Que valent les coffres électroniques proposés par les banquiers et les assureurs?

Que valent  les coffres électroniques proposés par les banquiers et les assureurs?
Ils sont de plus en plus nombreux à proposer ce service aux PME : l'ouverture d'un compte virtuel sous la forme d'un espace de stockage personnel et confidentiel réservé aux fichiers numériques. Quels aspects de la question faut-il privilégier ? Quelle est leur fiabilité et quelle est la valeur juridique des documents ainsi archivés ? L'investissement en vaut-il le coût ? Eléments de réponse.

Des espaces certifiés


Il faut bien différencier l'offre d'archivage « probatoire » proposée par les banques de celle qui sont mises à disposition par les sites de stockage en ligne ou par la conservation de données dans une boîte mail. Elle s'en distingue par un ensemble de services professionnels propres à intéresser le patron de PME à l'heure de la dématérialisation des données:
  • un système d'archivage à accès sécurisé et une confidentialité totale
  • des mécanismes d'estampillage (horodatage, empreinte du document, signature numérique) et de cryptage
  • une certification de la valeur juridique du document par un tiers agréé
  • l'intégrité du document et sa conservation en l'état dans le temps

Capacités de stockage et options disponibles


Selon votre activité et la taille de votre entreprise, plus ou moins génératrice d'archives, prenez garde à adapter la taille de l'espace de stockage. Leurs capacités s'expriment en giga-octets ; elles peuvent être limitées ou illimitées. Avantage sur ce point aux banques en ligne, plus généreuses en espace que les structures établies.

Observez les offres avec attention : certaines mettent également à la disposition de leurs clients une boîte aux lettres électronique. D'autres permettent de gérer notamment les documents administratifs envoyés en pièces jointes. Si vous êtes souvent en déplacement, un coffre-fort « communiquant » peut faciliter vos démarches et vous dépanner en temps réel: vos partenaires peuvent, par exemple, y adresser leurs factures ou des documents nécessaires. En cas d'urgence, vous pouvez prévoir un accès pour accélérer les démarches de rapatriement.

Des tarifs assez bas


Comme pour les frais bancaires, les tarifs du marché ne sont pas homogènes. Ils vont de 1 à 20 euros par mois. La tendance est plutôt à la fidélisation d'une clientèle existante alors n'hésitez pas à négocier la création d'un espace de stockage adossé à votre compte bancaire pro auprès de votre banquier.

Des sites Internet spécialisés, comme myarchivebox.com, proposent eux aussi leur espace de stockage « communiquant », avec des services en plus, telle la numérisation de supports papier. Même le gouvernement s'y est mis en offrant à tous un espace gratuit sur https://www.service-public.fr Mais il est déconseillé d'y joindre des choses trop confidentielles. Comme pour un coffre physique, la relation de confiance est un facteur déterminant.

Quelle valeur juridique pour les documents conservés en coffre numérique ?


Les fichiers numériques issus de documents papier scannerisés ont juridiquement la valeur d'une copie. En cas de litige votre adversaire peut donc en contester la sincérité et la fidélité. Les experts s'attardent notamment sur les conditions de conservation de la copie. L'avoir gardée dans un coffre-fort virtuel sous forme d'un document type PDF atteste au moins la date du fichier numérique et son absence de modification depuis.

Il convient aussi de noter que ni la Loi, ni la Jurisprudence n'ont encore eu à se prononcer sur ce nouveau système de conservation des données, et que la CNIL, si elle a déjà rendu quelques délibérations évoquant le sujet, n'a pas encore rendu de décision spécifique en la matière. Prudence donc.


Les avantages du coffre-fort électronique en font un outil de gestion efficace et bon marché. Il permet à une société de supprimer les risques de perte ou de destruction des données, d'économiser de l'espace physique, de mettre en place une structure d'archivage de document à valeur juridique, de garantir l'intégrité de l'information, d'avoir un accès en ligne permanent aux documents, et bien entendu de limiter l'accès aux seules personnes habilitées dans un évident souci de sécurité. Mais le flou juridique n'autorise pas encore les entreprises à se débarrasser de leurs paperasses, alors conservez encore les originaux papiers !


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