OnlyOffice Personal : une suite bureautique en ligne complète et gratuite

OnlyOffice Personal est une suite bureautique en ligne gratuite, utilisable avec n'importe quel navigateur Web, prévue pour l'édition collaborative et en temps réel de documents texte, de feuilles de calcul et de présentations.

À côté des mastodontes que sont Google Workspace et Microsoft 365, la suite bureautique en ligne OnlyOffice, développée par l'éditeur lettonien Ascensio System SIA, se pose en alternative tout à fait crédible et fonctionnelle aux solutions des deux géants américains. Développée et distribuée sur le modèle open-source, elle se décline en une version totalement gratuite pour les particuliers, intitulée OnlyOffice Personal.

Il s'agit d'un service en ligne qui combine toutes les applications de la suite bureautique OnlyOffice Docs, à savoir un traitement de texte, un, tableur, un outil de présentation et un éditeur de formulaire interactif, avec un espace de stockage à distance (un drive) permettant de partager des fichiers et de travailler dessus en temps réel avec d'autres utilisateurs. Il ne nécessite aucune installation sur votre ordinateur, peut être utilisé directement avec un simple navigateur Internet, et fonctionne donc sur toutes les plateformes (Windows, MacOS, Linux, Android et iOS).

OnlyOffice Personal : un drive gratuit et connecté

Si l'éditeur commercialise évidemment des versions payantes de son service, à destination des entreprises, la déclinaison OnlyOffice Personal destinée aux particuliers est totalement gratuite. Pour en profiter, il suffit de créer un compte à partir d'une adresse e-mail valide sur le site de l'éditeur.

Une fois connecté, le service offre une interface de drive classique et efficace, sous la forme d'un système de dossiers et de fichiers, dans lequel il est possible de créer de nouveaux documents ou de télécharger ceux présents sur son ordinateur.

Si vous possédez déjà un ou plusieurs drive chez un autre fournisseur, il est possible de connecter vos différents espaces de stockage à OnlyOffice Personal pour éditer les documents qui s'y trouvent. Le service est compatible avec la grande majorité des drive du marché, comme Dropbox, OneDrive, Google Drive ou encore l'excellent kDrive de l'éditeur suisse Infomaniak.

Les fichiers enregistrés sur l'espace de stockage peuvent bien sûr être partagés avec d'autres utilisateurs, avec un paramétrage des droits de lecture ou de modification spécifique pour chacun d'eux. Les autorisations de modifications peuvent ensuite être paramétrées plus finement pour chaque utilisateur ayant accès au document.

OnlyOffice Personal : un ensemble complet d'outils pour travailler en groupe

Le service en ligne gratuit offre la panoplie complète des outils attendus dans une suite bureautique, le tout dans une interface moderne et ergonomique clairement inspirée des logiciels de Microsoft. Pour chaque application, on retrouve une disposition familière en ruban, où les différents raccourcis et menus sont regroupés en onglets, ainsi que deux volets latéraux qui donnent accès à des fonctions telles que la navigation dans le document, la communication avec les autres utilisateurs via des commentaires et un tchat intégré, ou le formatage avancé des éléments.

L'application de traitement de texte (Document) offres toutes les fonctions nécessaires à la rédaction de documents professionnels et homogènes, comme l'utilisation de styles de titres et de paragraphes, l'insertion d'images, de tableaux ou de diagrammes, des outils de dessin et d'agencement du texte, la vérification orthographique dans plusieurs langues ou encore la création automatique de tables des matières à partir des titres du document.

Le tableur (Spreadsheets) comporte tous les outils indispensables pour saisir et analyser des données : un large éventail de fonctions pour créer des formules de calcul plus ou moins complexes, la possibilité de créer des plages nommées et des tableaux structurés avec auto-filtre, l'insertion de graphiques et de formes automatiques ou la création de tableaux croisés dynamiques.

L'outil de présentation permet de créer des diaporamas attrayants et professionnels en piochant parmi un jeu de couleurs et de thèmes prêts à l'emploi. Il propose aussi de nombreux outils de mise en page permettant d'insérer des images, des vidéos, des zones de texte ou de dessin, et de programmer des transitions élégantes entre les slides.

La suite contient également un ensemble d'outils pour créer des formulaires à remplir, qui sont intégrés dans le traitement de texte sous l'onglet "Formulaire". Ils permettent de créer d'insérer de nombreux éléments interactifs comme des listes déroulantes, des cases à cocher, des boutons radio ou des champs de textes paramétrés. Les formulaires ainsi créés peuvent être enregistrés en tant que fichiers OFORM ou PDF interactifs, deux formats qui permettent de les distribuer auprès d'autres utilisateurs afin qu'ils les complètent sans pouvoir en modifier la structure.

Enfin, l'une des forces de cette suite bureautique par rapport à d'autres alternatives gratuites et open-source, est sa très bonne compatibilité avec les documents produits sous Word, Excel et PowerPoint. L'éditeur d'OnlyOffice a choisi le OOXML comme format natif pour ses applications, le même que celui des logiciels de la suite Microsoft Office, ce qui facilite grandement les échanges de fichiers avec les utilisateurs de Microsoft 365 ou de Google Workspace. Mais les applications OnlyOffice permettent également d'ouvrir, de modifier et d'enregistrer des fichiers dans de nombreux autres formats populaires, tels que les .odt, .ods et .opt de l'Open Document Foundation, les PDF et PDF/A, le JPG et le PNG.

OnlyOffice Personal est en somme une suite bureautique en ligne, open-source et gratuite tout à fait convaincante, fonctionnelle et polyvalente. Son ergonomie familière et élégante permet d'être rapidement productif, et sa palette d'outils très complète répond à la quasi-totalité des besoins en bureautique, bien que quelques fonctions avancées manquent encore à l'appel par rapport à la concurrence. Le logiciel évolue cependant très vite et connaît des mises à jours régulières de la part de son éditeur, qui ne cesse de l'enrichir et de le rendre toujours plus complet.