Un outil intuitif pour faire gagner du temps aux freelances

Un outil intuitif pour faire gagner du temps aux freelances
Cette semaine, zoom sur les solutions qui peuvent aider les auto-entrepreneurs dans leur activité et mieux évoluer dans le statut d'auto-entrepreneur.

La comptabilité, la gestion des devis et des factures... Des activités chronophages pour les indépendants qui préfèreraient sans doute consacrer leur temps à leurs projets professionnels.

Heureusement, il existe des solutions en ligne comme Freelancer, spécialement dédiées aux personnes travaillant en freelance (comme son nom l'indique). Le principe : se simplifier la vie et les devis avec un suivi d'activité regroupé sur la même plateforme, et des actions automatisées.

Audrey Tumelin, qui utilise Freelancer depuis 3 ans et demi dans le cadre de son activité de graphiste, nous livre son retour d'expérience.


CCM - Tout d'abord, pouvez-vous vous présenter ?

Audrey Tumelin - Je suis graphiste indépendante depuis 4 ans et demi, je me suis mise à mon compte dès ma sortie de l'école.

CCM - Comment avez-vous découvert Freelancer ?

AT - Je l'ai découvert 6 à 8 mois après mes débuts en tant qu'indépendante. Une amie qui était sur Paris organisait des apéros créatifs. J'ai eu l'occasion de rencontrer l'équipe de Freelancer à l'une de ces soirées. Ce sont des gens passionnés par leur activités, qui m'ont donné envie de garder contact avec eux et de m'inscrire. J'ai eu un compte gratuit dans un premier temps, et je suis passée au compte payant lorsque mon activité s'est développée.

CCM - A quels besoins spécifiques cet outil en ligne répond-il ?

AT - Je suis absolument nulle en paperasse ! Mon premier besoin était de pouvoir établir un devis avec les textes légaux, sans me faire avoir, car mon école ne m'a pas formée à être indépendante, c'est le problème de beaucoup de personnes. Là, les devis sont « officiels » : on connait l'adresse IP de la personne qui valide le devis. C'est rassurant si le client n'est pas fiable.
De plus, le statut de la Maison des Artistes est particulier, les textes changent régulièrement. Freelancer dispose de fiches pratiques pour répondre de manière concise. Etant passée aux frais réels et à la TVA cette année, je ne me verrais pas gérer mes papiers sans le site.

CCM - Comment faisiez-vous, avant de connaitre Freelancer, pour gérer votre activité de freelance ?

AT - Je faisais mes devis toute seule, sans les textes légaux, et je notais ce que je gagnais dans un tableau Excel pour ne pas être perdue avec les impôts. Mais ça ne donne pas une image très sérieuse.

CCM - Racontez-nous votre première utilisation de cet outil.

AT - Aucune installation n'est requise, il m'a suffi de m'inscrire sur le site et de créer un compte en quelques clics, sachant que les informations peuvent être éditées à tout moment. C'est très simple d'utilisation, même pour un novice de l'informatique. L'interface du site est très intuitive. Pour moi, c'est aussi facile à utiliser qu'un Mac.

CCM - De quelles fonctionnalités cette solution en ligne dispose-t-il et comment l'utilisez-vous au quotidien ?

AT - Je vais sur le site tous les jours, comme sur mon compte bancaire professionnel. Par exemple, je peux savoir si une facture est en retard grâce à un système d'alertes : en cliquant sur « relancer », un mail est envoyé automatiquement au client. Le site répertorie tous les projets en cours, c'est pratique pour ne rien oublier. C'est un peu mon planning au jour le jour. J'utilise surtout les fiches pratiques du site au moment des impôts ou quand je dois rendre ma déclaration trimestrielle de TVA à ma comptable.
La page d'accueil du compte affiche le chiffre d'affaires, le calcul des dépenses, celui de la TVA, les factures en attente de paiement et les projets en attente de facturation. Je sais toujours où j'en suis au niveau de mon budget. Je dispose d'un historique de tous les documents, et je peux vérifier si un client a bien reçu sa facture.
Pour la déclaration annuelle à la Maison des Artistes, les clients doivent rendre un document. Freelancer prévoit un récapitulatif pour leur faciliter les choses, car ils sont parfois réticents à remplir ce papier.
Si j'ai besoin d'aide, j'envoie des mails à l'équipe de Freelancer, ils me répondent toujours rapidement et de manière complète. C'est rassurant d'avoir un support, sachant qu'il s'agit de tous mes projets professionnels.

CCM - Comment se passe la création d'un devis en ligne ?

AT - Sur la page d'accueil, il faut cliquer sur « Nouveau projet » et nommer le devis. Ensuite, je choisis le client ou je remplis les informations s'il s'agit d'un nouveau. Mes informations sont déjà indiquées : RIB, numéro de SIRET, numéro de téléphone, etc. Un numéro de devis se crée automatiquement, c'est idéal pour ne pas s'y perdre. J'indique le nom de la prestation, que je peux préciser plus en détails dans un autre champ. Le montant hors taxe est à indiquer dans une case en face, et ce pour chaque prestation. Le total brut, le net à payer et la TVA sont calculés automatiquement. Je peux également choisir la date limite de validité du devis. En-dessous, on trouve les textes légaux : les articles du Code du Commerce, les infos de la Maison des Artistes et les droits d'exploitation. Cela permet d'être protégé en cas de problème. Tout peut être agrémenté comme on le souhaite. J'ai ainsi rajouté la cession des droits en plus. Une fois envoyé, le devis peut être validé en ligne par le client.

CCM - Combien ça coûte ?

AT - Pour l'instant, l'abonnement me coûte 5 euros par mois, mais de nouvelles formules sont à venir, avec deux systèmes de comptes pros. Ce n'est vraiment pas cher compte tenu de toute l'aide que cet outil m'apporte.

CCM - Quels sont les points forts d'un outil de gestion d'activité comme Freelancer ?

AT - La praticité, le côté intuitif, l'ergonomie et le gain de temps au quotidien.

CCM - D'après votre expérience, quels point seraient à perfectionner ?

AT - Dans l'historique comptable des clients, j'aimerais que tout soit regroupé par facture plutôt que par date. Pour l'instant c'est un peu compliqué de s'y retrouver s'il y a eu plusieurs factures du même montant, ou à la même date par exemple. Il serait également bien de pouvoir supprimer un projet qui n'a pas abouti.

Repères

Freelancer

  • Gestion d'activité, création de factures et de devis en ligne pour les indépendants
  • Outil créé par Fabrice Delaneau et Eric Rogé
  • Le site de Freelancer

Audrey Tumelin

  • Graphiste indépendante depuis février 2010
  • Edition, identité visuelle, webdesign, packaging
  • Son profil LinkedIn