OnlyOffice DocSpace : une suite bureautique en ligne moderne et gratuite

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Ascensio System vient de lancer OnlyOffice DocSpace, sa nouvelle solution de collaboration en ligne. Open-source, polyvalente et simple d'emploi, elle est idéale pour stocker, partager et éditer des documents en équipe à travers une suite bureautique complète et conviviale.

Les logiciels de bureautique ont beaucoup évolué ces dernières années, se déplaçant progressivement de nos ordinateurs vers le cloud, avec la multiplication des services en ligne de type drive qui combinent des fonctions de stockage et de partage de fichiers avec des outils d'édition de documents. Et si Microsoft règne en maître sur les applications de bureau avec ses célèbres Word, Excel et PowerPoint, c'est plutôt Google qui a conquis le marché des suites bureautique en ligne avec sa solution Workspace. Cependant,un concurrent européen commence à se tailler une solide réputation depuis quelques années face à ces deux géants américains : l'éditeur lettonien Ascensio System SIA, avec sa suite logicielle OnlyOffice Docs.

© Ascensio System SIA

Open-source, multi-plateforme, dotée d'une interface utilisateur élégante et taillée pour la collaboration en temps réel, cette suite bureautique complète s'est rapidement imposée parmi les fournisseurs de services cloud indépendants. Composé de cinq modules d'édition de documents, un traitement de texte, un tableur, un outil de présentation, un créateur de formulaire et un éditeur de PDF, cet ensemble de logiciels peut être utilisé comme une application de bureau classique, installée sur l'ordinateur de l'utilisateur, ou comme un service en ligne à travers un navigateur Internet, comme la solution de Google.

Pour profiter de cette dernière option, il faut disposer d'un compte chez un prestataire de service en ligne ayant intégré la suite OnlyOffice Docs dans son offre. Et justement, Ascensio System propose lui-même ce type de service, à travers son produit OnlyOffice DocSpace, qui se présente comme un espace de stockage en ligne de type drive intégrant tous les outils de la suite bureautique OnlyOffice Docs et permet donc de partager des fichiers et de travailler à plusieurs personnes en même temps sur un même document.

© Ascensio System SIA

Depuis le 1er février 2024, OnlyOffice DocSpace remplace le précédent service de collaboration en ligne dénommé OnlyOffice Personnal. Il s'appuie sur la même technologie mais offre davantage de fonctions, d'outils et de paramètres de personnalisation et de sécurité. Si vous disposez déjà d'un compte OnlyOffice Personnal, pensez à récupérer tous les fichiers stockés dessus avant l'arrêt définitif du service, puis à créer un nouveau compte OnlyOffice DocSpace pour pouvoir y stocker à nouveau vos fichiers.

Le service OnlyOffice DocSpace propose trois formules, dont deux payantes et une gratuite intitulée Startup Cloud, offrant 2 Go d'espace de stockage en ligne, la création de 12 salles de collaboration, jusqu'à 3 utilisateurs administrateurs et l'ajout d'un nombre illimité d'utilisateurs invités. Elle constitue donc une solution bien adaptée pour les particuliers, les indépendants, les associations ou encore les petites entreprises. Les offres payantes permettent quant à elles d'obtenir davantage d'espace de stockage, un nombre illimité de salles de collaboration, des fonctions supplémentaires d'administration et de sécurité et une assistance technique privilégiée.

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OnlyOffice DocSpace : un espace en ligne pour stocker, partager et travailler avec des documents

OnlyOffice DocSpace est tout d'abord un espace de stockage de fichiers en ligne de type drive. Il permet d'enregistrer n'importe quel type de fichier dans le cloud et d'y accéder depuis n'importe quel appareil (ordinateur, smartphone ou tablette) et ce quel que soit le système d'exploitation utilisé (Windows, MacOS, Linux, Android et iOS).

Le service est accessible depuis un simple navigateur Internet et se présente comme un système de fichiers classique, sous forme d'une arborescence de répertoires. Il est bien entendu possible de créer autant de dossiers et de sous-dossiers que nécessaire pour garder ses fichiers organisés.

OnlyOffice DocSpace propose également un système de création et de gestion salles de collaboration, qui sont des espaces dans lesquels il est possible d'inviter d'autres utilisateurs, qu'ils soient internes ou externes à l'organisation et qu'ils disposent ou non d'un compte OnlyOffice. Les fichiers enregistrés dans les salles de collaboration sont accessibles à leurs membres, qui peuvent les consulter et travailler dessus à plusieurs personnes en même temps.

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Chaque utilisateur utilisateur invité est associé à un profil déterminant ses droits d'actions spécifiques sur les fichiers, pour offrir en accès en lecture seule aux clients et partenaires par exemple, et un accès en modification aux collaborateurs. Ses droits peuvent évidemment être modifiés et révoqués à tout moment par les administrateurs désignés, qui peuvent être jusqu'à trois personnes sur la formule gratuite.

Enfin, OnlyOffice DocSpace dispose de très nombreuses options de personnalisation, comme un mode Sombre particulièrement élégant (contrairement à la version gratuite de Google Workspace) ou un système d'intégration de logos personnalisés pour les différentes parties et modules du service, mais également d'un grand nombre de paramètres et fonctions liées à la sécurité et la connexion avec des services tiers. Il est par exemple possible de définir des contraintes de longueur et de complexité pour les mots de passes des utilisateurs ou de mettre en place une sauvegarde des fichiers vers un autre espace de stockage en ligne, comme Dropbox, OneDrive ou Google Drive.

Si certaines fonctions parmi les plus poussées sont réservées aux formules payantes, il y a déjà énormément de possibilités offertes, en termes de personnalisation et de de sécurité, dans l'offre gratuite d'OnlyOffice DocSpace. Le service est largement aussi généreux en la matière que Google Workspace et tient largement la comparaison avec son principal concurrent.

OnlyOffice DocSpace : une suite bureautique complète et intuitive taillée pour la collaboration

En plus du système de stockage et de partage de fichiers déjà très riche, OnlyOffice DocSpace intègre un ensemble complet d'applications de bureautique permettant à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur différents types de documents. Comme indiqué en introduction, la suite logicielle contient tous les outils attendus pour créer et modifier des textes, des feuilles de calcul, des présentations, des formulaires et des fichiers PDF. De plus, les applications s'appuie par défaut sur les formats de fichiers OpenXML utilisés par Microsoft, et offrent donc une excellente compatibilité avec les documents créés sur MS Office. Dans les faits, il est rare de rencontrer des problèmes de perte de données ou de mise en forme lors de l'ouverture avec OnlyOffice d'un fichier créé sous Word, Excel ou PowerPoint.

Lors de l'ouverture d'un document, le module adéquate s'affiche dans un nouvel onglet du navigateur et fonctionne ensuite de la même manière qu'une application de bureau classique. Tous les éditeurs de documents disposent d'une interface moderne et élégante, très inspirée des standards établis par la suite Microsoft Office, avec un barre d'outils supérieure divisée en onglet et des volets latéraux à droite et à gauche pour accéder rapidement à certains paramètres.

Les différentes applications offrent une large palette d'outils et de fonctions, largement suffisante pour couvrir la plupart des besoins bureautiques  : mise en forme de texte complexe, insertion d'images et de vidéos, formules de calculs, tableaux de données, graphiques, animations dans les présentations, champs à remplir et cases à cocher dans les formulaires, tout est là. Les utilisateurs les plus chevronnés regretteront sans doute l'absence de certaines des fonctions les plus puissantes de la suite Microsoft Office, mais les outils actuels satisferont sans problème la grande majorité des utilisateurs. Par ailleurs, l'application est en développement constant et s'enrichit régulièrement de nouvelles possibilités.

Enfin, tous les éditeurs permettent à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur un même document. Les applications intègrent toutes des outils de discussion, de commentaires et de suivi des modifications afin de permettre une collaboration efficace et sécurisée. La coédition peut d'ailleurs être paramétrée sur deux modes : Rapide pour enregistrer en temps-réel toutes les modifications effectuées, ou Strict pour réserver au propriétaire du document la possibilité d'appliquer les changements apportés par les différents utilisateurs. Dans les deux cas, les éditeurs proposent un historique des versions, permettant de revenir à un état antérieur du document en cas de problème.

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Et à côté des classiques traitement de texte, tableur et créateur de présentation, on trouve également un outil pour générer des formulaires à compléter et un éditeur de fichier PDF, qui s'avèrent particulièrement pratiques pour concevoir des documents à publier en ligne ou à diffuser auprès de tiers, comme des clients, des fournisseurs ou des membres de son association.

OnlyOffice DocSpace : un service performant et en constante amélioration

Vous l'aurez compris, OnlyOffice DocSpace constitue une alternative open-source tout à fait crédible aux solutions de Microsoft et de Google en matière de suite bureautique en ligne. Son système de stockage et de partage de fichiers est à la fois simple à prendre en main et suffisamment riche pour s'adapter à différents types d'organisation. Il offre de plus de nombreuses options de sécurité et de personnalisation pour répondre aux besoins des utilisateurs professionnels. Ses éditeurs de documents proposent tous les outils et fonctions attendus d'une suite bureautique moderne et profitent par ailleurs d'une apparence soignée, agréable à l’œil et conviviale, loin des des interfaces un peu datées, surchargées et confuses de certaines applications bureautiques historiques. Et pour finir, ses fonctions de communication et de coédition, intégrées dans toutes les parties du service, permettent une véritable continuité de la collaboration sur les documents, ce qui est devenu une nécessité dans les modes de travail modernes.

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