Gagner du temps avec une facturation en ligne

Gagner du temps avec une facturation en ligne
Comment gérer sa facturation et ses devis quand on exerce dans le cadre d'une petite entreprise ? Plusieurs outils en ligne proposent des solutions de facturation. Certaines sont plus tournées vers les auto-entrepreneurs, comme AE Compta. Mais pour les TPE et les PME, la solution doit être accessible à plusieurs utilisateurs, parfois avec des fonctionnalités adaptées.

Pour répondre à ses besoins, Isabelle Osterman a opté pour INCWO. Installée dans le Nord, elle cherchait une solution qui lui permette « un gain de temps », mais qui réponde aussi à ses besoins en termes de gestion de catalogue et d'accès utilisateurs.


CCM - Pouvez-vous nous en dire plus sur votre activité ?

Isabelle Osterman : J'exerce mon activité en tant qu'auto-entrepreneur depuis trois ans, et dans le cadre d'une SARL depuis deux ans. J'accompagne les chefs d'entreprises sur internet : formation sur les réseaux sociaux, gestion de sites, référencement...

CCM - Comment avez-vous connu INCWO ? Quels sont les aspects qui vous ont intéressée dans cette solution ?

I.O. : J'étais à la recherche d'un outil qui me permette de gérer mes devis et ma facturation facilement. Au début de mon activité, je faisais ce type de documents sur excel et cela me prenait beaucoup de temps. J'étais donc en quête d'une solution qui me permette un gain de temps et d'efficacité. Mais avec une autre problématique : j'étais sur Mac et je travaillais avec une collègue qui évoluait sur PC.
J'ai orienté mes recherches vers une solution de type SaaS. Nous avons donc testé plusieurs outils.

CCM - Concrètement, comment vous utilisez INCWO ?

I.O. : Je me connecte sur une interface, où je retrouve l'activité des 12 derniers mois, mes dernières activités, mes devis ou mes factures non payées.
Je rentre le prospect dans le logiciel au moment où je réalise un devis. On peut gérer une base de données pour les prospects, mais c'est une fonctionnalité qui ne m'intéresse pas actuellement.

Je réalise le devis sur l'outil, et je peux également utiliser des produits spécifiques. Je propose mes prestations sous forme de modules, et la solution le prend en compte sous forme de catalogue, ce qui me permet d'inclure ma grille tarifaire dans le devis. C'est un aspect très pratique qui me fait gagner du temps, mais cette possibilité était de toute façon décisive dans ma recherche.
Une fois le devis créé et validé, je peux le passer en facturation. J'utilise à peine 5 % du système : il s'agit d'un outil très complet.

CCM - Vous imagineriez aller vers une utilisation plus complète ?

I.O. : Certainement. Beaucoup de fonctionnalités pourraient m'intéresser : les fichiers prospects, la visualisation et les prévisions du chiffre d'affaires... Je n'utilise pas non plus l'envoi de mails, puisque je continue à envoyer mes devis via ma propre boîte mail. Mais je pourrais le faire depuis l'interface.

CCM - Est-ce que certains aspects ont pu vous poser souci ?

I.O. : La synchronisation des calendriers avec Google, par exemple. Je ne l'utilise donc plus.

CCM - Quel est le coût de la solution ?

I.O. : Je trouve que c'est un outil complet pour un prix qui reste raisonnable. Je me suis engagée sur trois ans, et je paie moins de 10 euros par mois. Quand j'ai commencé mon activité, une solution de type excel était moins chère, mais je pense qu'au bout d'un moment, on a besoin de quelque chose qui s'automatise.

CCM - Est-ce que vous verriez des améliorations possibles à la solution ?

I.O. : Dans l'ensemble, c'est une solution complète, peut-être un peu trop. L'un des défauts peut-être, c'est qu'il ne s'agit pas d'un outil comptable, donc on ne peut pas passer de la facturation à la comptabilité.

Le service d'aide est assez rapide et réactif. Lors du changement de TVA par exemple, les prix du catalogue ont évolué d'un seul clic. Une formation est également proposée pour les premiers pas sur l'outil, mais si on a du temps et peu de budget on peut apprendre soi-même.

CCM - C'est une solution que vous recommanderiez, et à quel type de professionnel ?

I.O. : Je suis assez confiante dans cette solution et je la préconise sans problème. L'un des aspects qui pourrait intéresser d'autres professionnels, c'est peut-être la fonction caisse enregistreuse proposée sur INCWO.

Repères

Isabelle Osterman

  • Professionnelle du marketing et de la communication,
  • Installée en tant qu'auto-entrepreneur puis SARL près de Lille, dans le Nord, depuis trois ans,
  • son site professionnel.

INCWO

  • Solution de gestion commerciale, trésorerie, gestion des stocks,
  • Accessible en mode SaaS (Software as a service),
  • Plusieurs tarifs selon le nombre d'utilisateurs : de 2 à 50 utilisateurs, et de 19 euros par mois à 400 euros par mois avec une réduction selon la durée de souscription,
  • le site internet INCWO