« Intégrer l'iPad et une application de prise de notes dans la conduite de nos projets »

« Intégrer l'iPad et une application de prise de notes dans la conduite de nos projets »
Les tablettes tactiles, iPad en tête, sont aujourd'hui utilisées par 12% des professionnels, selon une étude récente de Forrester. Terminaux complémentaires plus que de substitution, ils conviennent particulièrement à la réalisation de tâches spécifiques en mobilité, grâce à deux atouts majeurs : ergonomie et portabilité. Une utilisation encouragée par la multiplication d'applications pour le travail.

« Beesy », une application iPad de prise de notes pour les réunions développée par BeesApps, illustre l'une des nombreuses utilisations spécifiques de la tablette tactile en contexte professionnel aujourd'hui.

Sébastien Pousse, directeur de projet chez PagesJaunes au sein de la direction des services en mobilité du groupe, partage son retour d'expérience sur l'utilisation de cette application apparentée à Evernote, et sur son intérêt pour la conduite de projets en équipe au quotidien.


CCM - Pouvez-vous vous présenter et présenter vos fonctions au sein de votre entreprise ?

Sébastien Pousse - Je suis directeur de projet chez PagesJaunes au sein de la direction des services en mobilité. Je suis spécialisé dans la conduite de projets mobiles sur différents types de terminaux comme Blackberry, Windows Mobile, Palm et surtout Android et iPhone.

J'ai sous ma responsabilité une petite équipe de trois chefs de projet qui gèrent une dizaine de projets chacun tous les trimestres.

CCM - Dans quel contexte avez-vous décidé d'utiliser l'iPad d'une part et l'application Beesy d'autre part pour réaliser vos prises de notes ?

SP - L'équipe projet que nous sommes intervient en amont en se positionnant en maîtrise d'ouvrage de la définition fonctionnelle des besoins. Nous pilotons ensuite la réalisation (développement / recette) d'un projet jusqu'à sa sortie en production.

Nous travaillons avec beaucoup d'interlocuteurs (service marketing, coordinateurs techniques, développeurs, valideurs, exploitants, partenaires, société de Service etc.) répartis sur différents sites. L'utilisation d'un support comme l'iPad offre l'évident avantage d'être léger à transporter, nous n'hésitons plus maintenant à nous en servir pour projeter des présentations ou encore des plannings sur vidéoprojecteur.

Cette multitude d'acteurs et de projets nous a obligés à réfléchir à l'utilisation d'un outil de formalisation en commun entre chefs de projets. Dans un contexte parfois agile (voir cette interview sur les méthodes agiles), les comptes-rendus de réunion sont d'une importance capitale.

Après quelques tests sur différentes solutions, l'un de mes chefs de projet m'a présenté l'application Beesy. La prise en main n'étant pas très complexe, il a été assez facile de pouvoir rapidement en tirer des bénéfices en termes de gain de temps et surtout de formalisme. Nous cherchions un outil de prise de notes bien évidemment, mais il fallait également qu'il puisse s'intégrer sur nos calendriers et dans un contexte projet.

CCM - Comment utilisez-vous cette application et quelles fonctionnalités sont particulièrement intéressantes à l'usage ?

SP - Les fonctionnalités d'attribution de tâches et de production automatique de comptes-rendus sont celles que nous utilisons le plus. L'application se greffant sur nos plannings, nous préparons les réunions en quelques clics, celles-ci sont affectées aux projets en cours, l'ordre du jour y est établi, la prise de notes s'en trouve facilitée. La fonctionnalité d'ajout de photo récemment apparue était très attendue pour la remontée d'anomalies sur certaines de nos applications iPhone.

CCM - Qu'est-ce qui distingue cette application d'autres gestionnaires de prise de notes, comme Evernote par exemple ?

SP - Pour moi l'application Beesy est plus orientée projet, elle s'intègre comme je l'ai indiqué directement sur le calendrier et la messagerie. Nos iPad sont directement branchés sur nos serveurs Exchange, ce qui nous permet de profiter également des contacts de l'entreprise et de les intégrer dans nos CR de réunion. Le modèle de compte-rendu est automatiquement rempli avec toutes ces données.

Récemment, le support d'Evernote a été ajouté à l'application Beesy. Mais je ne connais pas suffisamment Evernote pour mettre en lumière toutes les différences.

CCM - D'après votre utilisation, à quels types d'utilisateurs professionnels cette application peut être utile ?

SP - Les chefs de projets sont à mon avis une cible idéale. La rédaction d'un CR de réunion est toujours fastidieuse. Après une période relative courte consacrée à la prise en main de l'outil, le gain de temps est très rapidement palpable.

CCM - Quelles en sont encore les limites selon vous ?

SP - L'application Beesy est perfectible (mais quelle application ne l'est pas ?), pour nous un élément qui serait appréciable serait de pouvoir partager les notes entre les différents chefs de projet travaillant sur un même projet.

A priori cela semble possible via Evernote mais je n'ai pas encore eu le temps de tester cette fonctionnalité, et réaliser l'opération sans une application tierce serait bien plus appréciable.

Repères

Beesy


Sébastien Pousse

  • Directeur de projet chez PagesJaunes au sein de la direction des services en mobilité
  • Utilise l'application Beesy pour la prise de notes intégrée à la conduite de projets en équipe
  • PagesJaunes Groupe