E-administration : « une solution SaaS pour dématérialiser la gestion de nos contrats »

E-administration : « une solution SaaS pour dématérialiser la gestion de nos contrats »
Le Laboratoire Paris Région Innovation, association créée à l'initiative de la Ville de Paris et de la Région Île-de-France, a choisi de dématérialiser la création, le partage, la signature et le suivi de ses contrats avec les startup qu'elle accompagne dans le cadre de son activité d'incubateur.

Pour assurer la gestion de ses contrats en mode 2.0, Paris Région Lab utilise « Contract Live », une solution SaaS éditée par une startup française qui fait justement partie de la pépinière de l'association.

Quels sont les avantages et les inconvénients liés à la dématérialisation des contrats ? Dans quelle mesure cette solution a-t-elle permis d'alléger cet aspect de la gestion administrative de Paris Région Lab ? Le retour d'expérience de Raphaël Obadia, son Secrétaire général.


CCM -Pouvez-vous vous présenter et présenter le Laboratoire Paris Région Innovation ?

Raphaël Obadia - Le Laboratoire Paris Région Innovation est une association dont les membres sont la ville de Paris et la Région Île de France. J'en suis le Secrétaire général.

Nous menons plusieurs activités centrées sur l'innovation.

La première activité est celle que nous exploitons sous la marque Paris Région Lab : c'est une activité d'expérimentation de solutions innovantes. Nous mettons en relation les services de la Ville et de la Région Île-de-France avec des entreprises ayant des projets innovants et qui souhaitent les tester in situ et in vivo sur le territoire public francilien.

Nous organisons également chaque année les Grands Prix de l'innovation de la Ville de Paris, et pilotons certaines animations autour de l'innovation pour la Ville et pour la Région.

Notre troisième activité est la gestion d'incubateurs d'entreprises : elle consiste en l'hébergement de startup, l'assistance et le suivi du développement des entreprises, l'accès à un réseau de grands comptes et à des financements.

Au sein de Paris Région Lab, j'occupe une fonction générale de direction : j'ai en charge les contrats, les aspects RH, le budget, la trésorerie et la relation avec les bailleurs de fonds.

J'ai également en charge l'administratif et donc les aspects comptabilité et gestion : c'est dans ce cadre que j'ai été amené à travailler sur la plateforme Contract Live.

CCM - Concrètement, dans quel contexte avez-vous décidé d'adopter une plateforme de gestion des contrats en ligne ?

RO - Nous accompagnons environ 200 entreprises à travers notre activité « incubateur de startup » : nous signons des contrats d'une durée de un à trois ans avec ces entreprises, contrats qui fixent des règles financières et des règles de délivrables notamment.

Compte tenu de l'augmentation du volume de contrats depuis le commencement de notre activité « incubateur », leur gestion -en local, sur Excel- est devenue de plus en plus compliquée. Nous sommes rapidement passés de contrats peu nombreux et gratuits à un grand nombre de contrats de différents types, et payants, avec émission de factures et encaissement. Nous avons donc dû industrialiser leur gestion.

Il se trouve que Contract Live, qui répond à cette problématique, est une des startup que nous accompagnons dans notre incubateur. C'est de cette manière que nous avons commencé à utiliser cet outil.

CCM - Comment se présente Contract Live ? Pouvez-vous décrire brièvement l'interface du service et ses fonctionnalités ?

RO - Il se présente de façon simple : c'est une application SaaS accessible par internet. Il n'y a donc rien à installer côté utilisateur. Nous utilisons la solution moyennant un abonnement sans engagement.

Via l'interface de l'outil, la génération, le partage et le suivi des contrats sont gérés à la manière d'un site d'informations. Concrètement, on saisit ou on télécharge une proposition de contrat sur la plateforme, puis on invite le futur signataire à négocier les modalités de celui-ci sur la plateforme.

Il apporte des commentaires et annotations à la proposition : ensuite, chaque modification apportée est transparente dans la mesure où elle tracée par date et auteur.

CCM - La solution propose la signature électronique pour finaliser et authentifier chaque contrat. Comment se passe cette étape concrètement ?

RO - Une fois que tous les participants à la discussion sont d'accord sur les termes du contrat, celui-ci est prêt à être signé électroniquement.

La signature électronique est accessible sur la plateforme depuis un simple bouton. La procédure nécessite d'entrer un code de validation, qui est envoyé par SMS, et qu'il faut renseigner dans un formulaire.

Le contrat est ensuite signé à son nom, avec un hashtag et un numéro de code. Un filigrane apparaît sur sur toutes les pages du contrat avec le numéro du code, le document est infalsifiable.

Plus besoin donc de signer « physiquement » les contrats, et la conformité juridique est identique.

CCM -En termes de suivi et de gestion des contrats, quels sont concrètement les avantages de Contract Live par rapport à une gestion en local, sur Excel par exemple ?

RO - L'outil permet de paramétrer des alertes : on peut recevoir des notifications nous avertissant qu'un contrat arrive à échéance par exemple.

Cela me permet d'enclencher les opérations nécessaires afin de ne pas être hors délai pour prolonger un contrat, ajouter un avenant, etc.

Sur Excel, impossible bien sûr de bénéficier de ces notifications.

CCM -Comment vos interlocuteurs ont-ils réagi à la dématérialisation des contrats ?

RO - Tout se passe très naturellement avec les startup avec lesquels nous signons des contrats, je n'ai jamais essuyé un seul refus à ce jour. Ce qui est assez logique compte tenu de leur ouverture aux nouvelles technologies.

En revanche, il est difficile de faire signer des contrats via la plateforme aux grandes entreprises auprès desquelles nous obtenons des financements. Soit l'interlocuteur directement, soit son service juridique ou sa direction financière font blocage.

Cette contrainte est un frein au développement de cet outil, et il reste je pense un important travail de communication pour sensibiliser les grands groupes à son utilisation.

CCM - Quels ont été les gains observés en termes de productivité ?

RO - La solution est encore en cours de déploiement chez nous. Nous aurons bientôt basculé sur Contract Live les contrats de l'ensemble des startup que nous accompagnons. J'observe pour l'instant un gain de temps sur deux plans : la signature des contrats et la gestion/le suivi administratif ; on trouve facilement les contrats en ligne, on peut savoir quand ils ont été signés, quelles modifications ont été apportées, etc.

CCM - A quel type d'entreprises cet outil peut convenir selon vous ?

RO - Toutes les entreprises qui gèrent un flux de facturation directement lié à l'émission d'un contrat : l'outil est intéressant pour les PME à partir d'un volume significatif de contrats -une centaine je dirais-.

Repères

Contract Live

  • Solution SaaS de gestion dématérialisée des contrats
  • Plusieurs formules d'abonnement : Gratuit (compte limité à 5 contrats), Basic (contrats illimités), Entreprise (+ analyse et reporting), Premium (+ automatisation
  • Site web

Laboratoire Paris Région Innovation

  • Association créée en 2009 à l'initiative de la Ville de Paris et de la Région Ile-de-France.
  • 25 salariés
  • Début 2011 : début de l'activité « incubateur d'entreprises »
  • 200 startup accompagnées aujourd'hui sur cinq site
  • Site web