« Échanger des courriers certifiés via une messagerie électronique »

« Échanger des courriers certifiés via une messagerie électronique »
Les services dématérialisés offrent aujourd'hui une réponse à différents besoins opérationnels dans l'entreprise. Du stockage de données dans le cloud via des offres comme Dropbox, en passant pas la communication événementielle, les services délivrés en SaaS se sont démocratisés. L'échange sécurisé de courriers administratifs entre clients et prestataires est bien sûr l'un des grands chantiers de la dématérialisation.

Pour répondre à ce besoin, LegalBox, un service en ligne spécialisé dans l'envoi de courriers certifiés (à valeur juridique) sur internet, a récemment vu le jour : reposant sur une tarification avantageuse par rapport à l'envoi de courriers papier, celui-ci combine donc une messagerie, et un coffre-fort électronique pour le dépôt et l'archivage de documents (ex : factures, contrats, etc.)

Bruno Delaunay, dirigeant de PC+Actif, marque de la société DB Conseils, une société d' audit, d'assistance, de conseils et de formation pour les entreprises et leurs salariés, utilise LegalBox pour gérer en ligne l'envoi et le stockage de courriers administratifs. Son retour d'expérience sur l'utilisation de cet outil.


Parmi les concurrents de LegalBox, citons notamment : NetCorrespondance, et la Lettre en Ligne de La Poste

CCM - Comment avez-vous découvert LegalBox ?

Bruno Delaunay - Comme je m'intéresse aux solutions de dématérialisation, à titre personnel mais aussi dans le cadre de mon activité, je me suis renseigné sur les services d'échange de documents électroniques sécurisé et à valeur de preuve juridique. J'ai pris contact avec LegalBox, que je connaissais déjà depuis un moment. Je me suis informé sur leurs prestations et j'ai donc essayé ce service pour mon entreprise, mais aussi pour pouvoir le conseiller à mes clients dans le cadre des activités de DB Conseils.


CCM - Dans quel cadre utilisez-vous cette solution dans votre entreprise ?

BD - J'utilise cette solution pour l'envoi de factures et de contrats à mes clients.

Je trouvais particulièrement intéressant de pouvoir éviter les frais postaux, les délais d'acheminement, et de disposer en même temps d'un système d'archivage en ligne.

Cette solution me permet, comme un coffre-fort électronique, de conserver électroniquement les documents, avec des preuves légales de dépôts et d'envois.

CCM - Pouvez-vous décrire le fonctionnement de cet outil ?

BD - Il dispose d'une interface qui ressemble beaucoup à une messagerie typique. Celle-ci propose un bandeau sur la gauche, avec une boîte de réception et une boîte d'envoi de courriers. Il y a une partie dédiée aux contacts, avec donc la possibilité d'enregistrer des adresses de contacts enregistrés sur LegalBox.

La fenêtre au centre est très semblable à Outlook, avec une liste de messages comportant le nom de l'expéditeur et l'objet du mail. Ce qui est intéressant, c'est les petits symboles qui permettent de qualifier les courriers électroniques et de savoir rapidement s'ils comportent une pièce-jointe, un recommandé, etc.

CCM - Vos clients acceptent-ils facilement l'idée de recevoir des documents administratifs par e-mails, et non par courriers papier ?

BD - Oui, il y a un peu de résistance, le taux d'acceptation est de 80% à peu près. Certains de mes clients ont même adopté la solution pour gérer leurs propres envois.

CCM - Le client n'est pas obligé de souscrire à l'offre pour l'utiliser ? Celle-ci est seulement à la charge de l'émetteur du document ?

BD - Oui, il peut ouvrir la pièce qu'on lui transmet, par contre il ne pourra pas transmettre ou envoyer de documents s'il n'a pas lui-même souscrit une offre LegalBox.

CCM - Quel est le mode de tarification de ce service ?

Tout se passe par un système de crédits, sachant que chaque envoi coûte 0,20 € HT, qu'il s'agisse donc de courriers classiques ou de courriers électroniques en recommandé. On peut également acheter de l'espace d'archivage, pour stocker les contrats et autres documents administratifs sur un serveur. Cet espace de stockage est sécurisé, les documents déposés sont horodatés.

CCM - Vous utilisez donc également ce service comme coffre-électronique ?

BD - Oui, pour les factures notamment. Lorsqu'on on envoie les factures en pièces-jointes, une option permet de stocker celle-ci dans un coffre-fort électronique. Il est possible d'archiver les documents de son choix pendant 10 ans, avec les dates de dépôts correspondantes. Les documents stockés ont valeur légale, c'est l'équivalent des documents papier.

CCM - Quelles sont les éventuelles limites de cet outil ?

BD - Il y a quelques amélioration à apporter au niveau de la messagerie selon moi. Une version bêta avec des fonctionnalités supplémentaires est à venir. La messagerie actuelle manque encore d'options plus poussées. Comme le tri des courriers par exemple. Il n'est pas possible d'archiver les mails dans des sous-dossiers par exemple. Mais pour un usage courant, c'est satisfaisant.

En un clin d'oeil

LegalBox

  • Messagerie en ligne sécurisée pour l'échange de documents électroniques à vocation de preuve
  • Types de documents échangés par voie électronique : contrats, bulletins de paie, devis, factures, demandes de virement bancaire, lettres, d'avocats, mises en demeure, relances comptables.
  • Tarification unique pour l'envoi des courriers : 0,20 € HT
  • Site web

PC+Actif

  • Organisme de Formation Professionnelle agréé
  • Marque de la Société DB Conseils
  • Spécialités : formations, conseils et prestations informatiques
  • Site web

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