Factures dématérialisées : du cash supplémentaire

Factures dématérialisées : du cash supplémentaire
Récemment, l'Etat a décidé de mettre un coup d'accélérateur à la dématérialisation des factures auprès de ses services. A l'horizon 2020 et selon un calendrier qui débute en 2017, il obligera tous ses fournisseurs à lui transmettre leurs factures sous format électronique. Un volontarisme qui se veut exemplaire d'autant que des progrès restent à faire : en 2013, sur 4 millions de factures envoyées à l'Etat, seules 6 000 l'étaient par voie dématérialisée (selon l'Agence pour l'informatique financière de l'Etat).

Autres chiffres : d'après une étude Yooz menée par MARKESS, les entreprises considérées comme matures pour les factures électroniques, près de la moitié sont effectivement passées à la dématérialisation.

Autre enseignement à tirer de l'étude MARKESS : un décideur sur deux considère la gestion des factures comme « un point critique » pour leur entreprise. Coûteuse et chronophage, cette tâche à faible valeur ajoutée pèse sur les plannings des services administratifs, des comptables et des secrétaires. Dans les petites structures, même le chef d'entreprise met la main à la pâte.

Chez Atlantiq, voilà près de 6 ans que les flux factures sont dématérialisés. Antoine Bauche est cofondateur de cette société spécialiste depuis 2011 du traitement des flux administratifs et financiers et de la prise en charge du besoin en fonds de roulement des entreprises (BFR). Il nous explique quand, pourquoi et comment le traitement des factures est passé au tout numérique avec Numen, spécialiste de la gestion électronique de documents.


Comment ça marche : Dans quel contexte Atlantiq a-t-elle fait le choix de la dématérialisation des factures ?

Antoine Bauche
: peu après la création de la société, nous avons dû faire face à un flux très importants de documents comptables. Pour réussir à traiter ce volume, la facture numérique était impérative. En parallèle, nos clients et nos fournisseurs les plus importants exigeaient un traitement numérique de leurs factures.
Notre premier réflexe a été d'investir dans un scanner pour capturer les données rapidement mais selon moi, ce n'est pas le travail de l'entreprise. Il existe des spécialistes, autant faire appel à eux. C'est ce que nous avons fait en nous tournant vers Numen.

CCM : Quel volume gérez-vous ?

AB
: Nous émettons 100 000 factures sortantes par an de manière dématérialisée. Seules 5 000 sont encore traitées sous format papier.

CCM : Existe-t-il une taille critique au-delà de laquelle une entreprise doit y passer ?

AB
: Pour les factures entrantes, en-dessous de 50 fournisseurs, le papier reste gérable à mon avis. Mais, à partir du moment où vous voulez travailler avec des grands comptes, clients ou fournisseurs, la dématérialisation devient vite une obligation. Idem pour les factures sortantes, si l'on souhaite travailler avec des grands groupes, il faut y être prêt.

CCM : Concrètement, cela se passe comment ?

AB
: Nous sommes basés boulevard Haussman à Paris mais nos fournisseurs envoient leurs factures directement à Numen, sur une adresse TSA. Ici, une machine ouvre, trie, scanne les documents. La technologie employée est la RAD (Reconnaissance automatique de documents) qui sur une image, reconnait automatiquement un logo, un code-barre, un en-tête... Ces informations reconnues et numérisées nous sont communiquées directement dans notre ERP via un flux EPI. Notre ERP (Segid) assure la validation. Si la facture ne correspond pas au bon de commande, la facture est considérée comme une anomalie et alors, les comptables prennent le relais. L'objectif est d'en avoir le moins possible : en 4 ans, nous sommes passés de 60% à 80% de factures conformes.

CCM : Cette nouvelle procédure administrative rencontre encore des réticences dans les entreprises. Est-elle vraiment abordable pour tous ?

AB
: Si vous analysez le parcours de traitement des factures, vous vous rendez compte qu'il est très long, fastidieux, chronophage. Recevoir, vérifier, enregistrer, archiver. Confier ces tâches à des spécialistes permet de concentrer les forces vives internes sur les tâches vraiment importantes. Chez nous par exemple, 80% des factures correspondent au bon de commande, leur traitement est donc automatisable. Mes comptables se concentrent ainsi sur les 20% restantes, les anomalies. C'est là qu'ils donnent le meilleur de leurs compétences.

CCM : Les avantages paraissent évidents du coup.

AB
: Baisse des coûts, gain de temps, traitement de volume illimité, et donc argument commercial : ils sont nombreux.
La dématérialisation des factures c'est aussi du cash supplémentaire car une facture plus vite traitée est une facture plus vite payée ! Quand on sait l'importance du délai de paiement pour la santé financière des entreprises, c'est loin d'être anecdotique.
Lorsque toutes les entreprises s'y mettront, on y gagnera tous. Nous sommes encore dans une phase de transition mais c'est bien parti. Les prestataires sont prêts, les DAF en ont bien compris l'intérêt. Pour moi, le marché est mûr.

Repères

Atlantiq

  • Gestion du BFR et des flux financiers et administratifs des entreprises
  • Créée en 2011
  • Une dizaine de salariés
  • Le site web d'Atlantiq

Numen

  • Expert en traitement de documents et données sensibles
  • 9 usines digitales, ses 3 data centers
  • Créée en 1968
  • 1000 collaborateurs dans le monde
  • Le site web de Numen