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Convertir un fichier Word en PDF


En matière de texte, les formats doc (Word) et PDF restent les deux références incontournables. Voici comment passer facilement du premier au second.


Qu’est-ce que le PDF ?

PDF est l’acronyme de Portable Document Format : créé par Adobe Systems en 1992, ce format de fichier qui est aujourd’hui utilisé partout dans le monde pour diffuser facilement des documents mêlant textes et images (livres, brochures, modes d'emploi, CV, etc.). Le PDF a ceci de spécifique qu’il conserve la mise en forme du document (typographies, images, couleurs, dimensions, etc.) définie par son créateur, exactement comme si le document été imprimé. Quels que soient les logiciels et systèmes d’exploitation utilisés, quand on ouvre un fichier PDF, on voit donc à l'écran une copie parfaite de l'original. Et il en va de même quand on l'imprime.
C'est la raison pour laquelle le PDF est fréquemment utilisé dans la réalisation de livres, de magazines, de brochures, de catalogues, etc..C'est même le format "officiel" dans l'imprimerie.
Il est très facile d'ouvrir – de lire – un fichier sur ordinateur, mobile ou tablette. On peut, soit passer par un logiciel ou une appli spécifique comme Adobe Reader, par exemple (anciennement appelé Acrobat Reader), soit utiliser une "visionneuse" spécialisée, soit passer tout simplement par un navigateur Web tel que Chrome ou Edge, qui savent ouvrir directement des PDF. Aujourd’hui, les lecteurs PDF sont d’ailleurs souvent intégrés directement au système d’exploitation.
Attention : comme un fichier PDF correspond à une "image" – c'est une copie de l'original –, on ne peut pas modifier son contenu directement avec un logiciel de lecture. Pour modifier un PDF, il faut utiliser un logiciel spécialisé comme Acrobat, qui est payant. Ce format a en effet été surtout prévu pour de la consultation - il est d'ailleurs tout indiqué pour envoyer un document qui ne doit pas être modifié.
En revanche, il est très facile de créer un PDF aujourd'hui, contrairement à ce qui se passait autrefois. En effet, la plupart des logiciels de bureautique actuels savent enregistrer ou exporter en PDF, en plus de leur format natif. C'est notamment le cas des suites bureautiques du genre Microsoft Office, OpenOffice, LibreOffice, WPS Office, etc. Mais aussi de très nombreux logiciels, dès lors qu'ils savent imprimer.

.doc en PDF

A titre d'exemple, nous allons voir comment transformer un fichier au format Word (extension . doc ou .docx) en PDF avec la suite OpenOffice (disponible gratuitement pour Windows, macOS et Linux). Le principe est similaire dans les autres logiciels de bureautique.
Ouvrez votre fichier .doc avec OpenOffice.org. Réglez éventuellement la mise en page par le menu Format / Page...
Dès lors, vous avez le choix entre deux solutions pour convertir votre document en Fichier PDF :
  • par le menu traditionnel : Fichier / Exporter au format PDF... ;
  • par l'icône sous le menu (plus rapide) à gauche de l'icône de l'imprimante : L'icône pour transformer en PDF représente justement un fichier générique PDF (symbole rouge des PDF sur fond blanc de fichier).

Dans la fenêtre de dialogue qui apparaît, choisissez l'emplacement où sauvegarder le futur fichier PDF et son nom, puis cliquez sur Exporter... Une fenêtre de dialogue montrant les propriétés du futur fichier PDF apparaît :
  • onglet Général : reprend le nom du fichier .doc originel (pour rappel), mais vous pouvez aussi choisir de signer numériquement avec Signature numérique... et de gérer les données d'identité ;
  • onglet Description : entrez les données décrivant le fichier PDF (titre, sujet, mot-clés, commentaires) ;
  • onglet Utilisateur : facultatif ;
  • onglet Internet : selon vos convenances ;
  • onglet Statistiques ;
  • cliquez sur OK et c'est terminé.


Encore une fois, notez qu’un fichier au format PDF n’est plus modifiable une fois qu'il a été créé, sauf en utilisant un logiciel spécialisé. Toutefois, si vous n'êtes pas satisfait du résultat, vous pouvez toujours effectuer des retouches dans le document original avec votre logiciel de bureautique autant de fois que nécessaire. Vous pourrez ensuite exporter et diffuser votre PDF à votre guise !

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Voir aussi : Transformer un fichier Microsoft Excel xls en fichier PDF
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Cet article est régulièrement mis à jour par des experts sous la
direction de Jean-François Pillou, fondateur de CommentCaMarche
et directeur délégué au développement numérique du groupe Figaro.

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Publié par . Dernière mise à jour le par Félix Marciano.

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