Le copier-coller de Word devient enfin beaucoup plus pratique
Une mise à jour discrète vient modifier le comportement par défaut du copier-coller dans Word. Désormais, le texte copié à partir d'un site ou d'une autre application s'intègrera beaucoup mieux dans vos documents.
Le célèbre traitement de texte de Microsoft vient de recevoir une petite mise à jour concernant l'une de ses fonctions les plus utilisées, le copier-coller. Actuellement, lors du collage d'un texte provenant d'une source externe à Word, comme une page Web, un fichier PDF ou une autre application, le premier résultat n'est souvent pas satisfaisant et le contenu copié ne s'intègre pas toujours bien avec la mise en forme du document de destination. Cela vient du comportement par défaut de la fonction copier-coller, qui récupère automatiquement les propriétés de mise en forme de la source du contenu collé, comme la police et la taille des caractères, les couleurs d'arrière-plan ou les bordures de paragraphes.
Bien souvent, ce n'est pas la résultat attendu par l’utilisateur et il faut alors utiliser l'outil des options de collage, en cliquant sur le petit menu contextuel qui apparaît après application du copier-coller ou en appuyant sur le raccourci clavier Ctrl, afin de choisir parmi l'un des trois modes de collage disponibles, à savoir Conserver la mise en forme source (l'option par défaut), Fusionner la mise en forme et Conserver uniquement le texte. C'est souvent la deuxième option, Fusionner la mise en forme, qui offre les meilleurs résultats, car elle permet de conserver les éléments de style de la source (gras, souligné, liste à puces, tableaux) tout en adaptant certains paramètres du texte (police et taille de caractères, espacement des paragraphes) au document de destination.
Suite aux demandes de longue date de nombreux utilisateurs, l'équipe de développement de Microsoft 365 (anciennement Microsoft Office) vient d'annoncer, dans une note sur le blog Microsoft 365 Insider, que le comportement du copier-coller dans Word allait être modifié et que l'option Fusionner la mise en forme serait désormais le mode par défaut pour les collages de contenus provenant de sources externes. Ainsi, le premier résultat obtenu lors du collage dans Word d'un texte provenant d'une autre application sera probablement plus conforme aux attentes de la majorité des utilisateurs, en conservant une meilleur cohérence avec le reste du document de destination.
Notons qu'il était déjà possible de paramétrer l'option de collage utilisée par défaut pour chaque type de copier-coller (au sein du même document Word, entre documents Word, entre documents avec des styles incompatibles et à partir d'autres applications) depuis le menu Fichier > Options > Options avancées, dans la section Couper, copier et coller. Ce changement n'est donc pas une nouveauté totale mais simplement la modification d'un comportement par défaut, ce qui devrait toutefois aider beaucoup de personnes qui utilisent Word au quotidien dans leur travail mais n'ont ni le temps ni l'envie de fouiller dans les paramètres pour trouver une option en particulier, dont ils ignorent souvent l'existence.
Ce nouveau comportement par défaut du copier-coller dans Word est d'ores et déjà disponible pour les utilisateurs de la version 2405 (Build 17624.20000) du traitement de texte de Microsoft. Si votre propre version de l'application n'a pas encore reçu la mise à jour, vous pouvez toujours modifier manuellement le mode de collage par défaut dans le menu des options indiqué dans le paragraphe précédent et montré sur la capture d'écran ci-dessus. Toutefois, notez que la possibilité de définir l'option de collage par défaut pour les différents types de copier-coller n'est pas disponible dans les applications Word pour le Web et Word pour macOS.