Le webinar : la solution pour partager du contenu en ligne avec ses collaborateurs et ses clients

Le webinar : la solution pour partager du contenu en ligne avec ses collaborateurs et ses clients
AT Internet, leader dans le domaine du Web Analytics, est une société internationale, présente dans 5 pays en termes de ressources humaines, et 20 via ses filiales et partenaires. Son activité l'amène à rencontrer régulièrement ses clients pour leur proposer des formations sur un service, un produit ou une thématique métier. Xabina Carreau, responsable marketing corporate chez AT Internet, nous parle du format webinar - ou séminaire en ligne - que l'entreprise utilise en interne et avec ses clients, pour partager un même contenu. Une solution pratique qui fait gagner du temps à tout le monde et évite aux collaborateurs et aux clients de se déplacer.

Le webinar organisé le 12 juillet dernier sur le thème « Segmentation & temps réel » était français, mais AT Internet propose généralement des déclinaisons de ses opérations de communication dans tous les autres pays où l'entreprise est présente.


CCM - Qu'est-ce qu'un webinar ? A quelle occasion en avez-vous organisé un ?
Xabina Carreau : C'est un séminaire en ligne. Le dernier que nous ayons fait était sur le thème « Segmentation & temps réel : découvrez les clés de la performance online ». Il faisait écho à un petit-déjeuner qui avait eu lieu 15 jours auparavant.
Le webinar qu'on a organisé a permis aux invités qui n'avaient pas pu se rendre à ce rendez-vous de partager le même contenu, les mêmes informations que ceux qui étaient présents.

CCM - Comment connaissiez-vous cet outil ?
XC - Le webinar est un format qui nous plait car nous l'utilisons déjà en interne pour nous former. Il nous permet de chater, d'organiser des conférences à distance, de bureau à bureau tout en utilisant des webcams. C'est plutôt un outil collaboratif à la base.
Nous nous en servons aussi pour dispenser des formations à distance, en one to one.
Là, nous avons utilisé l'outil dans sa version étendue, avec une vingtaine de clients.

CCM - Comment l'utilisez-vous ?
XC - Tous nos postes sont équipés de la suite Office, avec Lync en option (c'est un outil Microsoft), mais on peut accéder à une version web. L'interface permet de voir des contenus partagés, d'écouter du son, soit par les enceintes de l'ordinateur, soit par téléphone.

CCM - Comment les invités participent-ils au webinar ?
XC - Ils s'inscrivent en remplissant un formulaire en ligne, puis ils reçoivent une invitation par mail qui permet d'assister à la formation.

CCM - Comment les invités participent-ils au webinar ? Peuvent-ils poser des questions, est-ce interactif ?
XC - Le webinar fonctionne selon un système de partage d'écran. L'organisateur partage un dossier sur son bureau, un document Powerpoint par exemple, puis il fait sa présentation orale au fur et à mesure. Les clients peuvent bien sûr poser des questions, mais quand il y a cent invités, on évite cette option. Lors du dernier webinar, les participants étaient une vingtaine donc ils ont pu s'exprimer et poser des questions à la fin du webinar. Quand les invités ne sont pas nombreux, c'est plus gérable, c'est plus humain aussi, moins formel.
Techniquement, les clients sont soient munis d'un casque-micro, soit ils posent leurs questions par téléphone. On leur envoie par mail le lien avec l'application web et le n° de téléphone à appeler.

CCM - Existe-t-il un autre procédé que la participation sonore ?
XC - Oui, les invités peuvent aussi poser leurs questions par chat. Ce procédé est bien car il permet à deux personnes de gérer le webinar : une personne qui intervient à l'oral et l'autre personne par écrit. Il faut généralement un animateur et une personne affectée à la question technique, qui soit derrière l'écran.

CCM - Quelle est la différence entre une conférence « en live » et un webinar ?
XC - Lors d'un webinar, les invités posent beaucoup moins de questions qu'en live. Le présentateur a aussi cette sensation. Quand il se passe un moment sans interaction, il peut se demander si tout le monde est toujours là, si tout le monde va bien, alors que de visu, on voit bien si les gens suivent ou pas. Ça peut parfois être un peu déroutant !

CCM - Avez-vous des feedbacks sur le contenu ?
XC - Généralement, on appelle directement un invité, un client dont on est assez proche pour savoir ce qu'il en a pensé, cela va dans le sens de notre approche humaine.

CCM - Vous, qu'en pensez-vous en tant qu'utilisatrice ? Qu'appréciez-vous dans ce service ?
XC - D'un point de vue pratique, je trouve cet outil très intéressant car il représente un gain de temps formidable et on évite à tout le monde de se déplacer, c'est beaucoup plus simple à gérer qu'un rendez-vous physique avec plusieurs intervenants.

CCM - Vous allez donc continuer d'utiliser Lync pour vos webinar ?
XC - On aime bien rencontrer nos clients donc on ne va pas faire que ça, mais de façon occasionnelle oui, nous allons continuer ce format de mini-séminaire, tous les deux mois à peu près, en fonction de l'actualité et des produits.

CCM - Comment se procurer cet outil ? Y'a-t-il des restrictions ?
XC - La condition, c'est d'avoir Suite Office. Côté restriction, notre souscription nous limite à 250 participants.
Sinon dans les aspects techniques, c'est embêtant pour les personnes qui n'ont pas le son sur leur ordinateur. Ill faut le prévoir et leur rappeler dès le début du webinar qu'ils peuvent utiliser la téléconférence pour suivre les commentaires par téléphone. De plus on est tributaire d'internet pour le partage d'écran, les problèmes avec cet outil sont plus liés au réseau et à l'équipement de l'invité qu'à l'outil lui-même.

CCM - Quels conseils donneriez-vous à des entrepreneurs qui voudraient organiser un webinar ?
XC - Il faut tester la solution avant. Cela peut paraître évident, mais il faut essayer de partager du contenu et du son d'abord en interne pour vérifier si tout marche bien, faire des répétitions pour bien gérer le timing et ne pas être empêché par des questions d'ordre technique. Et enfin, être à deux pour organiser le webinar : un intervenant et un technicien !

En un clin d'oeil

Microsoft Lync

  • Microsoft Lync est un outil qui permet de mettre des personnes en relation de plusieurs façons : conférences par voix, messagerie instantanée, audio, vidéo et Web.
  • Site web
  • Solutions alternatives


- Live Meeting (Microsoft Office)

- GoToMeeting

-Skype

AT Internet

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  • Présence dans plus de 20 pays (bureaux, partenaires et data centers)
  • Plus de 3 500 clients et 350 000 sites audités
  • 50 milliards de `server calls' mesurés par mois
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