Cette fonction toute bête d'Office fait gagner un temps fou au quotidien pour taper du texte

Cette fonction toute bête d'Office fait gagner un temps fou au quotidien pour taper du texte

Si vous passez beaucoup de temps à rédiger des mails sur Outlook, à écrire des documents Word ou à créer des présentations PowerPoint, cette petite astuce pourrait vous simplifier la vie.

Peu importe votre métier ou votre activité, il y a de grandes chances pour que vous utilisiez un ordinateur au quotidien, et qu'une partie non négligeable de vos tâches consiste à envoyer des mails ou à rédiger des documents. Et comme une majorité de personnes dans le monde du travail, vous utilisez certainement différentes applications de la suite Microsoft Office, telles que Outlook, Word ou encore PowerPoint.

Ça tombe bien, ces trois logiciels disposent tous d'une fonction très pratique qui peut grandement améliorer votre confort, votre rapidité et votre qualité d'écriture au quotidien. Vous l'utilisez d'ailleurs très probablement déjà sans y penser, mais vous n'en exploitez peut-être pas tout le potentiel. Cet outil, c'est le correcteur orthographique intégré aux applications de la suite Microsoft Office.

En plus de vous permettre de rectifier sans effort vos erreurs de frappe ou vos fautes d'orthographe, le correcteur automatique propose un mécanisme intéressant qui peut être employé à votre avantage : la correction en cours de frappe. Ce système, qui effectue les modifications et corrections de votre texte à la volée, pendant la saisie, peut en effet être personnalisé pour rendre l'écriture encore plus simple.

© CCM

Dans ses paramètres, le correcteur orthographique s'appuie sur une table de correspondance qui associe certains mots ou chaînes de caractères à d'autres, afin d'effectuer le remplacement à la volée pendant la saisie. C'est grâce à cette table que, par exemple, lorsque vous écrivez "vis à vis" (sans les traits d'union), votre logiciel le remplace alors par "vis-à-vis" lorsque vous appuyez sur la barre d'espace.

Et la bonne nouvelle, c'est que ce "dictionnaire de remplacement" est personnalisable et que vous pouvez y ajouter vos propres entrées. De cette façon, vous pouvez utiliser le correcteur orthographique pour remplacer automatiquement des abréviations ou des acronymes que vous utilisez couramment par des mots ou des expressions entières de votre choix, et gagner un temps précieux au quotidien.

Pour ce faire, ouvrez d'abord l'une des applications Outlook, Word ou PowerPoint, puis cliquez sur l'onglet Fichier et sur le bouton Options en bas à gauche. Dans la fenêtre des options, rendez-vous dans la section Vérification puis cliquez sur le bouton Options de correction automatique. Là, vérifiez que la case Correction en cours de frappe est bien cochée, puis jetez un œil au tableau en dessous.

C'est la fameuse table de correspondance évoquée plus haut, qui contient déjà un grand nombre d'entrées que vous pouvez parcourir. Pour ajouter les vôtres, cliquez simplement dans le champ vide sous Remplacer et saisissez votre abréviation ou votre acronyme, puis cliquez dans le champ vide juste à droite sous Par, et entrez alors le mot ou l'expression entière que vous souhaitez obtenir.

Vous pouvez par exemple associer "cdlt" à "Cordialement", "bàv" à "Bien à vous", "c-r" à "compte-rendu" ou encore "p-v" à "procès-verbal". Et pour valider votre nouvelle entrée, cliquez enfin sur le bouton Ajouter sous la table de correspondance. Une fois ceci fait, les abréviations et acronymes que vous avez indiqués dans la liste seront automatiquement remplacés par la chaîne de caractères que vous leur avez associé, dès que vous appuierez sur la barre d'espace pendant votre saisie.

Évidemment, vous pourrez modifier la table de remplacement du correcteur orthographique autant de fois que vous le souhaitez. En retournant dans les Options de correction automatique et en cliquant sur l'une des lignes de la table, vous pourrez changer le texte de départ et de remplacement en modifiant les champs Remplacer et Par, ou même supprimer totalement une entrée en cliquant sur le bouton Supprimer situé sous le tableau.