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Modification simultanée de fichiers [Résolu]

- - Dernière réponse :  Boukii - 12 avril 2019 à 10:14
Bonjour,

Je fais face à un problème dans mon entreprise. J'ai actuellement, un réseau où l'on stocke divers fichiers word, excel ou powerpoint. Dans ce réseau, il y a beaucoup de dossiers et sous-dossiers contenant des présentations pour des formations. Seulement, certains sous-dossiers contiennent parfois les mêmes présentations car les sujets de présentations sont liés. Il y a donc des copies de plusieurs documents voir de dossiers entiers réparti un peu partout dans le réseau. Mon problème c'est que trouver tous les doublons est une tâche particulièrement pénibles car je possède plus de 155 000 documents dans ce réseau. Donc, je voudrais savoir si il existe un procédé simple pour pouvoir modifier un seul des documents en doublons et de sauvegarder cette modification automatiquement sur tous les autres documents identiques à celui que j'ai modifié.

Merci de votre aide.
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Bonjour

A ma connaissance non. Techniquement vous avez des fichiers séparés sans rapport aucun (pour une machine). Sinon peut être le titre, peut être la taille, peut être la date, peut être etc.

La seule manière de ne travailler que sur un seul fichier, serait de nettoyer les doublons et de remplacer tous les secondaires par des raccourcis vers le fichier principal.
Mais sur un (?) serveur de fichiers vous avez probablement des droits d'accès différents selon les personnes/département, ce qui va rendre cette solution presque impossible.

il existe des très bon programmes pour trouver automatiquement des doublons ou doublons supposés mais là encore la finition/nettoyage passera par l'humain, le seul capable de savoir qu'elle est la bonne version à conserver. et le facteur humain est le pire de tous, chaque personne voulant conserver "ses" habitudes.

Néanmoins il faut parfois passer par l'étape "forcer la main" car le stockage serveur soute cher et les multiples instances prennent de la place, plus de coût du backup (si'il y en a) qui va de pair avec la non gestion.

En général on prépare des listings avec fichier/date de dernière modification/emplacement et on demande aux département de faire du tri. Si il n'agissent pas (ce qui est souvent le cas) on fixe une date limite et on efface tout au delà de la date en commençant par les plus anciens.

Si vous avez du backup quotidien, en cas de "gros problème" d'effacement, on pourra toujours récupérer (restore) le fichier en question sur le dernier backup qu'on conservera précieusement.

Bav

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J'ai un autre problème, certains documents que nous utilisons sont parfois ouvert sur plusieurs postes à la fois ce qui empêche les sauvegardes ou n'importe quel modification tant que les autres personne ayant ouvert le document ne le ferme. Existe-t-il un moyen de faire en sorte que l'on puisse modifier/sauvegarder nos modifications même si le documents est ouvert autre part ?
J'ai essayé avec l'option de partage pour les documents de type word et autres mais étant donné le nombre de fichiers que j'ai sur le réseau activer l'option un par un sur chaque document risque de me prendre énormément de temps.
madmyke
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A nouveau il y a l'aspect humain qui n'est pas gérable et l'aspect technique qui est limité par l'humain.
Si vos serveurs de fichiers (Microsoft ?) autorisent le partage tant qu'une personne l'utilise il sera compliqué de faire quoique ce soit.
Et il va vous rester les gens qui n'en sortent jamais parce qu'ils oublient, ne ferment jamais le pc, ne rebootent jamais ou pas souvent, etc...

Un fichier "bloqué" peut aussi survenir à cause du serveur lui même qui n'enregistre pas le changement d'état (déconnexion) d'une personne par rapport à ce fichier, alors que la personne n'est plus dans ledit fichier.
On peut palier à ça mais manuellement, en accès direct (admin) sur le serveur, remonter sur le fichier et forcer la "fermeture/déconnexion".

Par contre je ne comprend pas votre dernière phrase, car activer l'option partage si déjà plusieurs personnes l'utilisent, c'est qu'il est déjà en partage.
Ce que je veux dire c'est que plusieurs utilisateurs peuvent ouvrir le fichier le modifier sur le PC qu'il utilise car les accès au réseau le permette mais au moment de sauvegarder le document, une erreur Windows apparaît disant qu'ils ne peuvent pas sauvegarder leurs modifications car plusieurs documents sont déjà ouvert. En activant l'option de partage sur Word ou excel par exemple il est possible de sauvegarder le document même si il est ouvert à plusieurs endroit mais pour cela il faut que toutes les personnes ayant ouvert le document soit ajouter dans le partage du document sinon la même erreur apparaît. Il me faudrait donc un moyen plus facile pour supprimer cette contrainte.

J'espère avoir été plus clair.
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J'ajoute que la technique est une chose mais la dénition de la politique informatique ET le partage de l'information pertinente à vos utilisateurs business, doit aller ensemble.

L'un ne va pas sans l'autre.

le responsable ou le département IT, doit définir les règles, expliquer le pourquoi et les limitation de la technique/coût etc afin de sensibiliser vos utilisateurs. Car malheureusement la technique n'est pas tout.
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