Rédiger des e-mails professionnels en anglais

Rédiger un e-mail en anglais est un exercice souvent périlleux dans le cadre de ses activités professionnelles. Risques de contre-sens, de formulations maladroites, de « calques » du français à l'angais : la correspondance professionnelle par e-mail dans la langue de Shakespeare requiert un réel savoir-faire. Pour éviter les pièges courants, voici quelques conseils pratiques et expressions idiomatiques utiles pour composer un e-mail selon différents contextes, et quelques ressources pour aller plus loin dans la maîtrise de l'e-correspondance professionnelle en anglais.

Règles générales

L'objet du mail

Comme en français, le champ objet doit renseigner précisément, et de manière concise sur le contenu du message. Il doit traduire l'acte/la finalité propre à la correspondance. A la lecture de l'objet de l'e-mail, le destinataire doit donc savoir précisément s'il s'agit :

- D'une prise de contact
- D'une requête
- D'une demande de précision
- D'une relance
- D'un acte de candidature
- D'une réclamation
- D'une réponse à une question posée, etc.

Une bonne façon de sélectionner les bons « mots-clés » est de composer l'objet du mail après avoir intégralement rédigé le corps du message, et l'avoir soigneusement relu. Après avoir choisi votre objet, posez-vous une question simple : sans connaître le contenu de l'e-mail, l'objet permet-il d'en cerner clairement le contenu ?

L'entame d'un e-mail

Plusieurs expressions sont admises, et dépendent bien sûr de votre degré de familiarité avec l'interlocuteur, de votre relation hiérarchique avec celui-ci, et de l'historique de vos correspondances. Sachant que de manière générale, les correspondances professionnelles en anglais se font dans un registre moins soutenu qu'en français.

Les salutations

- Salutation informelle : « Hello Mark» voire « Hi Mark » (suppose une égalité, une correspondance suivie)
- Salutation formelle : Dear Mark (neutre), Dear Mr. Smith (très formel, pour s'adresser à un client notamment)
- Destinataire inconnu (ex : candidature) : « To whom it may concern »)

Phrases introductives et corps du message

La phrase d'introduction doit donner une indication précise sur l'objectif de l'e-mail, en cohérence avec l'objet. Il n'est pas nécessaire de se présenter longuement au début du mail, dans la mesure où la signature (il faudra traduire sa fonction exacte en anglais) donne des informations précises sur votre identité. Certaines des phrases suivantes peuvent également être utilisées dans le corps du message :

• Prise de contact

I'm writing in connection with (+ objet du mail)
I am writing with regard to (+ objet du mail)
Your name (ou your email contact) was given to me by... (si besoin de contextualisation)
I am writing to you on behalf of...

• Réponse

Thank you for your consideration on that matter/regarding (à une demande formulée pas vous).
Thank you for your availability/quick answer.

• Message informatif (neutre/positif/négatif)

I'm writing to let you know that (neutre)
I (we) am (are) delighted to tell you that (information positive)
We regret to inform you that (refus suite à une demande de l'interlocuteur)

• Requête

I'd be very grateful if you could (formel)
Would you be so kind as to (formel)
Could you please ? (neutre)

• Relance/suivi

To this day, I haven't received any answer from you regarding... I would like to kindly remind you that...
Further to...
With reference to...

• Remerciements

I (We) would like to express our gratitude for all your help in this matter (très formel)

• Demande d'information/clarification

Could you give me some information/tell me more about...
I'm interested in receiving...
There are several points we don't quite understand regarding... Would you mind giving more details about...

Conclure un e-mail

Plusieurs formules possibles, selon la nature du message

- If you need any additional assistance, please contact me (ex : contact client, après une réponse détaillant une marche à suivre)
- If you need any further information, feel free to contact me.
- Thank you in advance...(requête formulée dans le message)
- I look forward to hearing from you soon

Enfin certaines formules de politesse à la fin d'un email (Yours faithfully, Yours sincerely) sont plutôt du registre de la correspondance écrite, par voie de courrier.

Pour un e-mail, les formules consacrées sont :

- Kind regards
- Best regards
- Regards (entre collègues)

Pièce-jointe, mail transféré

Quatre formules possibles (généralement)

- Please find attached (attachment correspond à « pièce-jointe » en anglais)
- Hereby attached...
- Please find enclosed (plus rarement)
- Please find below (ex : mention d'un texte transféré au destinataire)

Anglais britannique et anglais américain

Certaines particularités langagières/orthographiques différencient l'anglais britannique de l'anglais américain.

Certains dictionnaires bilingues français/anglais ou unilingues en ligne marquent ces différences, à l'image de Wordreference.

Calque de l'anglais au français, structure des phrases, ponctuation

Le « calque » du français à l'anglais est une maladresse fréquente à l'écrit, notamment dans la structuration des phrases et des paragraphes. Certaines structures (concession ? although, opposition, relation de cause à effet, etc) peuvent entraîner des phrases très longues et peu claires.

Pour éviter cet écueil (l'emboîtement de propositions l'une dans l'autre) une astuce consiste à privilégier les phrases courtes et une progression logique, en utilisant des connecteurs logiques (indeed, that's why, besides, however) etc. Voir une courte liste ici

Utiliser également les marques de ponctuation pour souligner la progression logique (les deux points, les parenthèses explicatives, les virgules). Voir ici un guide pratique de la ponctuation en anglais

Quelques liens utiles

Le dictionnaire d'expressions Linguee (qui permet de trouver des formules idiomatiques sur la basse de documents existant)
Expressions utiles pour l'écriture d'e-mails professionnels
Expressions utiles et description de leurs usages (e-mails professionnels) Ce document intitulé « Rédiger des e-mails professionnels en anglais » issu de CommentCaMarche (www.commentcamarche.net) est mis à disposition sous les termes de la licence Creative Commons. Vous pouvez copier, modifier des copies de cette page, dans les conditions fixées par la licence, tant que cette note apparaît clairement.