est ajoutée. Elle permet de glisser-déposer directement sur le document, en cours d'édition, un encadré dédié à cette signature électronique. On peut bien évidemment déplacer celui-ci et le paramétrer, afin de signer à la main, avec ses initiales ou avec son nom, mais aussi d'ajouter automatiquement la date du jour de la signature. Mais Google va plus loin que ça, puisqu'il permet également de demander une signature, de rejeter la demande de signature, de suivre l'état des signatures en attente, de trier les documents pour n'afficher que ceux qui sont signés et de créer des copies d'un même document, permettant ainsi de réaliser en simultané plusieurs demandes de signatures à partir du même modèle. Le tout est sécurisé.
Cette fonction devrait aider "les entrepreneurs individuels et les petites entreprises à rationaliser ce flux de travail" en leur permettant "d'ajouter des signatures aux contrats officiels, directement dans Google Docs". Son déploiement a débuté le 9 août et s'étalera sur une quinzaine de jours pour les abonnés à Workspace Individual. Quant aux autres clients éligibles, ils peuvent déposer leurs candidatures, qui seront étudiées au cours des prochaines semaines. La firme de Mountain View en a profité pour annoncer d'autres fonctions pour l'eSignature, qui devraient arriver courant 2023. Ainsi, il sera possible de demander une signature à plusieurs utilisateurs et à des personnes n'utilisant pas Gmail, mais aussi d'initier une signature électronique sur des PDF stockés dans Drive.