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Travail sur Excel Word et Access

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- - Dernière réponse : Mary_6316
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20 février 2019
- 20 févr. 2019 à 06:59
Bonjour à toutes et à tous,
Peut-être pourriez-vous m'aider, j'ai une grille de notation enregistrée sous Excel chaque ligne donné lieu a un critère d'amélioration et une note allant de 0 à 5 (0 étant la meilleure note) on obtient au final des 5 totaux.

Pour le critère numéro 1 par exemple j'obtiens 3 points, je souhaiterais transposer c'est trois critères dans un courrier type déjà créé sous Word. mais cela dépendra bien évidemment du nombre de points pour le deuxième courrier s'il n'y a que deux critères d'amélioration ces deux mêmes critères seront transposés sur le courrier Word.... Tout d'abord cela est il possible ?
J'ai essayé de faire un publipostage mais cela ne marche pas.
Là où tout se corse c'est que pour le deuxième critère s'il y a plus de 2 pts. Cela donne lieu à un deuxième courrier type. et pour le troisième critère s'il y a plus de 3 pts cela donne lieu à un troisième courrier type.
Je ne sais pas du tout par ou commencer ni si il faut utiliser access ou Excel pourriez-vous m'aider s'il vous plaît.
Merci de pour votre aide.
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22 février 2019
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Merci
Bonjour.

Pour qu'on puisse te dire si c'est possible, il faudrait déjà qu'on comprenne ton explication, ce qui n'est pas le cas ...

Je ne vois vraiment pas pourquoi Access viendrait se mélanger à un travail intéractif entre Excel et Word !

Tu as l'air de souhaiter que ton fichier Excel soit capable de décider sur lequel des 3 fichiers-type, créés avec Word, il devrait envoyer ses données ...
Le publipostage, tu le sais, consiste à choisir toi-même dans chacun des fichiers-type Word quelles sont les données du fichier à importer du fichier unique Excel ? C'est l'inverse de ce que tu sembles demander.

Rappelle-toi que chaque fois qu'on réclame des manipulations "automatiques", il faut passer par l'écriture d'un code en VBA pour créer une macro. Tu t'y connais ?
Mary_6316
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20 février 2019
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Bonjour Raymond,
Merci de votre retour, je me perds dans mes explications, c'est un travail assez compliqué et casse tête pour moi que je ne sais même pas par où commencer et je me dis qu'Access doit peut être intervenir, comment ? Je ne sais pas.
Pour ce qui est de VBA, j'avoue que vous me parlez dans une autre langue. En quoi cela consiste ?
L'idée serait d'insérer des données d'excel vers word dans mes courriers-type, mais à des conditions précises c'est à dire en fonction de la note allant de 0 à 5. J'espère que j'ai été clair, je pourrais vous envoyer un fichier excel en exemple si vous le souhaitez.
Merci à vous.
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22 février 2019
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Merci
J'espérais que ma réponse, elle, serait suffisamment claire ...
Insérer des données Excel dans un document ou un autre selon des conditions, c'est extrêmement compliqué !
Cela demande de la programmation. VBA est le langage de programmation utilisé pour Excel ; il permet de concevoir une macro, qui effectue automatiquement une série d'instructions et de calculs. Je ne saurais t'en dire davantage, car je ne pratique pas ce langage.

En attendant que tu saches faire des programmes en VBA, tu ferais mieux de lancer des publipostages depuis chacun de tes courriers-type, en sélectionnant chaque fois les destinataires concernés. Au moins tu es certain que ça marchera !
Mary_6316
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20 février 2019
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Très bien, je vous remercie pour votre retour.
Je n'ai donc plus qu'à me pencher sur VBA. En attendant, j'utilise le publipostage pour les coordonnées mais pour ce qui est des critères, je fais des copier-coller, mais cela demande énormément de temps quand il y a beaucoup de courriers à envoyer cet j'espère trouver un système automatisé.
Commenter la réponse de Raymond PENTIER
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22 février 2019
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Merci
Pourquoi des copier-coller ?
Pourquoi ne pas simplement faire ce que je t'ai expliqué à deux reprises déjà ?
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22 février 2019
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Merci
Bonjour,

Tout d'abord, merci d'éviter de poster deux fois pour le même problème.
Dans ton autre post, j'ai dit la chose suivante :
=====
"Il n'y a pas besoin de VBA pour ça.
Si ta base est correctement faite (parce que je n'ai pas compris toutes tes explications), il suffit d'utiliser des champs IF.

Regarde, sous l'onglet Publipostage de Word, groupe Champs d'écriture et d'insertion, bouton Règles => Si.. Alors... Sinon. "
====

Maintenant, comme Raymond, j'avoue ne pas avoir compris ce que tu souhaites faire.

Peux tu tenter d'expliquer plus clairement ?
m@rina
Mary_6316
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20 février 2019
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Merci Marina je vais essayé ça et vous tiens au courant.
Mary_6316
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20 février 2019
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Bonjour Marina,
Je vais tout recommencer du début, j'avoue que mes explications sont un peu confuses, j'en suis désolé.

Je possède un tableau avec les colonnes suivantes (Critère – cotation – constat – commentaire) :

Critère..................................................Cotation............... Constat..............................Commentaires

L’organisme doit effectuer x.......................1...................... L’organisme a fait.............. Bla Bla


L’organisme doit effectuer y........................2.......................L’organisme a fait cela.......Bla Bla


L’organisme doit effectuer z........................0......................L’organisme a fait ceci.........Bla Bla

(J'ai mis des points pour bien faire apparaître les colonnes, désolé c'est le moyen que j'ai trouvé, car je ne peux pas insérer de tableau)

Dans mon courrier-type n°1 : je veux en fonction de ce tableau insérer des champs en indiquant que si la ligne possède une cotation =1 alors insérer le critère « L’organisme doit effectuer x… » + le constat « L’organisme a fait ceci » + le commentaire « bla bla… »
Sinon rien.

Et donc faire cela pour chaque ligne de mon tableau. Comme vous pouvez le voir dans les lignes 2 et 3 la cotation est 2 et à 0 , rien ne devra donc s’afficher dans le courrier.

J’ai essayé la fonction si…alors…sinon, mais lorsque je sélectionne ma base de données j’ai les champs F1, F2, F3 mais pas l’intitulé de chaque colonne. Si jamais la règle si…alors…sinon venait à fonctionner (et que je m’y serais donc mal prise) dois-je retaper tous les critères à chaque fois ? en sachant que ce courrier sera transformé en modèle et la base données changera de résultats de cotations en lignes 1,2 etc... car chaque organisme va posséder des résultats différents, et que plusieurs personnes vont l’utiliser, je ne peux pas leur demander de tout retaper sinon ce serait y consacrer bcp de temps.
Merci de votre aide.

J'ai 3 autres courriers-type à réaliser ou cela se corse un peu plus, je reviendrais sûrement dans le forum pour poster mes questions :)

Bonne journée.
Mary_6316
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20 février 2019
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Je reviens apporter une autre précision, c'est que les cotations obtenues dans un tableau concernent un organisme, donc lorsque je fais le publipostage et que par exemple il y a 3 lignes ou la cotation =1, les critères + constat + commentaires de chaque ligne doivent se transposer dans un seul courrier.

Merci
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22 février 2019
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Merci
Bonjour

Je suis désolée mais c'est toujours aussi confus.
EN tous les cas si le but est de faire du publipostage, la base de données est mal faite.

Le publipostage c'est quoi ?
Le publipostage, ça permet d'envoyer à tout le monde (personnes ou entreprises listées dans une base de données) la même lettre ou le même mail. Cette lettre peut néanmoins varier en fonction de critères contenus dans cette même base, et là on utilise les champs IF.

Une base de donnéest est composée de colonnes et d'enregistrements : une ligne = un enregistrement. Donc, un destinataire = UNE ligne.
Quant aux colonnes, elles peuvent être nombreuses et comporter autant de critères que l'on souhaite.

Donc, non, on ne pourra pas aller chercher plusieurs lignes comme tu le souhaites.
J'ai créé une méthode pour faire du publipostage conditionnel, à savoir regrouper plusieurs lignes, mais il s'agit d'un publipostage particulier.

Mais, encore une fois, je ne comprends pas ce que tu veux faire.
m@rina
Mary_6316
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Ok Marina merci de ta réponse, en effet je pense qu'il faut que je revois mon tableau...
Peut tu me parler de ton publipostage particulier j'aimerais en savoir plus.
Merci
m@rina
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c'est ici :
http://faqword.com/index.php/word/publipostage/416-publipostage-conditionnel-maison

mais je ne pense pas que ça résolve ton problème.
Mary_6316
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Merci pour le lien, en effet je me demande même si une solution existe à mon problème...
Commenter la réponse de m@rina