Feuille de gestion des recettes-dépenses

Janvier 2017


Comptabilité familiale



Pourquoi cette fiche ?

Les logiciels de comptabilité et de gestion sont très nombreux.
Leurs concepteurs ne pensent pas souvent aux personnes qui veulent seulement suivre l'état de leurs comptes familiaux par recettes et dépenses, sans avoir à traiter des questions de TVA, d'amortissement de biens, de remboursement de prêts ni de suivis d'actions en Bourse.
Et les personnes qui débutent sur Excel ne savent pas trop par quoi commencer, ni ce qu'il faut prévoir dans leur feuille de calcul pour saisir leurs données, obtenir des soldes après chaque écriture et des totaux mensuels, faire des récapitulatifs par type de dépenses et de recettes, et éventuellement illustrer tout cela par un graphique simple.
C'est ce que nous allons essayer de réaliser ensemble.


Réflexions préparatoires

Vous devez d'abord définir ce que vous souhaitez comme renseignements.
Les colonnes obligatoires sont la date de l'opération, sa désignation, une colonne pour les recettes et une autre pour les dépenses.
Pour une meilleure visibilité, il est recommandé d'ajouter une colonne pour le solde après chaque écriture. Et pour ceux qui souhaitent un minimum d'analytique, on prévoiera une colonne indiquant le type de recette ou de dépense (ou 2 colonnes distinctes, une pour les recettes, une autre pour les dépenses) ; par exemple le type "voiture" sera choisi pour toutes les dépenses d'essence, de réparation-entretien et d'assurance.
Eventuellement, si vous envisagez de pointer vos opérations par rapport à votre relevé bancaire, une colonne de pointage sera nécessaire.
Enfin si vous avez besoin de faire des statistiques mensuelles, il sera prudent, dans une dernière colonne, de voir le mois concerné.

Attention à n'avoir aucune ligne ou colonne vide à l'intérieur du tableau ! 

Elaboration de la feuille

La ligne 1 est réservée, comme dans toute base de données, à l'intitulé des colonnes (nom des champs) : de A à E, date, intitulé, recettes, dépenses, solde. En G le type d'écriture, en H le pointage banque, en I le mois concerné.
La cellule F2 contient le solde de départ, à la date où vous commencez votre suivi de trésorerie.
Chacune des autres lignes concerne une écriture unique ; il s'agira soit d'une recette, soit d'une dépense. De préférence on saisit les écritures dans l'ordre chronologique.
=> Si on le juge utile, on peut insérer une nouvelle ligne après la ligne 1 afin d'y placer les totaux de chaque colonne (c'est plus pratique que de placer ces totaux à la fin du tableau, fin qui se déplace à chaque saisie).

Outils Excel nécessaires

Nous aurons besoin de très peu de fonctions et de commandes :

Fonctions utilisées

- MOIS

- SI
- SOMME
- SOMME.SI

Commandes utilisées

- Validation des données (pour les listes déroulantes)
- Filtrer

Formules

En E2 => =F2+C2-D2
En E3 => =SI(C3-D3=0;0;E2+C3-D3) à recopier vers le bas
En I2 => =SI(A2=0;0;MOIS(A2))
En colonne G, il est recommandé d'insérer une liste déroulante de cellule avec la liste des types de recettes/dépenses.

Exploitation de la feuille

Saisie des données

- Renseigner F2

- Renseigner, ligne après ligne, la date, la désignation, le montant de la recette ou de la dépense
- Renseigner la colonne H si le relevé de banque mentionne cette écriture
- Les colonnes E et I se calculent toutes seules.
- Afficher les boutons de Tri/Filtre en première ligne [se placer dans une cellule non-vide, aller dans Données/Trier et cliquer sur l'entonnoir "Filtrer"]

Exploitation des données

=> Pour avoir les écritures par type, opérer un filtre avec le bouton en G1
=> Pour avoir les écritures d'un mois, opérer un filtre avec le bouton en I1
=> Pour savoir les opérations passées en banque, filtrer en H1

- - - - Si une ligne des totaux a été insérée (ligne 2) on mettra en C2 la formule =SOMME(C3:C999) à copier en D2.

Résultats analytiques

Pour obtenir en direct les totaux par type d'écriture, on construit un tableau annexe avec en K la source utilisée pour la liste déroulante de cellule, et on saisit

- en L2 la formule =SOMME.SI($G$2:$G$999;K:K;$C$2:$C$999)
- en M2 la formule =SOMME.SI($G$2:$G$999;K:K;$D$2:$D$999)
Ces 2 formules sont à recopier vers le bas.

Graphique

Il est extrêmement simple de représenter graphiquement vos comptes analytiques :
Sélectionner le second tableau (K2:M9 dans notre exemple) et insérer un graphique (histogramme ou barres) : les recettes sont en bleu et les dépenses en rouge !
Ajuster les différents éléments à votre goût (axes, intervalle entre données, étiquettes ...)
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A voir également


Article original publié par . Traduit par Raymond PENTIER. Dernière mise à jour le 27 décembre 2016 à 02:14 par Raymond PENTIER.
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