Mieux communiquer et partager dans une entreprise multi-sites

Mieux communiquer et partager dans une entreprise multi-sites
La Ruche qui dit oui ! est passée en quatre ans d'une start-up de 5 personnes à une grosse PME internationale de 80 personnes. Cette entreprise propose de mettre en relation des consommateurs et des producteurs locaux. Les internautes passent une commande groupée à un producteur, les produits sont récupérés à la "ruche" locale.

Pour animer ce réseau de 700 ruches, 100 000 membres et de 4000 producteurs, il y a la Ruche MAMA ; c'est à dire les salariés du "siège" parisien, des bureaux régionaux à Lille, Lyon, Toulouse, Nantes... et des bureaux internationaux à Londres, Turin, Barcelone, Madrid...

Pour conserver l'esprit fondateur de la start-up et réduire les distances géographiques, mais aussi permettre le partage et la communication immédiate, l'entreprise a semble-t-il trouvé son Graal : l'outil d'échange et de discussion en temps réel Slack.

Clément Dietschy, directeur des systèmes d'information nous explique comment Slack s'est imposé dans l'entreprise et ses bénéfices pour la Ruche MAMA.

Ndlr. A la Ruche qui dit oui! le tutoiement est de rigueur ce qui explique l'usage de ce mode dans cette interview.


CCM : Avant d'utiliser Slack quels outils avais-tu mis en place ?

Clément Dietschy :
Nous avions Google Apps et nous utilisions les produits de cette suite. Mail, Agenda, Hangout, etc. De son côté l'équipe de développement pour la communication en temps réel sur les projets avait mis en place un chat IRC. Une pratique habituelle notamment avec les développeurs qui utilisent les méthodes agiles.

CCM : Et comment tu te retrouves à déployer Slack dans toute l'entreprise ?

CD :
au départ, ce sont les développeurs qui l'ont découvert et utilisé. Ils étaient deux ou trois à avoir créé des "channels" (fils de discussion ou chat dans la terminologie Slack) puis de plus en plus en nombreux. Au final, ils ont délaissé IRC pour cette plateforme. Ensuite, nous avons déployé la solution à tout le monde. Ou plutôt, pour être précis, la solution a été adoptée par de plus en plus de collaborateurs. L'appropriation est si facile qu'il n'y a pas d'effort de promotion à produire. D'ailleurs notre guide d'utilisation se limite à : la création d'un profil et à la connexion. Pas besoin de tuto.

CCM : tu aurais pu aussi choisir Basecamp ou Yammer ou conserver Google Apps?

CD :
en fait, ce qui nous intéresse dans Slack c'est que ce n'est pas un outil orienté "travail" à l'inverse de Basecamp ou Yammer. Ce que nous recherchions et avons obtenu avec Slack c'est de retrouver de la proximité (malgré l'éloignement des équipes), de l'humain, de l'ambiance. Sur notre espace tu vois aussi bien des équipes qui "transpirent" sur un dev que des groupes qui font une pause en échangeant des vidéos marrantes. C'est plus ouvert, moins fermé, plus "inclusif" que les solutions que nous connaissions jusque là.
Mais c'est aussi un outil de communication en temps réel très efficace pour diffuser des alertes, des informations importantes, etc.

CCM : Tu parles d'appropriation facile par les utilisateurs...

CD :
La stratégie de Slack est hyper adaptée à des entreprises comme la nôtre. D'abord, ils s'adressent directement à un seul public dont ils partagent la culture, les développeurs. Ce sont eux, ensuite qui font la promotion en interne. Ensuite, le système de facturation est lié à l'usage réel de la solution, c'est à dire que seuls les comptes actifs sont payants. Et pour des start-up, c'est un point important : il n'y a pas d'investissement, uniquement un coût réel d'exploitation.

CCM : Les limites...s'il y en a ;)

CD :
C'est bien un outil du temps réel, il ne faut surtout pas penser que cela rendra intelligent sur le long terme. Il y a une fonctionnalité que je voudrais voir plus utilisée par les équipes, c'est l'indexation de documents dans Slack. L'outil est très performant (plus que celui de Google) et cela permettrait justement de capitaliser sur les échanges d'informations et créer une sorte de base de connaissance en temps réel.

Repères

La Ruche qui dit oui !

  • Plateforme d'échanges entre les particuliers et les producteurs avec 700 ruches locales,
  • Création en 2011,
  • La Ruche Mama (entreprise) : En 2015, 80 collaborateurs sur plus d'une dizaine de sites en France et en Europe,
  • Site Internet de la Ruche qui dit oui !,
  • L'ADN de la Ruche : les circuits courts

Slack

  • Plateforme d'échanges en temps réel pour entreprise,
  • Discuter autour d'un projet ou d'une idée avec la création de "channel" public ou de groupes privés,
  • Possibilité d'intègrer les solutions existantes, notamment Google Agenda et Gmail,
  • Facturation au compte actif,
  • Le site internet Slack