Google Apps : une boîte à outils incontournable pour les PME ?

Google Apps : une boîte à outils incontournable pour les PME ?
La suite bureautique lancée par Google il y a un plus de trois ans ne s'est pas contenté de proposer quelques fonctionnalités interactives aux particuliers : elle s'est étendu au début de l'année 2010 avec une version professionnelle bardée de nouveaux outils bureautiques. Alors que le combat avec Microsoft semble désormais engager sur le terrain des softwares, que vaut pour les patrons de PME, et avec quelques mois de recul, l'offre du géant américain ?

Une offre parvenue à maturité


En 2007, Google proposait l'une des toutes premières versions de SaaS, software as a service. Les fonctions étaient minimales et comme souvent chez Google, elle se présentait sous la forme d'une bêta version susceptible d'améliorations. L'offre se déploie aujourd'hui avec toutes les fonctionnalités classiques de la bureautique et du web 2.0 :
  • messagerie, agenda, tableur et traitement de texte
  • chat et vidéo chat, création de sites et partage de vidéos
  • accessibilité depuis un Smartphone avec un simple navigateur

Après plusieurs critiques ayant trait aux serveurs de stockage, des améliorations ont été très vite apportées dans le domaine de la sécurité. Les données sont conservées dans différents centres et les échanges sont automatiquement cryptés en HTTPS.

Un prix réduit pour une palette bien fournie


Google a frappé un grand coup en proposant une solution complète à prix abordable. Il vous faudra débourser 40 euros par compte d'utilisateur et par an pour en profiter. Au delà du stockage en ligne, on peut ranger au nombre des avantages :
  • le fait qu'il ne nécessite aucune intervention sur les postes ou lé réseau de l'entreprise.
  • une synchronisation avec la boîte de mail déjà existante
  • des filtrages de spams personnalisés
  • un niveau de sécurité adaptable
  • une assistance téléphone et mail

En outre, l'appui sur un support universel et non matériel, l'internet, résout un certain nombre de problèmes relatifs au vol ou à la casse.

La part belle au travail collaboratif


S'il est un point qui devrait être retenu pour son aspect novateur, c'est bien la possibilité de travailler, de créer, et de partager à plusieurs et de façon globale. Google Docs par exemple, permet à tous ceux qui y ont accès de modifier un seul et même support. A cela s'ajoute :
  • la disparition programmée des pièces jointes: on ne s'envoie que des liens vers des documents uniques accessibles en permanence à ses collaborateurs.
  • la gestion des versions n'est plus un problème : l'historique de toutes les modifications apportées est enregistré et personne n'a la main dessus pour le falsifier.
  • un système d'archivage en temps réel avec un ordonnancement chronologique automatique pour retrouver tel ou tel document.
  • la gestion des migrations de logiciel disparaît, Google Apps évolue en continu et se réserve toute latitude pour intégrer de nouvelles fonctionnalités ou améliorer celles déjà existantes.

Un attirail à forte dépendance technologique?


Le véritable danger est bien sûr l'éventualité d'une perte de contrôle, d'une défaillance ou d'une destruction des serveurs de stockage. Il est évident qu'en cas d'absence d'internet ou de panne secteur, l'ensemble de votre activité peut être purement et simplement arrêté. Pour beaucoup de patrons, cette confiance dévolue à un tiers peut s'avérer une contrainte bloquante.
Plusieurs universités américaines ont déjà refusé d'intégrer le Google Apps. Motif invoqué : la volonté de conserver un aspect privatif à leurs échanges professionnels. La centralisation accroissant implicitement le contrôle et la surveillance...



Indéniablement Google Apps apporte quelque chose de neuf dans l'évolution des outils en couplant la bureautique, le clouding et une mise en commun très web 2.0. Son prix attractif, ses potentialités et la complémentarité de la solution obligeront certainement ses concurrents à repenser leur gamme à venir. Bon choix donc pour une PME qui désire s'inscrire dans la modernité mais attention à ne pas tomber dans une dépendance absolue et servile à l'endroit d'une seule et même entreprise.


Crédit photo: Google