« Externaliser et automatiser l'envoi de nos factures clients »

« Externaliser et automatiser l'envoi de nos factures clients »
Pour externaliser l'envoi de ses documents, Messer France -un spécialiste de la production de gaz industriels- a opté en 2007 pour une solution de l'éditeur de solutions de dématérialisation Esker. Couplée au progiciel SAP de Messer, la solution en cloud « Esker on Demand » est aujourd'hui employée par le service Administration des Ventes (ADV) de cette société pour automatiser l'envoi d'environ 125.000 courriers par an. Dominique Bonnet, Responsable de l'Administration des Ventes de Messer France, détaille les principales fonctionnalités de cet outil, ses avantages et ses applications pratiques au sein de son entreprise.

CCM - Dans quel contexte Messer France a-t-il décidé d'adopter la solution Esker On Demand ?

Dominique Bonnet - L'adoption de cette solution date du premier trimestre 2007. Nous utilisons le progiciel SAP depuis 1998, à partir duquel nous gérions manuellement notre courrier depuis cette date. Avant d'adopter Esker on Demand, nous rencontrions régulièrement différents problèmes inhérents à la gestion en interne des procédures d'envois : pannes d'imprimantes et des machines à oblitérer et à plier, ruptures de toners ou de stocks d'enveloppes, etc. Notre imprimante était également limitée en termes de capacité de réception de documents imprimés et au bout de trois ou quatre ramettes de papier utilisées, nous faisions face à des problèmes techniques. A cela se greffaient d'autres difficultés : en cas de changement de fournisseurs, on rencontrait des problèmes de compatibilité de grammage par exemple.

Ces différents éléments combinés entraînaient des pertes de documents, avec au final un volume assez important de factures non expédiées, du fait de l'absence d'un système de traçabilité. Les impressions étant prises en compte par notre progiciel SAP, même elles n'étaient pas valides en réalité.

Pour pallier ces problèmes, nous avons choisi Esker, car ce fournisseur proposait une implémentation rapide, une expertise SAP, et un support adapté.

CCM - Qu'est-ce qui a changé depuis que vous avez externalisé vos impressions via Esker On Demand ?

DB - Auparavant, il nous fallait deux ou trois jours pour imprimer les documents. Au niveau de SAP, plusieurs services géraient manuellement différentes procédures : l'édition de factures, les virements fournisseurs , les relances clients, etc.

Ces procédures n'apportaient aucune valeur ajoutée aux métiers concernés. Depuis la mise en oeuvre d'Esker on Demand, l'expédition des documents est gérée par l'intermédiaire de l'interface FlyDoc (solution d'envoi de courrier simple ou recommandé, fax, e-mail, SMS par Internet, intégrée à Esker on Demand).

Une partie des documents est expédiée en envois simples, une autre en envois recommandés.

CCM - Quels sont les autres avantages pratiques de cette solution ?

Lorsque nous expédions les documents aux clients (factures, documents de satisfaction et brochures), la procédure est transparente et nous avons une traçabilité des envois. Nous savons donc qui a reçu ou qui n'a pas reçu les documents concernés.

Nous avons par exemple des problèmes de types NPAI (n'habite pas à adresse indiqué) lors des envois de facture. La traçabilité offerte par Esker on Demand nous permet de recontacter plus rapidement les clients par qui n'ont pas reçu le courrier. Nous améliorons donc au fur et à mesure notre base clients, grâce au retour d'infos rapide.

Parmi les autres avantages pratiques, nous pouvons désormais regrouper toutes les factures d'un client dans une seule enveloppe, ce que nous ne pouvions pas faire auparavant.

CCM - Quels sont les bénéfices au niveau de la gestion des ressources RH ?

DB - Le gain de temps est évident pour chaque service, le traitement automatisé dure environ deux heures, et ne nécessite pas de modification ou d'intervention particulières. Auparavant, nous avions une personne occupée à plein temps pendant quatre jours pour cette tâche.

En un clin d'oeil

Messer France

  • Filiale française du groupe allemand de fabrication et distribution de gaz industriels Messer
  • Création : 1966
  • Siège social : Paris
  • 280 collaborateurs en France
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Esker et Esker on Demand

  • Esker est un éditeur de solutions et services de dématérialisation à la demande (SaaS)
  • Création : 1985
  • 80.000 clients dans le monde
  • Esker on Demand : service de dématérialisation des échanges de documents entre clients, partenaires et fournisseurs
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