Office 2021 : Microsoft 365 profite aussi des nouveautés

OFFICE 2021. Sorti le 5 octobre, Office 2021 présente quelques nouveautés pour simplifier encore plus l'utilisation de Word, Excel, PowerPoint et Outlook ainsi que des outils collaboratifs puissants. Microsoft 365 (anciennement Office 365) a adopté lui aussi, en toute discrétion, ces nouvelles fonctions.

[Mis à jour vendredi 19 novembre à 16 h 10] Le 5 octobre dernier, Microsoft dévoilait Office 2021, au moment de la sortie de Windows 11, la nouvelle version de son système d'exploitation. La célèbre suite bureautique – qui comprend notamment les logiciels Word, Excel, PowerPoint et Outlook – a ainsi profité d'un petit lifting graphique, histoire de moderniser l'apparence des outils pour qu'elle s'aligne sur celle du système. L'accent était également mis sur les fonctions collaboratives et le télétravail, via Teams. Entre temps, les utilisateurs de la suite Microsoft 365 (anciennement Office 365) ont pu voir leurs applications installées sur leur ordinateur adopter les mêmes nouveautés. La suite sur abonnement (à partir de 69 euros par an) arbore en effet un nouveau look. On peut désormais opter pour un thème noir, gris foncé, blanc ou en couleur pour toute l'interface de chaque outil de la suite. 

Par ailleurs, les fonctions collaboratives ont également pris place dans l'interface avec les boutons Commentaires et Partager nichés en haut à droite de chaque fenêtre. 

Pour vérifier que vous disposez bien de la dernière version de Microsoft 365, ouvrez par exemple Word. Cliquez sur Fichiers, puis sur Compte en bas de la colonne gauche. Cliquez sur le bouton Options de mise à jour et choisissez Mettre à jour.

Quelles sont les nouveautés d'Office 2021 ?

Disponible à la fois sur Windows et macOS, Office 2021 accueille une version de Teams, son outil de visioconférence et de travail collaboratif, pour un usage personnel.

Le télétravail s'étant fortement intensifié avec la pandémie liée au Covid-19, l'éditeur met encore un peu plus en avant ses outils pour le travail de groupe sur un même projet en s'appuyant notamment sur OneDrive, son service de stockage en ligne qui autorise l'enregistrement de 5 Go de données dans sa version gratuite. "Nous avons intégré de nombreuses fonctionnalités de collaboration déjà disponibles pour Microsoft 365 dans Office 2021. Avec la co-création en temps réel, vous pouvez travailler avec d'autres personnes dans le même document en même temps. Il n'est pas nécessaire d'envoyer des notes ou des e-mails supplémentaires, car tout le monde sera averti lorsqu'un fichier est mis à jour", précise Microsoft.

Office adopte également un nouveau design pour s'harmoniser au mieux avec Windows 11. Les applications présentent une palette de couleurs neutres pour permettre une meilleure concentration. Les fenêtres ont été légèrement redessinées et les rubans d'outils s'ornent d'onglets actualisés et d'indicateurs de présence colorés pour identifier rapidement les personnes qui travaillent simultanément sur le même document. Le mode sombre est également présent, tant sur Windows que macOS pour s'adapter au thème retenu pour le système. Et, pas de panique pour les utilisateurs de Windows : même s'il a été redessiné pour épouser le style de Windows 11, Office 2021 fonctionne aussi sur Windows 10.

Outre un léger rafraîchissement de l'interface de ses applications, Microsoft a ajouté quelques nouveautés à chacun des éléments de sa suite bureautique.

Les nouveautés d'Excel

Le tableur est certainement l'outil qui a bénéficié de la plus grande attention. Il embarque dorénavant la fonction XLOOKUP pour rechercher des éléments dans un tableau ou une plage par ligne. Facile donc de rechercher un terme à identifier dans une colonne et de renvoyer un résultat de la même ligne dans une autre colonne, quel que soit le côté de la colonne de retour. Les tableaux croisés dynamiques profitent de nouvelles formules pour accélérer les calculs comme les perspectives (FILTRE,TRI,TRI.PAR,UNIQUE,SEQUENCE et ARRAY). Au programme aussi, la fonction LET La fonction LET qui affecte des noms aux résultats du calcul afin de garder en mémoire des calculs intermédiaires, des valeurs ou de définir des noms à l'intérieur d'une formule. La fonction XMATCH fait aussi son apparition. Elle permet de rechercher un élément spécifié dans une matrice ou une plage de cellules puis renvoie la position relative de l'élément. La version macOS d'Excel propose également une nouvelle fenêtre. Baptisée Watch, elle permet d'inspecter, d'auditer ou de confirmer les calculs de formules et les résultats dans de grandes feuilles de calcul. Pratique.

Les nouveautés de Word

L'essentiel des améliorations portées à Word sont à trouver dans la version macOS. En effet, Microsoft y a déployé une fonction de lecture à voix haute. Elle permet ainsi de vérifier un document ou un e-mail rédigé pour identifier d'éventuelles erreurs ou simplement pour soulager vos yeux pendant la lecture d'un document. Microsoft précise que le lecteur propose désormais des voix plus naturelles. Le traitement de texte s'orne aussi à présent d'un " lecteur immersif " pour améliorer la capacité de compréhension et l'aisance lors de la lecture. On y trouve plusieurs couleurs de page pour atténuer la fatigue oculaire.

Les nouveautés de PowerPoint

Le logiciel de présentation multimédia s'enrichit lui aussi de nouvelles fonctions. L'enregistrement de diaporama prend désormais également en charge l'enregistrement vidéo du présentateur, l'enregistrement de pointeur laser et l'enregistrement d'entrée manuscrite. Concernant d'ailleurs ce dernier élément, Microsoft a intégré dans Office 2021 une fonction réservée jusque-là à Office 365 : la possibilité de relire les traits d'encre. Elle permet d'illustrer des éléments étape par étape ou d'illustrer un processus de réflexion. Il est possible de masquer ou révéler du contenu sur les diapositives ou encore de mettre en évidence des éléments individuels en les entourant par exemple. À noter que cette fonction se montre également disponible dans Word et Excel. Enfin, les utilisateurs de Mac pourront de leur côté enregistrer une présentation sous forme d'image GIF animée et la partager facilement sur les réseaux sociaux.

Les nouveautés d'Outlook

L'outil de messagerie de Microsoft évolue peu tant dans sa version Windows que macOS. Toutefois, il s'offre à présent un traducteur instantané dans plus de 70 langues. Il voit aussi son moteur de recherche amélioré pour dénicher plus rapidement les messages que vous traquez dans une boîte de réception encombrée.

Quelles sont les versions d'Office 2021 ?

Microsoft a prévu deux possibilités pour obtenir Office 2021. La première consiste à s'abonner à Microsoft 365 – anciennement Office 365. Facturée à partir de 69 euros par an, cette formule repose sur un abonnement et regroupe des applications de la suite bureautique Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher et Access), ainsi que divers services en ligne comme OneDrive, Exchange Online, SharePoint Online, Teams ou Yammer. Elle permet de profiter automatiquement de toutes les mises à jour d'Office sans débourser un centime de plus. Les actuels abonnés qui utilisent actuellement Office 2019 profiteront donc immédiatement d'Office 2021. Microsoft proposera également à l'achat une licence perpétuelle d'Office 2021, non liée à un abonnement. Elle fonctionnera donc ad vitam aeternam ou, tout du moins, tant qu'elle restera compatible avec le système. Elle ne profitera pas de mise à jour de fonctionnalités, mais Microsoft assurera le suivi des mises à jour de sécurité.

À noter par ailleurs, que les entreprises et les organismes gouvernementaux peuvent passer dès aujourd'hui à Office 2021 grâce à la version Office Long Term Servicing Channel (LTSC) qui leur offre un suivi de mises à jour pendant cinq ans (contre sept auparavant).

Enfin, Microsoft n'a pour le moment annoncé aucune évolution pour les outils de sa suite gratuite en ligne qui regroupe Word, Excel et PowerPoint dans une version allégée et uniquement disponible à travers un navigateur Web.

Y a-t-il une version d'Office 2021 pour Mac ?

Microsoft Office est disponible sur Mac depuis des dizaines d'années. La version 2021 ne fait pas exception à la règle et succède à la version 2019 toujours disponible. Elle se décline exactement dans les mêmes moutures que pour PC, à savoir, la suite Microsoft 365, la version perpétuelle Office 2021 et la version LTSC destinée aux entreprises et organismes gouvernementaux. D'ailleurs, les utilisateurs Mac peuvent se frotter gratuitement à Office 2021 dans une préversion de la mouture LTSC (normalement à destination des entreprises) rendue publique par Microsoft depuis le mois d'avril. Il suffit de se rendre sur cette page et de suivre les indications (en anglais) pour installer la suite qui comprend tous les outils, essayer les nouvelles fonctions et se familiariser avec l'interface générale. Cette préversion est valable jusqu'au 17 janvier 2022.

Quels sont les prix d'Office 2021 ?

Pour les abonnés d'Office 365, la mise à jour est transparente et sans frais supplémentaires. En tout cas, pour le grand public et à destination des étudiants puisque les déclinaisons pour les entreprises subiront une hausse de tarif au premier mars 2022. Quant au prix de la version perpétuelle, il est fixé à 299 euros. La version Famille et étudiant (dénuée du logiciel de messagerie Outlook) est de son côté facturée 149 euros . Enfin, la version Famille et petite entreprise (comprenant Outlook) est facturée 249 euros.