Google Apps for Business : « Plus de services pour seulement 40€ »

Google Apps for Business : « Plus de services pour seulement 40€  »
Google Apps for Business, version développée par le géant de Mountain View, propose de nombreuses applications bureautiques, et ce directement en ligne : une messagerie, le partage d'agendas, le tableur, le traitement de texte, le chat vidéo ou encore la création de sites. Mais comment se passe la migration vers un tel environnement collaboratif et quels sont les avantages en termes de coûts par rapport à d'autres solutions? Nous en avons discuté avec Thierry Martin, Responsable Système du groupe Ceva Santé Animale.



CCM - Quels ont été les principaux critères pris en compte pour adopter Google Apps dans votre entreprise ?

Thierry Martin - Nous avions une architecture complexe, difficile à gérer pour certaines applications. On utilisait plusieurs serveurs sous Lotus Notes. Nous avons effectué un benchmark avec les trois offres principales (Microsoft Exchange, Lotus Notes et Google Apps), l'objectif étant d'adopter la plus performante, pour pouvoir accéder plus facilement à nos messageries avec le minimum d'impact sur les postes de travail.

CCM - Comment s'est passé la migration de votre ancien système de messagerie d'entreprise vers Google Apps ?

TM - La migration a été pilotée depuis le siège social de Libourne. Elle et a été séquencée en deux phases à partir de juillet 2009. La première a consisté à basculer directement la partie « agenda et contacts », et la deuxième a permis de migrer progressivement les emails des différents comptes de messagerie. Il a fallu également gérer les versions déjà existantes de la solution Lotus Notes : la V.5 et la V.6, ainsi que la période de transition durant laquelle certains utilisateurs avaient migré et d'autres non. Nos collaborateurs ont dû se rendre disponibles pour effectuer un tel changement. Nous avons aussi commencé à déployer en premier nos filiales car certains pays étaient plus moteurs que d'autres.

CCM - Comment s'est passé la prise en main des différentes composantes des Google Apps par les collaborateurs de CEVA ?

TM - Facilement sur les usages de base : agenda, contacts, messagerie... En France, des séances de formation ont été organisées pour découvrir plus amplement les différences de l'environnement de travail Google Apps. Des groupes de 6-8 personnes ont été formés pour des ateliers d'environ 2-3 heures. Pour les filiales ou il y a une équipe IT, celle-ci s'est chargée de la formation et pour les autres, nous avons créé des espaces collaboratifs Anglais/français sous forme de Google Sites.

CCM - Les logiciels de la suite MS Office sont plus puissants que leurs applications équivalentes dans la suite Google Apps en termes de performance, de mise en forme, de puissance de calcul, etc. Il y a plus de possibilités avec MS Office que Google Apps. Est-ce que cela vous a posé un problème ?

TM - Nous avons choisi Google Apps dans le but de bénéficier dans un premier temps d'un nouveau système de messagerie, et pas forcément d'exploiter l'ensemble des applications. Google Sites nous permet par contre de partager de nombreuses informations et de favoriser le collaboratif pour tout le groupe. Nous réfléchissons actuellement sur l'opportunité de déployer Google Docs à certains utilisateurs.

CCM - Quelles utilisations les collaborateurs de Ceva font des Google Apps en contexte mobile (via smartphone) ?

TM - Le comité de direction et les directeurs de filiales étaient jusqu'alors les seuls à posséder un smartphone. Nous avions donc un serveur BlackBerry pour quelques terminaux. En passant sur Google Apps, nous avons libéré tout ça. N'importe quel collaborateur bénéficie d'un accès permanent à différents types d'informations grâce à son smartphone de type BlackBerry, Android ou Iphone. Il s'agit d'une véritable valeur ajoutée pour les personnes mobiles ou qui travaillent à distance, tels que les marketeurs ou les commerciaux.

CCM - Passer à un modèle de service en SaaS, ça change quoi en termes de budget IT ?

TM - Le coût de ce type de solutions reste un critère déterminant. En ce qui concerne les coûts directs, je vais faire très simple. Une licence Lotus Notes, c'est-à-dire le service de messagerie et la maintenance, nous revenait à 110€ par an et par utilisateur, alors que Google Apps propose plus de services pour seulement 40€. Les gains qualitatifs restent, quant à eux, plus difficiles à mesurer.
Les dépenses d'exploitation ont aussi bien diminué, parce que nous n'avons plus de serveur dédié dans chaque filiale et que Google assure pour nous la sauvegarde des données. On a également optimisé la gestion et l'archivage des données sur messagerie, en profitant des 25 Go de stockage disponibles en ligne.
En matière de sécurité, Google assure également un plan de reprise d'activité (PRA).

En un clin d'oeil

Ceva

  • CEVA Santé Animale est le 9ème groupe pharmaceutique vétérinaire au monde. Basé à Bordeaux, *CEVA emploie 2300 personnes, possède 28 filiales et dispose de 14 sites de production et de 4 centres de R&D.
  • La solution Google Apps for Business a été déployée dans son intégralité en mars 2010.

Le site de Ceva

Google Apps for Business

  • Suite bureautique lancée par Google en 2007
  • Disponible en mode cloud
  • Tarification en fonction de la taille de l'entreprise.

Le site de Google Apps for Business