Accusé de réception Outlook : demander une confirmation

Vous voulez vous assurer que les mails que vous envoyez arrivent bien à destination ? Avec Outlook, vous pouvez non seulement demander des accusés de réception mais aussi savoir quand vos messages ont été ouverts et lus !

Outlook, le logiciel de messagerie de Microsoft – à ne pas confondre avec le webmail Outlook.com du même éditeur –, regorge d'une multitude de fonctions pour gérer vos courriers électroniques. Depuis des lustres, il fait partie des outils des suites bureautiques Microsoft Office et reste présent dans Microsoft 365 aux côtés de Word, Excel et PowerPoint (voir notre fiche pratique pour tout savoir sur la suite Microsoft 365 et sur les versions d'Office). Et si l'abonnement à la formule en ligne vous semble trop cher, vous pouvez toujours trouver des versions "définitives" à des tarifs beaucoup plus raisonnables comme nous l'expliquons dans notre fiche pratique.

Autrefois perçu comme une vraie usine à gaz avec quantité de menus, sous-menus, options et boutons, Outlook a été remanié pour bénéficier d'une interface plus aérée, dans l'air du temps, le tout sans perdre en fonctionnalités. Parmi celles-ci, la possibilité de mettre en place un système d'accusés de réception et de lecture. Pratique, il permet de savoir si vos correspondants ont bien reçu les mails que vous leur avez envoyés et s'ils les ont ouverts. Et l'excuse telle que "Je n'ai pas reçu ton mail ou il a dû partir dans les spams !" de ne plus tenir… sous certaines conditions toutefois. D'abord, il faut que le logiciel utilisé par votre correspondant pour lire ses mails soit compatible avec cette fonction. Ainsi, si Thunderbird, le logiciel de mail de la fondation Mozilla sait bien gérer cette option, ce n'est pas le cas des webmails tels que Gmail ou Yahoo Mail, par exemple. Ensuite, votre correspondant peut aussi avoir sciemment désactivé l'option d'envoi automatique d'accusé de réception et de confirmation de lecture. Et il n'est pas possible de forcer lui forcer la main ! Enfin, les confirmations de lecture ne sont pas transparentes. Vos destinataires sont informés de votre demande. Il est donc recommandé de n'utiliser cette option que pour les messages importants.

Comment demander un accusé de réception et une confirmation de lecture avec Outlook ?

Vous souhaitez vous assurer que vos messages atteignent bien vos correspondants ? Ajoutez la demande d'accusé de réception de vos mails dans Outlook. Pour l'exemple, nous utiliserons la version 2210 (Build 16.0.15726.20188) d'Outlook disponible à travers l'offre Microsoft 365 sur Windows. La fonction est également disponible pour la version macOS.

► Lancez Outlook et commencez la rédaction d'un nouveau message. Dans le ruban au sommet de la fenêtre, cliquez sur Options.

► Cliquez à présent sur le bouton flanqué de trois points de suspension à droite de l'option Utiliser les boutons de vote. Le menu qui s'affiche présente deux options : Demander un accusé de réception et Demander un accusé de lecture.

► Cochez l'une ou l'autre ou les deux selon vos souhaits. Il ne reste plus qu'à expédier votre message comme vous le faites habituellement.

► Lorsque votre mail est arrivé à destination, Outlook vous enverra alors une notification pour vous prévenir sous la forme d'un message mail.

► Idem, si le gestionnaire de mail de votre destinataire ne sait pas interpréter les demandes d'accusé de réception, vous en serez également averti (comme c'est le cas ici avec un mail envoyé sur une boîte Gmail).