Tout le monde fait cette erreur avec Excel - ce n'est pas la bonne façon de créer un tableau

Tout le monde fait cette erreur avec Excel - ce n'est pas la bonne façon de créer un tableau

Beaucoup de gens utilisent Excel au quotidien. Mais la plupart passent pourtant à côté de l'une de ses fonctions les plus pratiques pour une opération élémentaire : la création de tableaux.

Excel, le célèbre tableur de Microsoft, est un outil absolument incontournable, notamment en entreprise. L'étendue de ses fonctions et de ses capacités en font presque un logiciel à tout faire. Certains s'en servent pour programmer des applications de gestion complètes, pour créer un ordinateur virtuel, ou même pour jouer à Doom, le vénérable jeu de tir des années 90 !

Plus proche des besoins de tous les jours, Excel dispose de bon nombre d'outils très pratiques, qui peuvent grandement faciliter la vie et le travail au quotidien. Et l'un d'entre eux reste étonnamment méconnu de nos jours, bien qu'il ait été introduit il y a déjà plusieurs années et qu'il concerne l'activité la plus élémentaire et la plus courante qui soit pour un tableur : créer et saisir des tableaux.

Que ce soit pour établir une liste de fournisseurs, tenir un registre d'achats, suivre les résultats d'une équipe sportive ou compiler des relevés météo, il faut saisir des données dans un tableau. Pour ce faire, il est évidemment possible d'ouvrir une feuille de calcul vierge et de simplement entrer les données dans les différentes cellules. Mais il existe une méthode beaucoup plus efficace et structurée : l'outil Tableau.

© CCM

Pour utiliser cette fonction très pratique, il suffit de sélectionner une zone de la feuille de calcul, vierge ou contenant des données, de sélectionner l'onglet Accueil dans la barre d'outils, puis de cliquer sur le bouton Mettre sous forme de tableau et enfin de choisir un modèle parmi ceux proposés. En un instant, la plage de cellules sélectionnée se transforme en un tableau à l'allure professionnelle.

Au-delà du seul aspect esthétique, cette conversion en tableau offre de nombreux avantages, à la fois en termes de saisie et d'analyse de données. Une fois créé, un nouvel onglet nommé Création de tableau apparaît dans la barre d'outils, et celui-ci contient plusieurs fonctions et options particulièrement utiles pour travailler rapidement et efficacement.

Tout d'abord, il est possible d'ajouter en un clic un Bouton de filtre aux en-têtes de colonnes ou une Ligne de total eu pied du tableau, sans avoir à écrire aucune formule. Ensuite, le tableau permet d'appliquer automatiquement certaines mises à forme, comme coloré une ligne ou une colonne sur deux, ou mettre en évidence la première ou la dernière colonne.

Surtout, la saisie de données est grandement facilité. En effet, plus besoin d'insérer manuellement de nouvelles lignes puis de reproduire la mise en forme : il suffit de se trouver dans la dernière cellule du tableau, celle en bas à droite juste au-dessus du total, et d'appuyer sur la touche Tab du clavier. Une nouvelle ligne est alors automatiquement créée, avec la bonne mise en forme.

Encore plus facile, il est possible d'étendre le tableau à l'aide de la souris. Pour cela, il faut simplement cliquer sur le coin inférieur droit du tableau, puis "tirer" vers le bas pour insérer de nouvelles lignes, ou vers la droite pour ajouter de nouvelles colonnes. Et dans les deux cas, les couleurs, les bordures et autres mises en forme sont conservées.

Concernant les calculs et l'analyse, notons que les formules saisies dans une colonne sont automatiquement reportées sur les nouvelles lignes créées, avec adaptation des références. Enfin, cerise sur le gâteau, la zone transformée en tableau peut désormais être désignée par un nom dans les formules de calculs (Tableau1, ListeVentes, etc.), plutôt que par ses coordonnées (B5:M70, etc.).

Enfin, notons que les outils qui s'appuient sur des sources de données, tels que les listes déroulantes, les graphiques ou les tableaux croisés dynamiques, seront mis à jour de façon beaucoup plus fiable s'ils sont liés à un tableau plutôt qu'à une simple plage de données. Ainsi, pour profiter du plein potentiel d'Excel, accélérer votre saisie et sécuriser vos calculs, vous avez tout intérêt à vous familiariser avec la fonction Tableau et à l'utiliser autant que possible !