Catégories et libellés Gmail : comment classer automatiquement les messages
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Catégories et libellés Gmail : comment classer automatiquement les messages

Catégories et libellés Gmail : comment classer automatiquement les messages

Les messages de votre compte Gmail s'amoncellent dans un joyeux désordre ? Organisez votre messagerie en tirant profit de son puissant système de classement par catégories et libellés.

L'un des grands atouts de Gmail face aux autres outils de messagerie, demeure incontestablement son système de classement des messages. Articulé autour de catégories et de libellés (ou étiquettes), cet outil s'avère d'une efficacité redoutable pour ranger automatiquement les messages selon des règles précises. Son seul défaut, c'est sa relative complexité, du moins pour la phase de configuration, tant il regorge d'options pour paramétrer les fonctions de tri. Mais le jeu en vaut vraiment la chandelle car une fois que l'on a compris son principe de fonctionnement, la boîte de réception devient extrêmement lisible. Reste qu'il faut s'y plonger. Pour cela, nous allons vous guider pour personnaliser ce système de classement et organiser vos messages selon vos propres règles. Notez que la plupart des paramètres et outils décrits (à de rares exception près) fonctionnent aussi bien sur la version Web que dans l'appli de Gmail pour mobiles.

Comment fonctionne le système de classement de Gmail ?

Contrairement à d'autres messageries électroniques qui s'appuient sur des dossiers pour classer les messages, Gmail repose, lui, sur deux notions : les catégories et les libellés. Las, le jargon employé par Google prête parfois à confusion. En effet, on trouve mention dans les paramètres de Gmail de "libellés système" et de "libellés" tout court. Et la différence entre les deux est primordiale. La dénomination "libellés" correspond à l'étiquetage personnel que vous pouvez créer et paramétrer pour classer vos messages. Les libellés système quant à eux, correspondent au principe de classement propre à Gmail. Il s'agit des messages suivis, en attente, les spams, placés dans la corbeille, etc. Ces libellés système ne sont ni modifiables ni réglables, mais vous pouvez toutefois choisir de les afficher ou non dans la version Web (pour ordinateur) de Gmail.

  • Avec votre navigateur Web habituel, allez sur votre compte Gmail
  • Dans l'interface du webmail, cliquez sur le bouton Paramètres (l'icône d'engrenage) en haut à droite de la fenêtre.
  • Dans le panneau Configuration rapide qui apparaît, cliquez sur Afficher tous les paramètres.
  • Dans les paramètres, ouvrez l'onglet Libellés.
  • Dans la section Libellés système, cliquez sur Afficher, Masquer ou Afficher si non lus pour régler l'affichage du libellé dans le volet gauche (la couleur noire indique que l'état choisi est actif). La modification est appliquée à la volée.
  • Notez que ce réglage n'est disponible que dans la version Web de Gmail. Il n'est pas possible de modifier l'affichage des libellés système dans l'application mobile.

Comment organiser les messages par catégories dans Gmail sur ordinateur ?

Le système de catégories de Gmail permet de segmenter votre boite de réception en différentes sections réparties dans des onglets ou d'ajouter des libellés spécifiques. Le webmail propose cinq catégories, dont quatre sont facultatives. Il n'est malheureusement pas possible d'en créer de nouvelles. Ces catégories sont :

  • Principale : c'est la seule catégorie obligatoire. Elle contient tous les messages reçus si aucune autre catégorie n'est activée. Le cas échéant, elle contiendra les messages ne correspondant à aucune des autres catégories.
  • Réseaux sociaux :  se nichent ici les messages provenant des réseaux sociaux (Twitter, Facebook, LinkedIn, etc.), des sites de partage, sites de rencontre, etc.
  • Promotions : plutôt puissant, le moteur de filtrage de Gmail repère aisément les -mails à caractère commercial et les publicités. Il viennent se ranger automatiquement ici.
  • Notifications : c'est l'une des catégories les plus sollicitées puisqu'elle regroupe les messages générés automatiquement comme les e-mails de confirmation de commandes, les factures, etc.
  • Forums : s'empilent dans cette dernière catégorie tous les messages provenant de forums, de groupes en ligne ou de listes de diffusion.

Il est possible d'utiliser ces catégories à la fois comme boites de réception séparées (elles s'affichent alors sous forme d'onglets de différentes couleurs dans la page principale de Gmail) ou comme simples libellés qui prennent place de le volet gauche du webmail. On peut aussi recourir simultanément aux deux modes d'affichage. Enfin, si la répartition des messages par catégorie est faite automatiquement par Gmail, il est possible de déplacer manuellement un message d'une catégorie à une autre ou de créer un filtre d'attribution (voir plus bas).

Afficher les catégories dans des onglets séparés

  • Ouvrez Gmail dans votre navigateur.
  • Dans l'interface de Gmail, cliquez sur l'icône des Paramètres (l'engrenage) en haut à droite.
  • Dans le panneau Configuration rapide qui apparaît, cliquez sur Afficher tous les paramètres.
  • Cliquez sur l'onglet Boite de réception dans la page des paramètres.
  • Dans la section Catégories, cochez celles que vous souhaitez afficher ou décochez celles à masquer.
  • Faites défiler la page vers le bas et cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications.
  • Des onglets de boite de réception viendront alors s'afficher sur la fenêtre principale.

Afficher les catégories sous formes de libellés

  • Ouvrez à nouveau la page des Paramètres et cliquez sur l'onglet Libellés.
  • Faites défiler jusqu'à la section Catégories.
  • Deux colonnes sont disponibles pour les libellés des catégories : Afficher dans la liste des libellés et Afficher dans la liste des messages.
  • Dans la colonne Afficher dans la liste des libellés, activez Afficher ou Masquer pour chaque catégorie (la couleur noire indique que l'état est actif). Vous pouvez afficher toutes les catégories en cliquant sur Afficher à la ligne Catégories. Les libellés de catégories vont alors apparaître automatiquement dans la colonne de droite.
  • Faites de même dans la colonne Afficher dans la liste des messages. Avec cette option, le libellé sera directement affiché à gauche du sujet d'un message dans la boite de réception.
  • Dans les deux cas, vous pourrez par la suite retrouver tous les messages associés un libellé en cliquant sur celui-ci (soit dans le menu, soit dans l'intitulé du mail).
  • Notez que les changements effectués sur la version pour ordinateur du webmail sont automatiquement répercutés sur l'application mobile.

Comment organiser les messages par libellés personnels dans Gmail sur ordinateur ?

Les catégories définies par Google sont un bon début mais ne suffisent pas à ranger proprement les e-mails qui s'accumulent dans votre boîte de réception. Il faut donc utiliser votre propre système de libellés pour, par exemple, identifier et retrouver facilement les courriers d'une administration, de votre banque, d'un collègue, etc. C'est sans doute l'outil de classement le plus puissant et le plus utile de Gmail. Voici comment les créer et les utiliser.

  • Dans l'interface de Gmail, cliquez sur l'icône des Paramètres (symbolisée par un rouage) en haut à droite de la fenêtre.
  • Dans le panneau Configuration rapide qui apparaît, cliquez sur Afficher tous les paramètres.
  • Ouvrez l'onglet Libellés et faites défiler la page vers le bas jusqu'à la section Libellés en bas de la page.
  • Cliquez sur le bouton Nouveau libellé.
  • Dans la fenêtre de création, entrez le nom du libellé dans le premier champ.
  • Il est possible d'affilier le nouveau libellé à un autre précédemment créé. Pour cela, cochez la case Imbriquer le libellé sous et choisissez le libellé parent dans le menu déroulant.
  • Cliquez ensuite sur Créer.
  • Le libellé que vous venez d'ajouter s'affiche dans le volet gauche de l'interface générale de Gmail.
  • Passez le pointeur de la souris sur celui-ci puis cliquez sur l'icône avec trois points pour afficher le menu contextuel des options.
  • Depuis ce menu, vous pouvez attribuer une couleur au libellé mais aussi faire en sorte qu'il s'affiche dans la liste des libellés du menu de gauche et dans l'intitulé des messages dans la liste. Vous pouvez aussi supprimer et modifier un libellé ou créer un sous-libellé.
  • À noter que vous pouvez aussi paramétrer l'affichage depuis la liste des Libellés dans l'onglet Libellés des Paramètres.
  • Pour classer un message reçu avec un libellé, sélectionnez-le d'abord dans la liste des messages reçus. Dans la barre d'outils au dessus des messages, cliquez sur l'icône Libellés (celle en forme d'étiquette), puis sélectionnez le libellé à appliquer dans le menu contextuel.
  • Là encore, vous pouvez automatiquement ajouter un libellé à des messages entrants grâce à un système de filtre.

Comment créer un filtre pour classer les messages dans Gmail sur ordinateur ?

Pour ne pas avoir à classer manuellement tous vos messages, vous pouvez créer un filtre de tri qui s'appliquera à tous les messages entrants (même à ceux déjà reçus) correspondant à certains critères. Par exemple, pour classer tous les messages provenant de collègues sous un libellé Travail. Il existe une méthode très simple pour créer des filtres dans la version ordinateur de Gmail.

  • Dans Gmail, cliquez sur le petit triangle à droite du champ de recherche pour afficher la fenêtre d'options de recherche.
  • Dans cette fenêtre, complétez les champs de recherche selon le filtre que vous voulez créer. Par exemple, si vous voulez filtrer tous les messages provenant d'une adresse mail spécifique, saisissez ou collez cette adresse dans le champ De. Si vous voulez filtrer tous les messages avec le même mot ou la même phrase dans l'objet, entrez-les dans le champ Objet, etc. Vous pouvez bien sûr cumuler plusieurs critères.
  • Une fois les champs renseignés, cliquez sur le bouton Créer un filtre à gauche du bouton Rechercher.
  • Dans la nouvelle fenêtre qui s'affiche, vous allez pouvoir paramétrer les actions du filtre. Par exemple, pour appliquer automatiquement un libellé aux message répertoriés selon vos critères, cochez la case Appliquer le libellé puis sélectionnez un libellé dans le menu déroulant.
  • Pour appliquer automatiquement une catégorie, cochez la case Associer à la catégorie et sélectionnez la catégorie dans le menu déroulant
  • Cochez la case Appliquer également ce filtre aux conversations correspondantes si vous voulez appliquer le filtre aux messages déjà reçus.
  • Cliquez sur Créer un filtre pour finaliser l'opération.
  • Grâce à ce filtre, tous les messages entrants correspondant aux critères seront attachés au libellé et ou à la catégorie. Les filtres créés se retrouvent automatiquement dans l'application Gmail pour mobiles. Heureusement puisqu'il n'est pas possible de créer des filtres depuis celle-ci.

Comment organiser les messages par catégories dans l'application mobile Gmail ?

Si vous avez choisi de scinder votre boîte de réception en plusieurs catégories dans Gmail sur votre ordinateur (Principale, Promotions, Notifications, etc.), ce mode est également appliqué dans l'application mobile. Vous pouvez cependant créer ou modifier ce classement depuis l'application mobile Android ou iOS. 

  • Ouvrez l'application Gmail sur votre smartphone ou votre tablette.
  • Ouvrez le menu de Gmail en appuyant sur l'icône avec trois barres horizontales en haut à gauche de l'écran.
  • Faites défiler le menu vers le bas et appuyez sur Paramètres.
  • Sélectionnez votre compte dans la page des Paramètres.
  • Dans les paramètres du compte sélectionné, allez jusqu'à la section Boite de réception.
  • Pressez d'abord la rubrique Type de boite de réception et sélectionnez Boite de réception par défaut.
  • Pressez ensuite la rubrique Catégorie de la boite de réception et sélectionnez les catégories que vous voulez ou non voir apparaître.
  • Les catégories sélectionnées apparaîtront par la suite en haut du menu principal de l'application Gmail.

Comment organiser les messages par libellés personnels dans l'application mobile Gmail ?

Newsletter

Comme pour les catégories, les libellés créés avec la version ordinateur de Gmail sont présents dans l'application mobile. Étonnamment, il n'est pas possible de créer ou modifier des libellés depuis l'application Gmail pour Android. En revanche, l'opération est réalisable avec l'application iOS, même si la création de libellés reste limitée par rapport à ce que l'on peut faire sur ordinateur.

  • Ouvrez l'appli Gmail sur votre iPhone ou votre iPad.
  • Ouvrez le menu principal de Gmail en appuyant sur les trois barres horizontales en haut à gauche de l'écran.
  • Dans le menu qui se déploie, les libellés se trouvent après la Corbeille. Pressez le bouton Créer pour mettre en place un libellé.
  • Entrez le nom du libellé et pressez sur OK.
  • Il est possible d'attribuer des fonctions de filtrage à ce libellé (là encore de façon plus limitée que sur la version pour ordinateur). Pour cela, ouvrez à nouveau le menu principal et cliquez sur Paramètres. Sélectionnez ensuite votre compte Gmail.
  • Dans la page des paramètres du compte, défilez jusqu'à la section Libellés et ouvrez la rubrique Paramètres des libellés.
  • Sélectionnez ensuite le libellé que vous venez de créer pour accéder à sa page de réglage.
  • Sur la page de réglages, cliquez sur Ajouter.
  • Dans la page suivante, entrez un nom ou une adresse dans la ligne De, ou cliquez sur De pour changer le type de filtre (À, Objet, Contient, Ne contient pas). Cliquez sur Et.. pour afficher des champs de filtrage supplémentaires. Une fois tous les critères en place, cliquez sur Enregistrer.
  • Depuis la page de réglage du libellé, vous pouvez aussi modifier son nom et le supprimer.
  • Si la création de libellés sur mobile est réservée à iOS, vous pouvez bien entendu attribuer un libellé existant à des e-mails reçus aussi bien depuis l'application Android qu'iOS. Voici comment faire. Pour cela, dans l'application Gmail, pressez l'avatar (ou la lettre) identifiant l'auteur du message à gauche de celui-ci pour afficher une case cochée. Vous pouvez sélectionner plusieurs messages de cette manière.
  • Une fois le ou les messages sélectionnés, appuyez sur les points de suspension tout en haut à droite de l'écran
  • Dans le menu contextuel, appuyez sur Changer de libellé.
  • Choisissez le libellé souhaité en cochant la case correspondante, puis validez en pressant l'icône coche en haut à droite de l'écran.