« Améliorer la gestion du temps de travail avec une solution adaptable »

« Améliorer la gestion du temps de travail avec une solution adaptable »
Comment organiser efficacement l'emploi du temps de ses équipes et mettre en place un workflow performant ? De nombreuses solutions d'automatisation existent aujourd'hui pour accomplir cette tâche, qui peut être un véritable casse-tête pour les services RH. Notamment lorsqu'entre en ligne de compte les modalités d'application de la loi des 35 heures, qui bouleverse l'organisation des plannings de travail. C'est dans ce contexte qu'Audencia Group, qui regroupe trois établissements d'enseignement supérieur à Nantes, a adopté Kelio Optima de l'éditeur Bodet Software, dans le but d'optimiser et mieux planifier la gestion des temps de son personnel. L'éclairage de Delphine Lambert, directrice des ressources humaines du groupe Audencia, sur la mise en place et l'utilisation de cette solution.


CCM - Dans quel contexte Audencia a décidé d'adopter Kelio Optima ?

Delphine Lambert- En janvier 2008, Audencia Nantes a signé un accord collectif d'entreprise, avec les représentants du personnel. Celui-ci visait à introduire des horaires variables et à réviser l'accord des 35h hebdomadaire. Les salariés pouvaient ainsi arriver entre 07h50 et 09h00 le matin, prendre une ou deux heures de pause déjeuner et partir entre 16h15 et 18h00 le soir. A l'époque, ils déclaraient leur temps de travail via un tableau de bord, ce qui entraînait un suivi et une gestion des temps manuels peu fiables.

Le choix de de la solution Kelio s'est opérée pour deux raisons : nous voulions tout d'abord moderniser, sécuriser et fluidifier la gestion du temps de travail et des congés des collaborateur. Ce qui implique de passer d'un circuit papier à la mise en place d'un workflow. L'adoption de cette solution visait également à accompagner l'évolution de la structure et la croissance des effectifs.

CCM - Quels sont les principaux avantages de Kelio Optima ?

DL - Il y a en plusieurs, on peut citer notamment : la sécurisation des données, la traçabilité, la responsabilisation et l'autonomie des utilisateurs, la planification pour les responsables d'équipe, l'adaptabilité aux évolutions d'organisation.

CCM - Comment s'est passée la mise en oeuvre technique de cet outil ?

DL - La mise en oeuvre technique a été parfois difficile à cause de la complexité de notre Accord 35 heures. Il a fallu 6 mois pour accompagner la mise en place et la formation des exploitants RH.

Globalement, on peut dire que l'appropriation des exploitants RH et des utilisateurs du site -malgré des a priori parfois négatifs sur la possibilité d'un « flicage » de leur heures de travail via l'outil- a été plutôt rapide et positive puisqu'elle était achevée au terme des 6 mois, alors que de nombreux SI demandent une année de familiarisation.

CCM - Quelles sont les particularités ergonomiques de cet outil, et comment s'est passée sa prise en main au niveau des équipes RH ?

DL - L'ergonomie et les interfaces sont plutôt très bonnes et permettent une prise en main rapide à la condition d'y travailler de manière régulière.

La difficulté peut provenir des différentes manipulations à opérer pour certaines créations ou changements. Elles peuvent également venir du paramétrage des subtilités d'un accord 35 heures.

CCM - Quels sont les gains observés depuis la mise en oeuvre de cet outil dans vos établissements ?

DL - Ces gains sont difficiles à évaluer car l'outil a accompagné la croissance du personnel sur 5 ans (+50%), son implémentation rapide nous a surtout permis d'anticiper cette évolution et de nous doter d'un outil adaptable et dimensionné.

En un clin d'oeil

Audencia Group

  • Établissement d'enseignement supérieur constitué d'Audencia Nantes Ecole de Management, de l'Ecole Atlantique de Commerce et de SciencesCom
  • Lieu : Nantes
  • 3000 étudiants
  • 250 salarié permanents (enseignants et adminsitrateurs)
  • Site web

Bodet Software

  • Éditeur et intégrateur de solutions informatiques
  • Trois domaines :

- Solutions de gestion des temps et l'optimisation des ressources humaines avec la suite logicielle Kelio
- Solutions de sécurité et contrôle d'accès aux bâtiments
- Solutions de suivi et pilotage de production (suite logicielle OSYS)