Un wiki pour capitaliser les connaissances et l’expertise d’une entreprise

Un wiki pour capitaliser les connaissances et l’expertise d’une entreprise
Capitaliser les connaissances et l’expertise de ses collaborateurs est un enjeu fondamental dans une organisation comme la Fédération Nationale d’Agriculture Biologique (FNAB), qui gère une multitude de structures indépendantes et où le turn-over est important. Julien Adda, Délégué général de la FNAB, explique en quoi la plateforme collaborative XWiki répond aux besoins de capitalisation de l’expérience et permet de partager en un seul et même endroit des savoirs et de la documentation.


Comment ça marche – Combien de membres, de groupements départementaux et régionaux compte la FNAB ?
Julien ADDA – La Fédération compte 90 groupes départementaux sur la métropole, 300 salariés et regroupe près de 26 000 producteurs bio. Les membres des conseils d’administration des groupes départementaux représentent 1000 à 1500 personnes.

CCM – Quels étaient les besoins de la FNAB au moment de faire appel à XWiki ?
JA – L’objectif de la FNAB est de « faire réseau », de mettre de l’horizontal dans la gestion de la communication. Avant l’utilisation de XWiki, nous étions plutôt dans une logique fédérale, avec une multitude de structures indépendantes.

CCM – Quelle solution utilisiez-vous avant pour communiquer ?
JA – Auparavant, la Fédération était dans une logique verticale où l’on fonctionnait par mails, uniquement dans le sens émetteur > récepteur, avec des réunions physiques de temps à autre, qui regroupait les gens par thématique, par champs de compétences. XWiki fait la jonction entre ces modes de communication, l’outil s’inscrit dans la continuité du travail collaboratif.

CCM – Quelles étaient les limites ?
JA – En fait, XWiki ne s’est substitué ni aux mails, ni aux réunions, que nous continuons d’utiliser, c’est un outil complémentaire.
La limite de ces modes de communication, c’est qu’il n’y avait pas de mutualisation des connaissances et qu’ils sont limités à un ou des groupes de personnes, de façon disparate. Au sein de notre Fédération, il y a une problématique de transmission du savoir et en plus un turnover assez important. Les nouveaux salariés doivent sans cesse se réapproprier les savoirs, les expertises… Il fallait plus de transversalité et de collaboratif au sein de la FNAB.

CCM – Comment avez-vous connu cette plateforme collaborative et pourquoi l’avoir choisie ?
JA – Par internet, en faisant une veille Google car je cherchais une solution collaborative de ce genre.

CCM – Que vous permet-elle de faire ? En quoi répond-elle aux besoins de la FNAB ?
JA – XWiki est une plateforme interne au sein de notre réseau. C’est à la fois un annuaire et un site de réseau. Il permet de construire des espaces collaboratifs par thématiques, de regrouper de la documentation dans les espaces dédiés via des applications spécifiques : veille, fichiers, débats (avec l’application forum), collaboratif (avec la construction de documents partagés). WXiki propose des outils similaires à Google Drive.
En plus, sur chaque espace, on peut publier des actualités (grâce à la fonction blog) et les commenter (grâce à une fonction collaborative).

CCM – Comment vous en servez-vous en interne ?
JA – Nous avons structuré l’architecture de la plateforme. Nous possédions le contenu, il nous a suffi d’envoyer une invitation aux membres par profil. Puis nous avons fait connaître l’outil aux membres à l’outil, par le biais d’une formation décentralisée qui a fait un tour de la France.
La plateforme est très simple d’usage. Après, c’est aux membres de se l’approprier. Par exemple, chaque référent doit prendre l’habitude de renvoyer les interlocuteurs de la FNAB vers la plateforme.

CCM – L’utilisation d’une solution open source est un choix ?
JA – Ce choix n’est pas neutre, on a l’habitude de travailler sur de l’open source, même si nous sommes plus bénéficiaires que contributeurs !

CCM – La plateforme est-elle sécurisée ?
JA – La plateforme est privée, dans ce sens elle est sécurisée. Nous avons la possibilité de faire un espace visible au public, que l’on peut paramétrer afin que tout le monde ne puisse pas accéder au reste. D’ailleurs, ce n’est pas parce que la plateforme est privée que l’on peut mettre n’importe quoi !

CCM – Quels sont ses avantages ? Les plus, ce que vous aimez bien dans cet outil ?
JA – Elle se gère comme un site internet, on peut y mettre nos actualités en intranet. On peut publier du contenu de façon beaucoup plus réactive que ce que nous permettent de faire nos lettres d’information mensuelles. Il y a en plus une logique de réseaux sociaux avec la possibilité de mise en avant des compétences et de contact entre les membres, via leurs centres d’intérêt et leur expertise. J’aime aussi la dimension militante de cet outil qui permet démocratiser le partage du savoir et des acquis.

CCM – Quel est son coût ?
JA – 8000€ pour l’hébergement et la maintenance.

CCM – Si vous deviez rajouter quelque chose à la solution, une fonctionnalité ou autre ?
JA – Nous avons transmis une liste à XWiki car la plateforme est évolutive. Nous avons par exemple demandé la fonction copier/coller, la possibilité de paramétrer les compétences des membres, de pouvoir mieux gérer les espaces collaboratifs pour avoir plus de visibilité. Nous avons aussi eu la possibilité de demander d’ajouter des applications supplémentaires spécifiques à notre activité, mais cette option a un coût.

CCM – Pour quels types d’entreprise recommanderiez-vous cet outil ?
JA – Beaucoup de structures qui sont dans l’expertise comme la FNAB, qui ont besoin de coordination, avec plusieurs structures indépendantes, pour partager un savoir.

Repères

XWiki SAS

  • Société française spécialisée dans l’usage des wikis et les solutions professionnelles répondant à tous les besoins de collaboration des organisations.
  • Créée en 2004 par Ludovic Dubost.
  • 40 employés en France (Paris), Roumanie et Algérie.
  • XWiki SAS est le leader des solutions open source, collaboratives et professionnelles.
  • En savoir plus sur la plateforme collaborative https://xwiki.com/fr/

FNAB

  • La Fédération Nationale de l’Agriculture Biologique est un réseau professionnel agricole spécialisé en agriculture biologique en France créé en 1978.
  • Site officiel de la FNAB