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Rédiger des e-mails professionnels en anglais

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Rédiger un e-mail en anglais est un exercice souvent périlleux dans le cadre de ses activités professionnelles. Risques de contresens, de formulations maladroites, de calques de l'anglais sur le français... La correspondance professionnelle par e-mail dans la langue de Shakespeare requiert un réel savoir-faire. Pour éviter les pièges courants, voici quelques conseils pratiques et expressions idiomatiques utiles pour composer un e-mail selon différents contextes. Vous trouverez également quelques ressources pour aller plus loin dans la maîtrise de l'e-correspondance professionnelle en anglais.


Pour qui, pour quoi ?

Nombreux sont aujourd’hui les salariés d’une entreprise à travailler pour un groupe international. Tout aussi nombreux sont les professionnels qui, pour des échanges commerciaux, pour des partenariats, pour des demandes de renseignements sur un produit, etc., se retrouvent contraints de contacter des professionnels basés outre-Manche ou outre-Atlantique (ou ailleurs dans le monde). Si la langue de Molière est encore aujourd’hui la langue officielle dans le domaine du sport et des Jeux Olympiques, elle est en revanche très loin d’être utilisée dans les correspondances entre les professionnels de différentes nations. Croire que c’est au destinataire de l’e-mail de traduire votre message dans sa langue d’origine s’apparente aujourd’hui à une véritable faute professionnelle. Il revient donc à nous, Français, de manier l’anglais avec précision pour espérer obtenir une réponse de notre interlocuteur dans de bonnes conditions.

L'objet du mail

Comme en français, le champ "Objet" doit renseigner, précisément et de manière concise, sur le contenu du message. Il doit traduire l'acte/la finalité propre à la correspondance. A la lecture de l'objet de l'e-mail, le destinataire doit donc savoir s'il s'agit :
  • d'une prise de contact ;
  • d'une requête ;
  • d'une demande de précision ;
  • d'une relance ;
  • d'un acte de candidature ;
  • d'une réclamation ;
  • d'une réponse à une question posée, etc.

Une bonne façon de sélectionner les bons "mots-clés" est de composer l'objet du mail après avoir intégralement rédigé le corps du message et l'avoir soigneusement relu. Après avoir choisi votre objet, posez-vous une question simple : sans connaître le contenu de l'e-mail, l'objet permet-il d'en cerner clairement le contenu ?

L'entame d'un e-mail

Plusieurs expressions sont admises et dépendent bien sûr de votre degré de familiarité avec l'interlocuteur, de votre relation hiérarchique avec celui-ci, et de l'historique de vos correspondances. De manière générale, les correspondances professionnelles en anglais se font dans un registre moins soutenu qu'en français.

Les salutations

  • Salutation informelle : "Hello Mark", voire "Hi Mark" (suppose une égalité, une correspondance suivie)
  • Salutation formelle : "Dear Mark" (neutre), "Dear Mr. Smith" (très formel, pour s'adresser à un client notamment)
  • Destinataire inconnu (ex : candidature) : "To whom it may concern"

Phrases introductives et corps du message

La phrase d'introduction doit donner une indication précise sur l'objectif de l'e-mail, en cohérence avec l'objet. Il n'est pas nécessaire de se présenter longuement au début du mail, dans la mesure où la signature donne des informations précises sur votre identité. Certaines des phrases suivantes peuvent également être utilisées dans le corps du message :
  • Prise de contact
    • ""I'm writing in connection with"" (+ objet du mail)
    • ""I am writing with regard to"" (+ objet du mail)
    • ""Your name (your email contact) was given to me by..."" (si besoin de contextualisation)
    • ""I am writing to you on behalf of...""
  • Réponse
    • ""Thank you for your consideration on that matter/regarding"" (à une demande formulée par vous).
    • ""Thank you for your availability/quick answer""
  • Message informatif (neutre/positif/négatif)
    • ""I'm writing to let you know that"" (neutre)
    • ""I (we) am (are) delighted to tell you that"" (information positive)
    • ""We regret to inform you that"" (refus suite à une demande de l'interlocuteur)
  • Requête
    • ""I'd be very grateful if you could"" (formel)
    • ""Would you be so kind as to"" (formel)
    • ""Could you please..."" (neutre)
  • Relance/suivi
    • ""To this day, I haven't received any answer from you regarding..."", ""I would like to kindly remind you that...""
    • ""Further to...""
    • ""With reference to...""
  • Remerciements
    • ""I (We) would like to express my (our) gratitude for all your help in this matter"" (très formel)
  • Demande d'information/clarification
    • ""Could you give me some information/tell me more about...""
    • ""I'm interested in receiving...""
    • ""There are several points we don't quite understand regarding..."", ""Would you mind giving more details about...""

Conclure un e-mail

Plusieurs formules sont possibles, selon la nature du message :
  • ""If you need any additional assistance, please contact me"" (ex : contact client, après une réponse détaillant une marche à suivre) ;
  • ""If you need any further information, feel free to contact me"" ;
  • ""Thank you in advance..."" (requête formulée dans le message) ;
  • ""I look forward to hearing from you soon"".

Enfin, certaines formules de politesse à la fin d'un email (""Yours faithfully"", ""Yours sincerely"") sont plutôt du registre de la correspondance écrite, par voie de courrier. Pour un e-mail, les formules consacrées sont :
  • ""Kind regards"" ;
  • ""Best regards"" ;
  • ""Regards"" (entre collègues).

Pièce jointe, mail transféré

Quatre formules possibles (généralement) :
  • ""Please find attached"" (""attachment"" correspond à « pièce jointe » en anglais) ;
  • ""Hereby attached..."" ;
  • ""Please find enclosed"" (plus rarement) ;
  • ""Please find below"" (ex : mention d'un texte transféré au destinataire).

Anglais britannique et anglais américain

Certaines particularités langagières/orthographiques différencient l'anglais britannique de l'anglais américain. Pensez à vous renseigner, en amont, sur le type d’anglais à utiliser pour votre correspondance, au risque, sinon, de froisser votre interlocuteur (certains Américains apprécient peu les particularités de l’anglais britannique, et inversement).
Certains dictionnaires bilingues français/anglais ou unilingues en ligne marquent ces différences, à l'image de WordReference.

Structure des phrases, ponctuation

Le calque de l'anglais sur le français est une maladresse fréquente à l'écrit, notamment dans la structuration des phrases et des paragraphes. Certaines structures (concession, opposition, relation de cause à effet, etc.) peuvent entraîner des phrases très longues et peu claires.

Pour éviter cet écueil (l'emboîtement de propositions l'une dans l'autre), une astuce consiste à privilégier les phrases courtes et une progression logique, en utilisant des connecteurs logiques (""indeed"", ""that's why"", ""besides"", ""however"", etc.). Nous vous en proposons une <a href=""http://www.anglaisfacile.com/exercices/exercice-anglais-2/exercice-anglais-1457.php"">courte liste ici</a>.
Pour clarifier encore davantage votre e-mail professionnel en anglais, pensez également à utiliser les marques de ponctuation pour souligner la progression logique (les deux-points, les parenthèses explicatives, les virgules). Un guide pratique de la ponctuation en anglais est mis à votre disposition sur <a href=""http://www.wikihow.com/Use-English-Punctuation-Correctly"">cette page</a>.

Attention aux réponses rapides

Vous venez de recevoir un e-mail en anglais ? Prenez le temps de bien le comprendre avant d’y apporter une réponse. Évitez les traducteurs anglais-français classiques disponibles sur le Web. Ceux-ci traduisent souvent mot à mot, et ne reflètent pas certaines subtilités de langage. N’hésitez pas, enfin, à vous inspirer des formulations utilisées par votre interlocuteur pour rédiger votre propre e-mail en anglais.

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Jean-François Pillou

Cet article est régulièrement mis à jour par des experts sous la direction de Jean-François Pillou, fondateur de CommentCaMarche et directeur délégué au développement numérique du groupe Figaro.

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