Professionnels : échanger des gros fichiers

Septembre 2016


Professionnels : échanger des gros fichiers


En tant que professionnel, vous avez des documents électroniques lourds à envoyer à vos clients, prospects ou collaborateurs et votre boite mail ne permet pas d'échanger une telle masse d'informations en un seul envoi. Plusieurs solutions existent pour envoyer et recevoir des fichiers lourds, beaucoup d'entre elles sont gratuites.



Des messageries limitées


La plupart des boites de réception, que ce soient des webmails ou des logiciels de messagerie, et des Fournisseurs d'Accès à Internet, ne permettent pas d'envoyer des fichiers de plus quelques Mo.

L'échange (envoi et réception) de tels fichiers est pourtant indispensable dans le cadre professionnel :
  • pour l'échange de photos, notamment en haute définition
  • pour l'échange de vidéos
  • des documents pdf de plusieurs dizaines ou centaines de pages, etc.

Les sites d'hébergement temporaire de fichiers


Il existe un grand nombre de sites d'hébergement temporaire de fichiers qui permettent d'échanger des fichiers lourds :
  • SendBox
  • MyCoursier
  • YouSendIt
  • NextSend
  • MailBigFile
  • RapidShare
  • MediaFire
  • JoinToMail
  • File Dropper
  • File Savr
  • Zone-DL

La plupart sont gratuits, en tout cas jusqu'à un certains poids, 100Mo à 2Go. Au-delà, le service devient payant, entre 2 et 20€ par mois en fonction des capacités d'échange et de stockage.

Nous prendrons l'exemple de Free, accessible à cette adresse : http://dl.free.fr/, qui ne nécessite pas d'être abonné à Free. Avec ce site d'hébergement, vous pouvez envoyer des fichiers jusqu'à 10Go, le nombre de fichiers stockés n'est pas limité et les fichiers restent stockés 30 jours sur le serveur.

Pour utiliser le service :
  • sélectionner sur votre ordinateur le fichier à envoyer en cliquant sur parcourir
  • pour connaitre et faire connaître le lien où votre fichier sera accessible, indiquez votre adresse mail et l'adresse mail des personnes à qui vous souhaitez envoyer le fichier.
  • vous avez la possibilité de laisser un message et de protéger l'accès à votre fichier avec un mot de passe
  • pour accéder au fichier avec un mot de passe, un identifiant et mot de passe seront demandés. L'identifiant est le même que le mot de passe. Pensez à en informer vos destinataires.
  • cliquez sur envoyer. La durée d'envoi dépend de la qualité de votre connexion internet.

Google Documents


Google a augmenté les capacités de transfert et de stockage des fichiers sur Google Doc. Les fichiers téléchargés et modifiés peuvent atteindre 250 Mo et vous pouvez partager des photos et vidéos en plus des fichiers de la suite bureautique.

Ce service est intéressant si vous souhaitez que votre destinataire puisse modifier les fichiers échangés. C'est aussi intéressant pour vous de pouvoir consulter les dernières mises à jour du projet.

Pour partager des fichiers avec Google Doc,
  • se connecter à son Gmail
  • créer ou importer vos fichiers dans Google Doc
  • partager vos fichiers en accordant le droit ou non de le modifier (en mode lecteur ou éditeur)
    • sélectionner le document à partager dans la liste des fichiers
    • cliquer sur partager (share)
    • inviter les autres utilisateurs à visualiser le fichier sur leur Google Doc
    • ou créer un lien via quels utilisateurs pourront accéder au fichier sans compte Gmail.

Les serveurs ftp


Les serveurs FTP (File Transfert Protocole), permettent comme le nom l'indique, de transférer des fichiers grâce à l'installation d'un serveur FTP sur votre ordinateur. Pas besoin d'être informaticien pour utiliser ce moyen, même l'utilisation d'un serveur ftp est plus complexe que l'utilisation de sites d'hébergement temporaires, cela permet aussi d'échanger des fichiers sans restriction de taille ou de temps.

Nous prendrons l'exemple de FileZilla, un des nombreux logiciels qui vous permet de mettre vos fichiers en ligne pour pouvoir les partager.
  • Télécharger et lancer le logiciel
  • Pour sélectionner la langue française :
    • à l'ouverture du logiciel, cliquez sur Edit / Settings
    • dans le menu, dérouler la partie Interface Setting
    • sélectionner la langue française, dans Language
  • Se connecter à un serveur ftp
    • Cliquer sur Fichier / Gestionnaire de site
    • Cliquer sur Nouveau site, nommer ce nouveau site
    • Rentrer l'adresse de votre serveur ftp (ftpperso.free.fr pour free, perso-ftp.wanadoo.fr pour wanadoo, ftpperso.neuf.fr pour neuf telecom) dans le champ Hôte
    • Cliquer sur Normal dans la zone d'identification
    • Choisir un nom d'utilisateur et un mot de passe
    • Cliquer sur Enregistrer et quitter
  • Echanger des fichiers
    • dans le menu déroulant à côté de l'icône ordinateur, sous le menu fichier, sélectionner le nom du serveur que vous venez de créer.
    • Faire glisser les fichiers sélectionnés du cadre de gauche vers le cadre de droite
  • Pour que les destinataires accèdent aux fichiers, ils devront :
    • taper l'adresse de votre serveur ftp dans la barre d'URL (ftpperso.free.fr ou perso-ftp.wanadoo.fr ou ftpperso.neuf.fr)
    • renseigner l'identifiant et mot de passe que vous leur aurez préalablement transmis


Pour vous prémunir contre l'introduction de virus sur votre serveur FTP :
  • Vérifier que vos pare-feu et anti-virus sont actifs
  • Fermer tout accès anonyme au serveur FTP
  • Ne pas utiliser un mot de passe évident.

Dropbox


Pour partager de gros fichiers, vous pouvez également vous créer un compte sur Dropbox. Dropbox est un service d'hébergement et de partage de fichiers entre plusieurs ordinateurs. Vous pouvez accéder à vos fichiers depuis n'importe quel ordinateur si celui-ci est connecté à Internet.

Se créer un compte

  • Se connecter sur le site Dropbox
  • Cliquer sur « se connecter » puis « créer un compte »
  • Remplir les informations demandées

Utilisation de Dropbox

  • Télécharger l'application sur le site
  • Suivre les instructions d'installation
  • Une fois l'application installée, vous pouvez y mettre vos fichiers et les modifier à tout moment
  • Vous pouvez vous connecter à distance, via le site de Dropbox pour voir et modifier vos fichiers sans que vous soyez sur votre ordinateur


Crédit photo : Riverlim - Dreamstime.com

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