Générer une réponse automatique avec Outlook

Vous voulez envoyer systématiquement à vos correspondants un message comme quoi vous avez bien reçu votre courrier ou êtes en congés ? Créez une réponse type - un accusé de réception par exemple - et configurez Outlook Express pour qu'il l'utilise automatiquement.

Vous devez tout d’abord créer la réponse-type. Éditez un nouveau message, tapez votre texte, puis enregistrez-le au format requis, en déroulant le menu Fichier et en sélectionnant Enregistrer sous.... Celui-ci peut-être le format Mail (*.eml), texte, news ou HTML. Préférez le format texte.



Il vous faut ensuite définir une « règle » de courrier pour préciser au logiciel les critères d’envoi de la réponse automatique. Déroulez le menu Outils et sélectionnez Règles de message puis Courrier...


Si c’est la première règle de courrier que vous créez, Outlook Express vous propose directement de la définir. Sinon créez une règle en cliquant sur Nouveau.



• Le cadre 1 vous permet de préciser les critères de sélection du message. Ils peuvent être aussi bien des mots compris dans l’objet du message que des adresses e-mail présentes dans les entêtes du courrier. Si vous voulez que l’action s’applique à tous les messages que vous recevez, cochez la dernière option Pour tous les messages.
• Dans le cadre 2, cochez ensuite l’action Répondre en utilisant message.
• Dans le cadre 3, sélectionnez votre réponse en cliquant sur le lien message. Le logiciel vous permet alors de parcourir votre disque dur pour indiquer l’emplacement de la réponse-type que vous avez préparée.
• Donnez enfin un nom explicite à la règle créée dans le cadre 4 et validez.

Le logiciel vous affiche alors la liste des règles définies, dont celle que vous venez de créer. Les règles qui sont cochées sont actives. Pour les désactiver, il suffit de les décocher. Vous pouvez aussi modifier une règle en la sélectionnant dans la liste et en cliquant sur modifier. Cliquez sur OK pour quitter la fenêtre


NB : L’option de réponse automatique peut avoir de fâcheuse conséquences pour les listes de discussion. Pensez bien à tous ceux qui postent dans une liste et reçoivent 30 mails en retour du type "J’ai bien reçu votre message" ou "Je suis en vacances, je lirai votre message à mon retour" !


AQUARIO

ou plus simple

Réponse automatique aux courriels

S'il est important pour vous que vos correspondants soit au courant de votre absence et que souhaitez le faire sans faire appel aux services d’une messagerie automatique. Voici ce qu'il faut faire :

Dans Outlook, cliquez sur Nouveau message. Sur la ligne objet ,
écrivez par exemple : «absente jusqu’à lundi le 26»
et rédigez un accusé de réception comme suit:

À : (vide)
Cc : (vide)
Objet : absente jusqu’à lundi le 25

Dans le corps du message :
Veuillez noter que je serai absente jusqu’à lundi le 25 novembre.

Enregistrez ensuite votre message intitulé réponse automatique sur le bureau
dans le classeur Mes Documents. Il vous sera facile de le modifier par la suite au besoin.
Pour ce faire, cliquez sur Fichier / Enregistrer sous / Mes Documents, et donnez-lui le nom de «absence».
Cette étape franchie, retournez dans Outlook. Vous avez ici 2 options, dépendant de la version du logiciel.

La première:
Dans la fenêtre "Nouvelle règle de courrier" du menu Outils,
dans le tableau 1 (Sélectionnez les conditions pour votre règle), cochez la ligne "Pour tous les messages".
Dans le tableau 2 (Sélectionnez les actions pour votre règle), cochez la ligne "Répondre en utilisant message".
Dans le tableau 3, (Description de la règle), cliquez sur la ligne "Répondre en utilisant message" et indiquez
l’endroit où se trouve le message de réponse que vous venez d’enregistrer dans Mes Documents.
Dans le tableau 4 (Nom de la règle), donnez un nom à cette nouvelle règle de courrier (exemple : Règle de courrier #1).

De retour dans la fenêtre Nouvelle règle de courrier, vous verrez que pour tous les courriels reçus une réponse sera envoyée en utilisant le message dont le chemin d’accès est C:\Mes Documents\absente.eml

La deuxième:

Dans Outlook, cliquez sur le menu Outils, choisissez Gestionnaire de la boîte de réception.
Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur Ajouter. Une fenêtre Propriétés s’ouvrira.
Cochez les lignes: Tous les messages et Compte. Dans le tableau du bas, cochez Répondre avec et cliquez sur Parcourir. Il vous suffit alors d’indiquer le chemin C:\Mes Documents\, de cliquer sur absente et de confirmer en cliquant à nouveau sur Ouvrir, puis sur OK.

Au retour, vous n'aurez qu’à prendre connaissance des messages entrés et à donner suite à ceux que vous désirez.

AQUARIO