Créer un tableau de gestion de recettes et de dépenses

Nul besoin d'un logiciel de compatibilité professionnel pour gérer les recettes et les dépenses familiales. Un feuille bien construite vous suffira pour suivre facilement votre budget personnel.

Il existe de très nombreux logiciels de comptabilité et de gestion. Mais leurs concepteurs ne pensent pas souvent aux particuliers qui veulent seulement suivre l'état de leurs comptes familiaux par recettes et dépenses, sans avoir à traiter des questions de TVA, d'amortissement de biens, de remboursement de prêts ni de suivis d'actions en Bourse.

Les personnes qui débutent sur Excel ne savent pas trop par quoi commencer, ni ce qu'il faut prévoir dans leur feuille de calcul pour saisir leurs données, obtenir des soldes après chaque écriture et des totaux mensuels, faire des récapitulatifs par type de dépenses et de recettes, et éventuellement illustrer tout cela par un graphique simple. C'est ce que nous allons essayer de réaliser ensemble.

Préparation d'une feuille recettes-dépenses dans Excel

Vous devez d'abord définir ce que vous souhaitez comme renseignements.

  • Les colonnes obligatoires sont la date de l'opération, sa désignation, une colonne pour les recettes et une autre pour les dépenses.
  • Pour une meilleure visibilité, il est recommandé d'ajouter une colonne pour le solde après chaque écriture. Et pour ceux qui souhaitent un minimum d'analytique, il faut prévoir une colonne indiquant le type de recette ou de dépense (ou deux colonnes distinctes, une pour les recettes, une autre pour les dépenses) ; par exemple le type "voiture" sera choisi pour toutes les dépenses d'essence, d'entretien, d'assurance.
  • Éventuellement, si vous envisagez de pointer vos opérations par rapport à votre relevé bancaire, une colonne de pointage sera nécessaire.
  • Enfin si vous avez besoin de faire des statistiques mensuelles, il sera prudent, dans une dernière colonne, de voir le mois concerné. 
  • Attention : ne laissez aucune ligne ou colonne vide à l'intérieur du tableau !

Élaboration de la feuille recettes-dépenses

La ligne 1 est réservée, comme dans toute base de données, à l'intitulé des colonnes (nom des champs) : de A à E, date, intitulé, recettes, dépenses, solde. En G le type d'écriture, en H le pointage banque, en I le mois concerné. La cellule F2 contient le solde de départ, à la date où débute le suivi de trésorerie. Chacune des autres lignes concerne une écriture unique ; il s'agira soit d'une recette, soit d'une dépense. De préférence on saisit les écritures dans l'ordre chronologique. Si vous le jugez utile, insérez une nouvelle ligne après la ligne 1 afin d'y placer les totaux de chaque colonne (c'est plus pratique que de placer ces totaux à la fin du tableau, fin qui se déplace à chaque saisie).

Vous aurez besoin de très peu de fonctions et de commandes.

Fonctions

  • MOIS
  • SI
  • SOMME
  • SOMME.SI

Commandes

  • Validation des données (pour les listes déroulantes)
  • Filtrer

Formules

  • En E2 => =F2+C2-D2 En E3 => =SI(C3-D3=0;0;E2+C3-D3) à recopier vers le bas.
  • En I2 => =SI(A2=0;0;MOIS(A2)) En colonne G, il est recommandé d'insérer une liste déroulante de cellule avec la liste des types de recettes-dépenses.

Exploitation de la feuille recettes-dépenses

Saisie des données

  • Renseignez F2.
  • Renseignez ligne par ligne la date, la désignation, le montant de la recette-dépense.
  • Renseignez la colonne H si le relevé de banque mentionne cette écriture.
  • Les colonnes E et I se calculent toutes seules.
  • Affichez les boutons de Tri/Filtre en première ligne. Placez-vous dans une cellule non-vide, allez dans Données/Trier et cliquez sur le bouton Filtrer.

Exploitation des données

  • Pour avoir les écritures par type, opérer un filtre avec le bouton en G1.
  • Pour avoir les écritures d'un mois, utilisez un filtre avec le bouton en I1.
  • Pour savoir les opérations sont passées en banque, filtrez en H1.
  • Si une ligne des totaux a été insérée (ligne 2), mettez en C2 la formule =SOMME(C3:C999) à copier en D2.

Résultats analytiques

  • Pour obtenir en direct les totaux par type d'écriture, il faut construire un tableau annexe, colonnes K à M, la colonne J restant complètement vide pour isoler les deux tableaux. Saisissez en K la source qui sera utilisée pour la liste déroulante de cellule en G, et en L2 la formule =SOMME.SI($G$2:$G$999;K:K;$C$2:$C$999) et en M2 la formule =SOMME.SI($G$2:$G$999;K:K;$D$2:$D$999). Ces deux formules sont à recopier vers le bas.

Graphique

  • Il est extrêmement simple de représenter graphiquement vos comptes analytiques. Sélectionnez le second tableau (K1:M9 dans notre exemple) et insérez un graphique (histogramme ou barres) : les recettes sont en bleu et les dépenses en rouge ! Ajustez les différents éléments à votre goût (axes, intervalle entre données, étiquettes…). 

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