De nouveaux outils de productivité ajoutés aux Google Apps

De nouveaux outils de productivité ajoutés aux Google Apps
Ces dernières semaines, Google a apporté plusieurs améliorations aux versions payantes et grand public de ses Google Apps. Outre la solution de migration des données de Microsoft Outlook vers les Apps -fonctionnalité réservée aux professionnels- de nouveaux outils de productivité agrémentent les applications tableur et traitement de texte de la plateforme collaborative. Meilleure lisibilité et maniabilité des feuilles de calculs, intégration de fonctions de recherche et de mise en page dans les Docs, sans oublier l'ajout d'un outil accélérant la diffusion de contenus pertinents dans Buzz à la manière des « Re-tweets » de Twitter. Le point sur ces nouveautés.


Outil de migration Google Apps pour Microsoft Outlook
Lancé la semaine dernière, cet outil -réservé aux entreprises et structures éducatives abonnées aux comptes Google Apps Premier ou Apps Education- facilite la migration des différentes applications Microsoft Outlook vers les Apps. Il permet de transférer les emails, calendriers et contacts depuis les profil Outlook et les fichiers PST vers les Google Apps correspondantes. Entièrement paramétrable, il offre la possibilité aux utilisateurs de migrer leurs données individuelles de manière sélective, sans solliciter l'intervention technique d'un administrateur : ces derniers pourront toutefois piloter la migration des comptes Outlook vers les Google Apps en partant des comptes Outlook installés sur Microsoft Exchange. Les applications directes de cette outil de migration : la centralisation des données et la gestion des tâches courantes sur un seul espace, deux avantages notables en termes de productivité, plus particulièrement pour les usagers qui font des Apps un usage quasi-exclusif.

Davantage de lisibilité sur les feuilles de calculs
Du côté des fonctionnalités récemment intégrées à toutes les versions des Apps –y compris la version gratuite-, plus de souplesse en ce qui concerne les feuilles de calcul qui gagnent en lisibilité et maniabilité : ainsi le tri des données (ex : classement par ordre ascendant – descendant) dans chaque colonne est pilotable via une seule fenêtre, qui regroupe les intitulés des différentes colonnes et permet de fixer des règles à chacune d'entre elles (via l'onglet « Outils ») : une action que s'effectuait auparavant colonne par colonne.

Autre avancée en termes de lisibilité appliquée cette fois-ci à la gestion des formules dans le tableur : la mise en subrillance des cellules liées aux formules définies par l'utilisateur. Elle permet notamment de repérer plus rapidement d'éventuelles erreurs de correspondance. Cette nouvelle fonctionnalité n'est toutefois pas encore supportée sur Firefox. Elle est en revanche compatible avec Google Chrome, Safari et Internet Explorer.

Fonction « chercher et remplacer » sur le traitement de texte
L'Application Doc se voit elle aussi dotée de nouvelles fonctionnalités, une mise à niveau logique, car celles-ci sont présentes sur la plupart des traitements textes : notamment la recherche par mots-clés à l'intérieur du document ( Ctrl + F) qui ouvre un champ permettant de retrouver les différentes occurrences similaires du texte et de naviguer entre elles.

Plus intéressant, il est désormais possible de chercher et remplacer les mots-clés et expressions via un outil accessible par la barre des menus (sous « Edition »). A noter également l'apparition, dans la barre d'outils de l'App Doc, d'une nouvelle fonction de mise en page : avec la possibilité d'appliquer un style à chaque paragraphe (limitée pour l'instant à la définition de 6 titres de chapitre) : une avancée certes modeste, mais qui permet de gagner en productivité sur la mise en forme d'une plan détaillé comprenant différentes sous-parties.

Une fonction « Re-Buzz » dans Google Buzz
Enfin, pour les pros qui utilisent les fonctionnalités de partages de contenus et de micro-blogging de « Google Buzz » notamment pour leur veille d'informations, il est désormais possible de « re-buzzer » à ses contacts Gmail du contenu apparaissant sur le flux d'informations de Buzz. Il suffit pour cela de cliquer sur le lien « Partager de nouveau », qui à la manière de des Re-tweets de Twitter, permet par exemple d'alerter les membres de son réseau sur la publication de pages web intéressantes.