Jean-Luc Boulin, Mopa : « Les outils que nous utilisons permettent l'accès aux données, la planification et la collaboration »

Jean-Luc Boulin, Mopa : « Les outils que nous utilisons permettent l'accès aux données, la planification et la collaboration »
Atawad, vous connaissez ? « Anytime, any where, any device », c'est un peu le credo de la Mopa (Mission des Offices de Tourisme des Pays touristiques d'Aquitaine). Cette association a réussi à tenir le pari du travail en mobilité grâce aux outils en ligne, tout en limitant son investissement en achat de licences de logiciels. Le pari tient surtout du pragmatisme de l'organisation mise en place par la structure, qui a misé sur des outils collaboratifs en ligne. Jean-Luc Boulin, directeur de la Mopa, nous explique comment les services en ligne sont utilisés dans l'association.

CCM - Pourquoi la Mopa s'est-elle tournée vers des outils en ligne plutôt que vers des logiciels installés « en dur » sur les postes de travail ?

Jean-Luc Boulin - Nous sommes une toute petite structure, une association qui emploie 5 salariés. Nous n'avions pas forcément les moyens de faire de gros investissements dans des logiciels propriétaires, dont les licences peuvent vite être onéreuses. D'autre part, nous intervenons sur une grande région, l'Aquitaine, où on peut mettre 4h30 pour rejoindre le point sud du territoire depuis le point le plus au nord. On s'est aperçu, en interne, que le taux de déplacement était assez important par rapport au taux de présence au bureau, et comme j'ai une propension naturelle à m'intéresser aux outils de l'Internet collaboratif, nous nous sommes tournés vers des outils en ligne pour résoudre les contraintes auxquelles nous étions exposés.

CCM - Qui propose les outils que vous utilisez au quotidien ?

JLB - D'une façon générale, c'est moi. Mais maintenant, mes collaborateurs essaient de me surprendre et me font découvrir de nouveaux outils ! A la Mopa, nous formons aussi les Offices de tourisme aux outils que nous utilisons, et nous organisons régulièrement des ateliers, nous faisons donc une veille régulière sur les nouveaux outils.

CCM - A quels besoins les outils que vous utilisez répondent-ils ?

JLB - Les outils que nous utilisons remplissent trois fonctions : l'accès aux données, la planification et la collaboration.
Pour l'accès aux données nous utilisons un outil comme Dropbox, par exemple, qui permet de stocker des documents en ligne et de le synchroniser ensuite sur son bureau. Pour la messagerie, nous utilisons Gmail.

La deuxième grande entité, c'est la planification du travail et des réunions, pour cela, nous utilisons surtout l'agenda Google.

Enfin, la troisième grande fonction à laquelle les outils que nous utilisons répondent, c'est la collaboration. Ça passe par l'utilisation de services de messageries instantanées comme Google Talk, ou de voix sur IP, comme Skype. Nous utilisons également des outils de veille comme Scoop.it! ou des outils de mind mapping comme MindMeister.

CCM - Les logiciels que vous citez sont disponibles en versions payantes ou gratuites. Utilisez-vous des versions gratuites ou payantes dans votre structure ?

JLB - Effectivement, je suis assez Freemium ! Ça dépend des services, nous sommes passés sur des comptes Premium pour certains services que nous utilisons beaucoup, et nous sommes restés sur des versions plus légères et gratuites pour d'autres, parce que ça nous suffisait. Par exemple, nous ne sommes pas passés à Google Apps, parce que la version gratuite nous suffisait largement. Au total, nous utilisons une dizaine de services payants. Mais même en prenant les versions payantes, ça nous revient moins cher que des services installés en dur chez nous. Par exemple, quand on 50 Go de stockage pour une centaine de dollars par an, ça reste bien moins cher que s'il fallait acheter et assurer la maintenance d'un serveur sur un an.

CCM - Au total, quel budget allouez-vous à la souscription d'outils en ligne ?

JLB - Il me semble que nous sommes sur une fourchette comprise entre 800 € et 1 000 € pour l'ensemble du personnel et pour un an. Si on avait dû avoir recours à des logiciels installés sur des postes de travail, le coût aurait été bien plus élevé je pense.

CCM - Quelles sont les limites, selon vous, d'une organisation qui fait appel aux outils en ligne ?

JLB - C'est essentiellement la perte des données, et l'accessibilité des services, si l'utilisateur se trouve dans les zones blanches. C'est un risque inhérent aux services en cloud.

L'autre difficulté, c'est de former les utilisateurs aux outils que nous utilisons, ce n'est pas vraiment une limite, mais c'est un investissement en temps qui n'est pas à négliger. Par exemple, nous allons utiliser Skype pour les vidéoconférences de groupes, il va falloir que l'on forme nos interlocuteurs au fonctionnement de Skype, au placement de la webcam, etc.

La Mopa, en un clin d'oeil

  • Existe depuis 2003
  • Effectif de 5 salariés
  • Déplacements fréquents sur toute l'Aquitaine
  • Le site internet de la Mopa
  • Activité de mise en réseau, conseil et formation aux Office de Tourisme
  • Entre 800 € et 1 000 € de budget pour les outils en ligne