"Gérer et partager des documents volumineux via iExtranet"

Les services de travail collaboratif sont emblématiques des possibilités offertes par le cloud computing. Suites bureautiques (Google Docs), outils de gestion de projet (Basecamp), ou encore réseaux sociaux d'entreprise (BlueKiwi) : les plate-formes de travail en mode SaaS couvrent des besoins très variés. Des applications qui concernent également l'extranet des entreprises, TPE, PME ou grand compte. C'est pour ce type d'utilisation que Vinci Construction France, troisième groupe mondial de la construction, a adopté iExtranet, une solution de partage et de gestion de documents volumineux, développé par l'éditeur Oodrive. Celle-ci permet notamment aux collaborateurs et partenaires extérieurs de Vinci -en France et dans le monde-, de travailler de manière plus efficace sur de gros projets, depuis un simple accès à internet. Thierry Bollengier, DSI chez Vinci Construction France Sud-Ouest, détaille les avantages pratiques de cette solution.


CCM - Dans quel contexte Vinci Construction a décidé d'adopter iExtranet d'Oodrive ?

Thierry Bollengier - Nous travaillons sur de très gros projets issus d'appels d'offres. Pour ce type de projet, il arrive que nous nous réunissions en groupements d'entreprises. Les activités mobilisent donc un nombre d'acteurs plus ou moins important, appartenant ou non à Vinci, qui sont dispersés en France ou dans le monde. Parmi ces acteurs : des architectes, des paysagistes, des sociétés de construction, etc. Pour coordonner tous ces acteurs et que chacun d'entre eux puissent travailler sur des fichiers identiques et facilement accessibles, nous avons donc choisi la solution iExtranet d'Oodrive.

La partie GED existe depuis plusieurs années chez Vinci Construction, mais la problématique posée était d'inclure un grand nombre d'acteurs extérieurs. La solution iExtranet permet donc de résoudre ce problème, que les acteurs soit en interne ou en externe. C'est une plate-forme en ligne, donc accessible 24h/24 via le Wi-Fi ou la 3G, c'est un gros avantage.

CCM - Quelles tâches cette plate-forme en SaaS permet à vos équipes/partenaires d'accomplir au quotidien, et quels en sont les avantages pratiques ?

TB - Chaque acteur peut travailler à partir des informations déposées par un collaborateur sur la plate-forme : pour apporter des remarques ou des informations d'ingénierie afin de mener à bien les travaux. Les architectes peuvent par exemple faire transiter des plans -type plans Autocad-, des plannings, des photos etc, et obtenir des retours sur leurs documents partagés.

La partie messagerie qui répond d'ordinaire à ce besoin est un petit peu dépassée : d'une part, elle est limitée pour l'envoi de pièces-jointes volumineuses. Et elle ne permet bien sûr pas de synchroniser automatiquement des modifications apportées à un document.

C'est le but de iExtranet : qui permet de créer plusieurs versions du document, la dernière version mise à jour étant accessible. Les utilisateurs peuvent aussi partager par e-mails des documents hébergés. Une personne pourra ainsi envoyer simplement une vidéo de 300 Mo par le biais de l'extranet, à un ou plusieurs destinataires. Ces derniers reçoivent un lien leur permettant d'accéder simplement au fichier. Donc nous n'encombrons plus les messageries inutilement.

CCM - Quelles sont les autres caractéristiques techniques de cette solution, sur le plan de l'ergonomie et de la mise en oeuvre ?

TB - C'est une solution très pratique et simple à mettre en place, il n'y a pas besoin d'infrastructure particulière.

L'ergonomie de la plate-forme est claire et simple, avec une arborescence et une barre d'outils qui ressemblent à une ergonomie Windows, avec l'accès à différentes fonctions.

Ensuite, le rapport qualité/prix est intéressant : la tarification n'est pas liée au nombre d'utilisateurs, nous pouvons donc avoir autant d'utilisateurs que nous voulons. Et nous avons de nombreuses options qui permettent de faciliter les dialogues : comme une plate-forme multilingue.

CCM - Comment se passe mise en place de règles d'utilisateurs, pour distribuer les privilèges de lecture/écriture des documents partagés par exemple ?

TB - Après le choix du nom de domaine pour la plate-forme, la première phase consiste à créer l'arborescence.

Plusieurs groupes de sécurité interne sont mise en place, et nous définissons pour chacun des possibilités, en lecture, en écriture et en modification, sur telle ou telle information.

Certains groupes ne peuvent accéder qu'à certains documents, il n'y a donc pas de pollution visuelle, les utilisateurs n'ont accès qu'aux documents qui les intéressent.

En un clin d'oeil

Oodrive

  • Fournisseur de services sécurisés de gestion de fichiers en ligne à destination des entreprises
  • Création : 2000
  • 150 salariés
  • Site web

iExtranet

  • Solution de travail collaboratif en ligne de stockage/partage de fichiers pour entreprise (TPE/PME)
  • Déclinée en plusieurs versions métier : BTP, Communication, Entreprise, Executive
  • Fiches techniques sur le Site web de Oodrive

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