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« Une solution de photothèque en ligne pour simplifier notre gestion documentaire »

CommentCaMarche - mardi 21 mai 2013 - 14:09
« Une solution de photothèque en ligne pour simplifier notre gestion documentaire »
Pour faciliter et pérenniser la gestion de son fonds documentaire, la mairie de Massy est passée en 2011 d'une solution de photothèque installée en local à un système de gestion de photos et documents « full-web ». Son choix s'est porté sur Keepeek 360°, une solution web qui permet de regrouper, classer, et partager facilement des documents numériques (image, audio, vidéo, PDF, etc.) avec les utilisateurs de son choix. Le retour d'expérience de Jean-Michel Molina, photographe au service de communication de la mairie de Massy, sur la pertinence et l'intérêt de cet outil.


CCM - Pouvez-vous vous présenter, et présenter vos activités au sein du service de communication de la ville de Massy ?

Jean-Michel Molina - Je suis photographe. Mon rôle est de produire des images pour répondre aux besoins de communication de la ville de Massy, mais aussi d'organiser et pérenniser la mémoire « visuelle » de la ville à partir des ressources anciennes et plus récentes dont elle dispose.

CCM - De quels outils disposiez-vous avant d'adopter une solution de gestion d'images et de documents en ligne ?

J-M. M. - La solution de photothèque que nous utilisions reposait sur une base Oracle avec des droits à acquitter pour chaque licence d'utilisateur.

Ce fonctionnement est rapidement devenu trop coûteux compte tenu du nombre d'utilisateurs ayant besoin de se connecter à la photothèque.

Nous nous sommes donc tournés vers une une solution web pour pallier ces inconvénients.

CCM - A quels besoins répond Keepeek 360° ?

J-M. M. Nous émettons différents types de fichiers dans le cadre de nos activités de communication : PDF, logos, affiches, magazines de la ville, etc. Nous avions besoin d'une solution permettant de regrouper et rechercher tous ces documents facilement.

Nous avons eu le choix entre une version full-web et une version installable de Keepeek sur serveur. Mais dans ce dernier cas, il faut gérer les sauvegardes et la maintenance du serveur. Nous avons opté pour la version full-web afin d'être complètement dégagés de ces contraintes.

CCM - Quels autres critères ont motivé votre choix ?

J-M. M. - Nous voulions un produit proposant une gestion puissante des droits d'utilisateurs : pour déterminer finement qui peut visualiser un document, qui peut le télécharger (ex : basse définition, haute définition).
Ensuite, nous avions besoin d'y accéder de n'importe où, et de partager facilement les documents. Au sein de notre service de communication, de nombreux interlocuteurs nous sollicitent pour obtenir des images : services internes et externes de la mairie, communauté d'agglomération, opérateurs, etc. Sur Keepeek, il est très pratique de sélectionner et partager rapidement plusieurs documents de de son choix avec la fonctionnalité « panier ».
Auparavant, il était bien plus compliqué d'envoyer les images par email. L'intérêt ici est de pouvoir chercher et envoyer une photo en quelques secondes.
Une fois le document partagé, le destinataire peut le télécharger, et même le visualiser avant de le télécharger.

CCM - Y a-t-il des pré-requis techniques à l'utilisation de cette solution ?

J-M. M. - La seule condition pour les utilisateurs et de disposer d'un réseau fibre, pour accéder et télécharger les documents de manière fluide.

CCM - A quels types d'entreprises cette solution convient le mieux selon vous ?

J.-M. M. - Elle n'est pas adaptée aux toutes petites structures. En revanche, elle convient bien aux PME dont le fonds documentaire est conséquent.

CCM - Le fait qu'il s'agit d'une solution française a-t-il compté ?

J.-M. M. - Oui, confier des documents à n'importe qui comporte un risque, de nombreux services proposent des solutions gratuites, et certains ferment du jour au lendemain.

La proximité est un élément important : nous avons pu communiquer facilement avec l'éditeur, et donc participé à l'évolution du produit en lui faisant part de nos remarques.

Repères

Keepeek 360°

  • Logiciel photothèque pour entreprise et collectivité
  • Disponible en mode hébergé ou installé sur serveur
  • Trois types d'offres : Premium (349 €/mois), Standard (249 €/mois) et Starter (99€/mois)
  • Parmi les concurrents de Keepeek : Ephoto, Orkis, Wiipixel, etc.