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Principe d'édition de descriptif/ devis/facture/commande

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Base de données et document associé





Pourquoi cette astuce ?

De nombreux sites, liens, blogs, tutos l'ont déjà expliqué, détaillé et approfondi :
"Comment utiliser une base de données (liste de renseignements) pour faciliter l'élaboration d'un document de type devis, facture, bon de commande, bon de livraison ou fiche d'article ?".
Il reste cependant des débutants qui posent encore la question, ou qui trouvent les explications disponibles trop compliquées. L'ambition de cette astuce est de proposer une méthodologie simple mais efficace.
Pour bien suivre, ouvrir le fichier http://cjoint.com/?CGzcdhp8Llq=

Procédure

1) Dans la feuille 1 "Produits", saisir, ligne par ligne, tous les renseignements relatifs à chaque article, la désignation (sans doublon) des articles étant dans la première colonne de la base (tableau).
2) Utiliser la première ligne du tableau pour l'intitulé des différents champs : désignation, référence, marque, modèle, prix unitaire, couleur, conditionnement ...
3) Définir un nom pour la plage de données, par exemple "MaBase".
4) Définir un nom pour les cellules de la première colonne de la plage, par exemple "MonNom".
5) Utiliser "MonNom" pour créer une liste déroulante dans la feuille 2 "Devis" ; ainsi on est certain de n'appeler que des produits existants, et avec leur orthographe correcte.
6) Utiliser "MaBase" pour renseigner les cellules qui devront afficher dans "Devis", grâce à la fonction RECHERCHEV, les différentes données relatives au produit sélectionné par la liste déroulante.

Descriptif

D'autres feuilles, dans le même classeur, peuvent être élaborées pour donner un autre type d'imprimé (facture, bon ...), en récupérant les données dans la même base.
C'est ainsi que l'on peut créer des descriptifs (feuilles éditables).
Ils sont recommandés pour établir des fiches (stock, adhérent, identité ...)

Observations

a - Pour une consultation plus aisée de la liste déroulante, on veillera à ce que la base soit triée par ordre alphabétique.
b - Si on doit ajouter des articles, il faut insérer des lignes après la première mais avant la dernière ligne existantes, et au besoin refaire le tri.
c - On peut à tout moment ajouter des colonnes.
d - Attention : en cas de mise à jour des données, seules les nouvelles insertions prendront les valeurs modifiées ; les données déjà récupérées ne se mettent pas à jour de façon dynamique (automatique) !

Rappels

a - Pour créer une liste déroulante de cellule, passer par l'onglet "Données" et la commande "Validation des données" avec Autoriser/Liste, et pour la source saisir "=MonNom".
b - Une base de données ne doit contenir ni ligne, ni colonne vide, et pas de cellules fusionnées !

Astuces connexes

http://www.commentcamarche.net/faq/33904-liste-deroulante-de-cellule-simple
http://www.commentcamarche.net/faq/33905-listes-deroulantes-de-cellule-en-cascade
http://www.commentcamarche.net/faq/47761-liste-deroulante-en-cascade-sans-plage-nommee
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Jean-François Pillou

Cet article est régulièrement mis à jour par des experts sous la direction de Jean-François Pillou, fondateur de CommentCaMarche et directeur délégué au développement numérique du groupe Figaro.

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