« Migrer vers une messagerie collaborative Open Source pour une utilisation pérenne »

« Migrer vers une messagerie collaborative Open Source pour une utilisation pérenne »
Google Apps, Microsoft Exchange, Lotus Domino (IBM) : trois messageries collaboratives incontournables aujourd'hui pour les entreprises et les collectivités qui souhaitent améliorer leurs processus de travail collaboratif. Mais l'offre se limite-t-elle aux trois géants de l'informatique ? Pas tout à fait. Comme l'illustre « Blue Mind », une solution de messagerie collaborative Open Source (messagerie web, agenda partagé, gestion des contacts) développée par un éditeur français, qui s'adresse aussi bien aux petites entreprises qu'aux plus grosses structures et aux associations.

Pour réduire ses coûts et simplifier la gestion de ses outils collaboratifs, la mairie de Saint-Ouen a décidé cette année de changer de messagerie, en opérant la migration de Lotus Domino vers l'offre SaaS (hébergée) de Blue Mind. Armand Delcros, responsable technique à la mairie de Saint-Ouen, détaille les raisons de ce choix, et présente l'intérêt de ce type de solution collaborative pour la Ville, mais aussi pour d'autres structures tentées par une évolution similaire.


CCM - Dans quel contexte s'est effectué l'adoption de la solution de messagerie collaborative Blue Mind à la mairie de Saint-Ouen ?

Armand Delcros - Avant de passer à Blue Mind (la migration est toujours en cours), nous utilisions Lotus Domino, une solution qui pour nous est onéreuse et accuse un fort retard par rapport aux normes web 2.0 proposées aujourd'hui par d'autres éditeurs.
Se posait notamment une question de format d'administration des bases Lotus, peu évidentes à automatiser, et donc à utiliser au sein d'une structure comme la nôtre qui ne dispose pas de ressources humaines suffisantes.
Notre parc informatique se compose de 800 postes administratifs et plus de 400 postes au niveau des écoles.
Aujourd'hui nous avons déployé Blue Mind sur deux directions de la Ville, sachant que l'ensemble de la distribution des emails est déjà entièrement gérée par cette solution.
En adoptant Blue Mind, notre idée est de moderniser l'outil de messagerie en rentrant de plein pied dans l'outil collaboratif, et diminuer nos coûts autour d'une solution pérenne.

CCM- Quelles raisons vous ont amené à préférer cette solution à des outils collaboratifs beaucoup plus connus comme Microsoft Exchange ou les Googles Apps ?

AD - Nous avons réfléchi aussi bien aux solutions hébergées comme les Google Apps qu'à Microsoft Exchange ou encore Zimbra. Nous avons écarté la dernière solution, qui était Open Source au départ, compte tenu de son évolution avec une offre communautaire très limités en fonctionnalités par rapport à l'évolution de son offre entreprise (en particulier depuis le rachat par VMware en 2010).

Nous avons écarté Microsoft Exchange car cela aurait été un point d'entrée efficace pour d'autres produits comme SharePoint ou ActiveDirectory avec au bout une explosion des coûts de licence et donc de notre budget de fonctionnement.

Concernant les Google Apps, je ne comprends pas comment des collectivités territoriales acceptent de placer leurs données sous le contrôle d'un éditeur à l'étranger, avec le risque de perte de contrôle que l'on sait. Cela en plus d'un ticket d'entrée qui est particulièrement élevé.
CCM - Comment s'est passé l'installation technique de Blue Mind ?

AD - Le packaging de Blue Mind est très industrialisé, donc l'installation est très simple. L'équipe de Blue Mind est impliquée dans une méthodologie Agile, avec des tests unitaires au fil du développement. La distribution d'installation de Blue Mind est très propre et les mises à jour sont très simples.

Pour cette raison, Blue Mind convient bien aux petites structures qui n'ont pas les ressources pour mettre en oeuvre des solutions compliquées. Aussi bien d'ailleurs qu'aux plus grosses structures, compte tenu du process qualité autour du développement de l'outil.

Concernant les précautions : il faut aborder la solution d'un point de vue fonctionnel, et non d'un point de vue technique, cet aspect là étant relativement simple à prendre en charge.

CCM - Comment se passe la prise en main utilisateur ?

AD - Sur la partie agenda, la prise en main est plus fluide qu'avec Domino. Nous n'avons pas de retour d'utilisateurs sur ce sujet ce qui est très bon signe. L'interface est de très grande qualité, l'outil supporte la synchronisation avec les smarpthones, ce qui le rend très pratique.

Sur la partie messagerie, le client webmail Open Source RoundCube est intégré, en attendant l'intégration par Blue Mind de son propre webmail. Le mail, les contacts, les listes de diffusion : l'ensemble de ces applications passent par une interface web et sont simples à adopter.

CCM - Combien coûte cet outil par rapport à la solution que vous utilisiez précédemment ?

AD - Globalement, l'outil nous coûte trois fois moins cher. Le paiement s'effectue sous la forme d'un abonnement.

Il est également possible de télécharger gratuitement la solution. Bien sûr dans ce cas, on ne bénéficie pas du support technique ni des mises à jour au fil de l'eau. Mais ce type de dispositif peut tout à fait convenir à une association par exemple.

CCM - En quoi la composante "Open Source" de cette solution est une caractéristique intéressante selon vous ?

AD - Nous sommes très attachés au format, qui doit être ouvert. Dans une collectivité se pose naturellement la question de l'archivage des données et de la pérennité des supports : sera-t-il possible d'ouvrir des fichiers 10 ans plus tard compte tenu de l'évolution des formats propriétaires ? Seul l'avenir nous le dira.

La pérennité de lecture des formats est donc ce qui fait l'intérêt d'une solution Open Source. Cet apport pour la gestion du cycle de vie de la donnée est essentiel.
Malheureusement, l'importance d'avoir un format de stockage ouvert n'est pas encore toujours bien prise en compte par les éditeurs et surtout par les clients alors que c'est pourtant une garantie forte d'interopérabilité, et qui évite de retrouver l'ensemble de son système d'information contrôlé par un éditeur.

Blue Mind

  • Messagerie collaborative Open Source en mode SaaS, ou disponible au téléchargement
  • Création : septembre 2010
  • Fonctionnalités : messagerie web, agenda, gestion de contacts partagés, synchronisation mobile
  • Site web

Migration vers Blue Mind à la mairie de Saint-Ouen

  • Migration de Lotus Domino d'IBM vers Blue Mind en cours en 2012
  • Déployée intégralement dans deux directions de la ville avec toutes ses fonctionnalités
  • Distribution des emails entièrement gérée par Blue Mind
  • Parc informatique au total : 800 postes administratifs et plus de 400 postes en établissement scolaire.
  • Le site web de la mairie de Saint-Ouen
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