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Sonia Rabathaly, Acadomia : « dématérialiser les processus RH avec DIGIPOSTE »

CommentCaMarche - mardi 22 mars 2011 - 12:43
Sonia Rabathaly, Acadomia : « dématérialiser les processus RH avec DIGIPOSTE »
Il y a un an, La Poste lançait DIGIPOSTE, une offre globale de réception, d'archivage et de partage des documents numériques. Ce coffre-fort en ligne permet notamment aux utilisateurs de centraliser et regrouper en un seul espace leurs factures, relevés bancaires et autre documents sensibles pour en faciliter le stockage. Cette solution est également disponible aux entreprises qui souhaitent dématérialiser un certain nombre de leurs procédures, comme l'envoi de factures à leurs clients, ou la transmission des bulletins de salaires à leurs salariés. Plus d'une vingtaine d'entre elles utilisent DIGIPOSTE aujourd'hui, dont le spécialiste du soutien scolaire à domicile Acadomia, qui a choisi cette solution pour faciliter sa gestion des ressources humaines. Sonia Rabathaly, directrice de l'administration du personnel chez Acadomia, revient en détails sur les applications de DIGIPOSTE au sein de son entreprise.


CCM - Quelles sont les applications pratiques des services DIGIPOSTE chez Acadomia ?

Sonia Rabathaly - Nous avons choisi ces services pour un usage à destination de nos salariés. Il s'agit de leur proposer la dématérialisation de leur bulletin de salaire ainsi que les documents RH les plus courants, comme des notes aux salariés, des courriers de mutation ou d'augmentation, des attestations fiscales ou autres attestations d'employeur.

CCM - Quels sont les bénéfices et les difficultés de mise en oeuvre de cette solution ?

SR - Concernant les avantages de Digiposte pour les salariés :

- Réduction importante du délai de réactivité du service RH, pour une disponibilité du bulletin et autres documents quasi immédiate ;

- Plus de problème de changement d'adresse mal enregistrée ou connue tardivement ;

- Changement du rapport avec le service RH : le salarié est plus responsabilisé sur la gestion des ses documents personnels (plus de problème de boîtes aux lettre mal indiquée, de facteur non coopératif, d'adresse incomplète, de non réception de documents...).

Pour l'employeur :

- Assurance que l'archivage est fidèle à l'envoi des bulletins (l'archivage papier se dégrade, se perd et prend de l'espace) ;

- Meilleure gestion documentaire en cas de contrôle d'organismes sociaux ;

- Suivi quotidien des données traitées grâce aux états fournis par le service.

- Gain de temps au niveau de la manipulation papier (impression, tri, mise sous plis, expédition). Le bulletin et la fiche fiscale, par exemple, étant des informations confidentielles, ils mobilisent la présence d'une personne de la paie pour la surveillance de la mise sous pli. Dorénavant, ce temps est basculé vers une tâche de vérification de la paie plus valorisante pour le salarié ;

- Même si cela ne représente pas l'essentiel du gain, il y a évidemment un gain au niveau du coût global du traitement des bulletins et autres documents, tant au niveau de l'usage de consommables qu'en frais d'expédition.

Concernant les difficultés, elles sont surtout supportées par le service Paie-RH. Il a évidemment fallu mettre en place une petite hotline pour les éventuels bugs de connexion, et autres oubli / perte de code. Aussi, il est nécessaire de faire preuve d'une plus grande rigueur dans le respect des plannings de mise à disposition des documents, car la tolérance est forcément moins grande lorsque les retards ne sont plus dus aux défaillances du matériel...


CCM - La mise en place de procédures de transmission/stockage numérique de documents confidentiels suppose l'adhésion du personnel. Comment avez-vous associé les salariés d'Acadomia à ce changement ?

SR - La communication aux salariés s'est faite progressivement, d'abord par une campagne de sensibilisation auprès des managers.

Puis la même campagne de sensibilisation avec comme accroche « Et si vous passiez à la dématérialisation de votre bulletin de paie » a été faite auprès des salariés.

Cette approche a permis d'ouvrir le dialogue entre les « encadrants » et leurs équipes et de faire remonter auprès de notre service les premières adhésions ou les premières réticences. Cela nous a permis de préparer les réponses à certaines questions avec nos partenaires de La Poste.

Puis nous avons scindé en 2 modes différents la communication finale.

Le même jour :

Nous avons convié l'ensemble des salariés du siège à une réunion d'information en présence des représentants de DIGIPOSTE.

Puis en parallèle, nous avons mis à disposition sur un système d'information interne le film télé, fourni par La Poste, et une note explicative en vue d'être diffusée dans chacune de nos agences nationales, pendant la réunion de travail hebdomadaire sous le pilotage des responsables d'agence.

Nous avons trouvé un écoute attentive auprès de nos partenaires de DIGIPOSTE et de Docaposte, qui nous ont accompagnés tout au long de la mise en place de ce projet.

CCM - Quel est le pourcentage d'adhésion à ces services par les salariés d'Acadomia ?

SR - Pour le moment nous atteignons un pourcentage de plus de 40% d'adhésion, mais le projet vient d'être lancé et le pourcentage du siège frôlant les 75% nous laisse très optimistes quand à l'avenir de ce produit.


CCM - Il existe d'autres solutions de transmission de documents numériques et de stockage sécurisé. Quels ont été les critères retenus déterminant le choix de la solution DIGIPOSTE ?

SR - Cela fait plus d'un an que je prospecte les différents éditeurs de solutions, et j'ai vu bon nombre de démonstration. Même si la majorité des solutions actuellement proposent à peu près les mêmes options, depuis l'année dernière déjà, la solution DIGIPOSTE se démarquait des autres par son originalité (le système de 3 en 1) et par l'impression de sérieux et de fiabilité que dégageait son cahier des charges.

En un clin d'oeil

DIGIPOSTE

  • Lancé en 2009 par La Poste, DIGIPOSTE est un service d'échanges numériques sécurisés pour les particuliers et les entreprises. Il fait office de boîte aux lettres électronique, de coffre-fort pour le stockage sécurisé et de plateforme d'échange de partage de documents.
  • DIGIPOSTE permet aux entreprises de dématérialiser un certain nombre de procédures administratives : comme l'envoi de factures à leurs clients, ou la transmission de bulletins de paie et autre documents RH à leurs salariés.

Acadomia

  • Acadomia est une entreprise française de soutien scolaire à domicile créée en 1989.
  • 'Elle dispose d'un réseau de 120 agences et suit plus de 100 000 élèves en France, aidés par 25 000 enseignants.
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