Logiciels/méthodes pour créer une base de données

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26 août 2019
- 30 juin 2019 à 20:58
Bonjour,

Je cherche à créer une base de données assez importante (en termes de centaines de dossiers). Pour chaque sujet, j'ai plusieurs variables (identité, adresse, traitements, référent, etc.). Jusqu'à présent, nous utilisions Excel, ce qui est était très pratique puisqu'on peut faire des listes déroulantes et utiliser des filtres. Néanmoins, plus on a de données, plus on perd en visibilité et plus le fichier et lourd et donc rame. Dans l'idéal, je rechercherai un moyen d'encoder toutes ces données dans un tableau type Excel, mais d'avoir ensuite la possibilité d'avoir une fiche récapitulative de la ligne lorsqu'on clique sur le sujet concerné (par exemple un popup qui résume toute la situation du sujet en fonction de ce qui a été encodé). Il serait aussi important de pouvoir trier les données (par exemple dossier en cours ou archivé) ou mettre en avant les données les plus importantes.

Pour donner un exemple un peu abstrait, mettons que je sois babysitter d'animaux professionnelle, j'encoderais donc l'identité de l'animal, sa race, sa date de naissance, l'identité des propriétaires, leurs coordonnées, la date de garde et la durée, la présence de problèmes médicaux particulier, la date du dernier vaccin, la nourriture appropriée, la personne à contacter en cas d'urgence, etc. Le but serait de pouvoir visualiser plus facilement et plus rapidement qu'en scrollant sur toute la ligne, en ayant accès à une fiche par animal (par exemple, en cliquant que le nom du chat "Titou", j'aurai sa fiche complète qui s'afficherait). J'aurai également besoin de pouvoir filtrer les données et masquant les gardes clôturées de façon à ne pas encombrer le tableau pour les recherches, et de trier mes données entre par exemple la babysitter 1 et la babysitter 2, et de mettre en avant dans la fiche "attention problème cardiaque" et le nom du vétérinaire habituel par exemple.

Au vu de la visualisation du logiciel SmartDB, ça m'avait l'air pas mal mais je suis mitigée. Est-ce possible de faire ce genre de choses avec Access ? Si oui, de quelle manière ? Ou y a-t-il des logiciels spécifiques que je pourrais télécharger ? Voir même, s'il y a un moyen de faire ce genre de chose sur Excel ? Parce que pour l'instant sur Excel, j'ai mes colonnes, mes filtres, mes listes pour un remplissage rapide, mes onglets pour différencier les intervenants; simplement je n'arrive pas ne serait-ce qu'extraire les données les plus importante vers un autre onglet de manière automatique (par exemple contact d'urgence) et le fichier rame à mort...


Je ne suis pas sûre que ma demande soit très claire, mais merci d'avance pour votre aide !
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Merci
Bonjour,

Access me semble approprié, mais n'est pas gratuit...

A+
crazycatlady07
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30 juin 2019
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Oui je sais, mais je l'ai déjà sur mon ordinateur. Des conseils sur la création de la base ? Parce que j'ai créé mon tableau mais je ne sais pas comment la visualiser comme je l'expliquais.
HDU
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26 août 2019
22 > crazycatlady07
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30 juin 2019
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Bonjour,
il nous faudrait d'avantage de détails, comme par exemple ton tableau...

A+
crazycatlady07
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30 juin 2019
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Bonjour,
Je ne peux pas mettre en ligne le tableau réel pour des raisons de confidentialité des données… Donc pour reprendre un exemple que je donnais dans mon premier post :

[https://img-19.ccm2.net/SLOQKuB3zjc8liM0EcY5ellUqxY=/452c90b63dde48848e9bb472b3e50d85/tmp/test_tableau_titou.png[Image:]src= ]

En gros, je voudrais pouvoir faire un truc dans le genre :
[https://img-19.ccm2.net/nwFLuIaqMAt-WslaUMZzv7Z0s4g=/7e78442b632f4d93b5e4c7fd8b1b2f2e/tmp/ex_base_donnees.PNG[Image:]src= ]

Parce qu'en soit créer le tableau Access est pas bien compliqué, mais après quelles sont les étapes suivantes ?
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26 août 2019
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Merci
On ne voit rien

Effaces les données sensibles.
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30 juin 2019
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Merci
En fait, dans l'idéal, je voudrais pouvoir faire un peu comme sur cette photo : https://www.logitheque.com/logiciels/windows/base_de_donnees/sytemes_gestion_bases_donnees/telecharger/smartdb_19706.htm

C'est-à-dire avoir une fiche récapitulative de mes données pour chaque sujet.
HDU
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26 août 2019
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Listes les différentes données et donnes les ici

PS : la photo n'est pas visible
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30 juin 2019
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Merci
Ah mince...

Par exemple, disons que j'ai 100 personnes. Pour chaque de ses dix personnes j'ai 10 variables (colonnes) : nom, prénom, date de naissance, personne en charge, adresse, téléphone, traitements, contact d'urgence, type de pathologies, date de prise en charge, etc.

J'ai besoin, dans un premier temps, de pouvoir lister toutes ces données dans un tableau de façon à avoir accès à toutes les données sur un seul fichier. Dans un deuxième temps, j'ai besoin que ces données soit facilement visualisable pour tout utilisateur (un tableau avec des centaines de lignes et colonnes ne rend pas vraiment les informations faciles d'accès et la lisibilité en est réduite…). Donc je me demandais s'il était possible qu'en cliquant sur la première colonne (Nom), toutes les colonnes de la personnes puissent être récapitulées dans une fiche synthétique.

Parce qu'en fait, pour la première étape, j'utilise Excel sans soucis, c'est même très pratique parce qu'on peut filtrer/trier les données, tirer des stats, etc. Sauf que nous sommes sept utilisateurs, chacun avec un nombre élevé de personnes ) notre charge. Du coup notre fichier Excel est très lourd et donc rame. Pour un plus de lisibilité nous avons déjà créé un onglet pour chacun de nous afin que tous ne soient pas sur la même page. Néanmoins, le problème est que nous avons un grand nombre de colonnes, et même en figeant les lignes et colonnes c'est difficile de vraiment s'y retrouver.

Pour l'instant, le seul avantage que je vois avec Access, c'est qu'on peut ajouter des pièces jointes pour chaque ligne…
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26 août 2019
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Merci
C'est pour gérer des animaux ou des personnes ?

Quelles sont les données que tu veux gérer ?

a+
crazycatlady07
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30 juin 2019
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En réalité, je vois pas trop ce que ça change… J'ai plusieurs sujets (lignes), pour lesquels il y a toujours plusieurs variables (colonnes) et j'ai besoin d'un moyen de rendre l'accès à ces données plus lisibles que sur un tableau à 40 colonnes.
HDU
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26 août 2019
22 > crazycatlady07
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30 juin 2019
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ce qu'il me faut, ce sont "les colonnes"...
HDU
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26 août 2019
22 > crazycatlady07
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30 juin 2019
-
Il ne faut plus réfléchir tableur, mais Base de Données.
Les données seront insérées dans des tables, comme l'exemple que je viens de te donner.

Listes ici toutes les "colonnes" que tu veux et on les classera.

A+
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26 août 2019
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Merci
Ca change au moins 1 chose :
tu auras autant de tables que d'entités à gérer.

En gros, si tu veux gérer les animaux et leur(s) proprio(s) il te faudra différentes tables :
1 animal
1 propriétaire
1 qui fait le lien si un animal peut changer de proprio

Au moins.
HDU
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26 août 2019
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et arrêtes de penser en lignes et colonnes.
HDU
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26 août 2019
22 -
Voici un début de commencement...

Avant de passer au reste, dis nous quelles infos manquent.

https://fromsmash.com/pNW~s60X~j-c0
crazycatlady07
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30 juin 2019
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Merci ! Non on peut faire avec ces données là.
Je comprend pas trop le fonctionnement d'Access en fait...
Je dois mettre mes variables en tables, mais du coup après comment je les lie aux bons sujets?
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26 août 2019
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Merci
C'est quoi les variables ? les champs (genre le nom de l'animal) ?

Listes tout ce que tu veux, on les mettra dans des tables, ensuite on passera aux formulaires (écrans de saisie / consultation).

A+
crazycatlady07
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30 juin 2019
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Mettons oui, pour les animaux : le nom de l'animal, sa race, sa date de naissance, ses traitements ; pour les propriétaires : nom, adresse, téléphone, contact d'urgence ; et pour la garde : petsitter référent, date de début et date de fin.
HDU
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22 > crazycatlady07
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30 juin 2019
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J'imagine qu'un animal peut avoir plusieurs traitements.
Et un animal peut il avoir différents petsitter ?
crazycatlady07
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30 juin 2019
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Plusieurs traitements oui, différents petsitter non, c'est plutôt sectorisé, donc chaque petsitter aura les animaux issus de certaines régions.
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26 août 2019
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Merci
si tu penses que tout est là (tes fameuses colonnes), on peut passer au reste

https://www.cjoint.com/c/IFDtZKf35YU

crazycatlady07
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30 juin 2019
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Oui ça à l'air bon, merci. Comment tu fais pour créer ça ?
HDU
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22 > crazycatlady07
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30 juin 2019
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bah access.........
crazycatlady07
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30 juin 2019
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Oui d'accord, mais en fait j'ai jamais utilisé Access avant aujourd'hui, donc j'y connais rien. Je voudrais pouvoir comprendre histoire de pouvoir le refaire plus tard.
HDU
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22 > crazycatlady07
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26 août 2019
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Merci
Voici un début
https://fromsmash.com/YRw9Pn5qEs-c0

A te lire.

A+
crazycatlady07
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Wow trop bien ! Comment tu as réussi à faire ça?
Et du coup après, on peut faire ouvrir cette petite fenêtre en cliquant sur le nom de l'animal dans la table ?
HDU
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22 > crazycatlady07
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30 juin 2019
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o, ne clique pas dans la table directement, pour voir / modifier il faut utiliser les formulaires

Là ce n'est que le début, lis donc https://mhubiche.developpez.com/Access/cours/bases/

A demain
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26 août 2019
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Merci
En fait, sans méchanceté de ma part,

on arrive dans ton bureau et c'est un gros bordel.

La Base de Données va te permettre de classer tout cela de manière intelligente :
Une armoire animal
Une armoire propriétaire
Une armoire Petsitter

etc...

Le jour où le chef te demande de lui lister les animaux de Monsieur Y, tu va le faire en 2-2 alors qu'avec ton merdier, tu auras mis 3 heures sans être certain du résultat et ne pas oublier le canari de tante Bernadette...

Tu vois ?

A+
crazycatlady07
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Oui ça j'ai bien compris, c'est le but en fait.
Mais du coup comment on en arrive à ce résultat? Chaque case du formulaire correspond à un table si je comprend bien ? Une fois qu'on a plusieurs animaux, comment sélectionner quel formulaire ouvrir?
HDU
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22 > crazycatlady07
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Non,

un formulaire sert à afficher les données des tables.

Les requêtes vont te permettre d'afficher les champs de différentes tables, que l'on a reliées par des relations.

Je te fais un menu (formulaire) pour que tu vois mieux.

Laisses moi qq minutes.
HDU
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22 > HDU
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voici avec un menu,

j'espère que tu y vois + clair

https://fromsmash.com/JZuBx5sDfD-c0

A+
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Merci
D'où l'utilité que tu ne voyais pas au départ de bien analyser les données et comment les structurer.

Maintenant, on peut tout sortir comme état (animal, liste des animaux par proprio, par genre, sexe, sitter, etc).
crazycatlady07
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Oui je commence à comprendre, merci beaucoup ! Et du coup, une fois que les formulaires sont créés, comment on fait pour y accéder en fenêtre comme dans ton fichier et non pas en format page ?
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Merci
Bonjour,

un formulaire est une "fenêtre" justement.

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