Outlook, envoi global au lieu d'une personne

Bonjour,
Dans notre entreprise, nous utilisons outlook.
Cependant quand un employé envoie une invitation de réunion ou une utilisation de ressource. un mail général part à l'entreprise avec le contenu.
Et ce juste avec un compte.

Je ne sais pas d'ou proviens cette erreur, mais cela dérange toute l'entreprise de recevoir les nombreuses réunions de cette uniuqe personne. de même si on lui envoie une réunion, hop toute l'entreprise la reçoit.

deuxième question: peut-on définir une liste de contacts prédéfinis que quand on clique sur A: (a qui envoyer un mail) histoire de pas avoir 300 contacts... mais que certaines personnes de l'entreprise?

Pouvez-vous m'aider svp.
sa messagerie est outlook 03