Vous avez reçu ou envoyé un email important à un correspondant ? Assurez-vous d'en conserver une trace sous la forme d'un fichier enregistré sur votre ordinateur, une clé USB ou un espace de stockage en ligne.

Il peut s'avérer très utile de conserver un mail sous forme de fichier, par exemple pour conserver une trace durable d'une correspondance importante menée avec un contact en particulier ou un service public. En le sauvegardant sur votre ordinateur, une clé USB ou un espace de stockage en ligne, vous mettez non seulement toutes les chances de votre côté pour le retrouver facilement mais, en plus, vous n'êtes plus tributaire des aléas de fonctionnement d'un logiciel ou d'un service de messageries électronique comme Gmail ou Outlook, par exemple. Si celui-ci venait à ne plus être accessible – si votre compte est piraté, par exemple… –, impossible pour vous de remettre la main sur votre courrier au moment où vous en avez besoin !

Heureusement, la plupart des logiciels de messagerie comme Outlook, Courrier sur Windows ou encore Mail sur Mac tout comme Gmail, Outlook.com ou encore Yahoo Mail proposent d'enregistrer les courriers sous forme de fichier. Ils peuvent prendre la forme d'un fichier EML ou un fichier PDF. Les premiers sont des fichiers de mail brut. Il s'agit de documents normalisés qui peuvent être ouverts à l'aide de n'importe quel logiciel de messagerie, mais aussi avec un éditeur de texte comme Notepad sur Windows ou Text Edit sur Mac. Ils comportent non seulement le message mais aussi l'entête de celui-ci (nom de l'expéditeur, date et heure de la réception, adresse IP des serveurs d'envoi, etc.) ainsi que les pièces jointes. Attention, si vous ouvrez un fichier .eml avec un éditeur de texte, vous n'aurez pas accès aux pièces jointes. Quant aux fichiers PDF, ils peuvent être ouverts avec un navigateur Web tel que Chrome, Edge ou encore Safari mais, bien sûr aussi, avec Adobe Acrobat DC (gratuit) ou encore Aperçu sur macOS. Ils ont pour avantage de conserver la mise en page du courrier ainsi que les pièces jointes.

Comment sauvegarder un mail depuis Gmail ?

Vous relevez votre courrier électronique depuis le webmail Gmail ? Vous pouvez sauvegarder vos messages les plus importants. Mais impossible d'en enregistrer plusieurs d'un seul coup.

► Accédez à votre messagerie Gmail puis ouvrez le message que vous souhaitez sauvegarder. Deux possibilités s'offrent à vous pour le rapatrier. Vous pouvez télécharger le message au format EML ou au format PDF.

Sauvegarder le message au format EML

► Cliquez sur les trois points verticaux placés en haut à droite du message. Dans le menu qui se déploie, choisissez Télécharger le message.

► Le fichier est instantanément téléchargé au format EML dans le dossier Téléchargement de votre ordinateur. Vous pouvez l'ouvrir avec n'importe quel logiciel de messagerie ou un éditeur de texte.

Sauvegarder le message au format PDF

► Gmail n'offre pas de fonction pour convertir et rapatrier directement le message au format PDF. Cliquez d'abord sur l'icône en forme d'imprimante en haut à droite du message.

► Un nouvel onglet de votre navigateur s'ouvre dans lequel s'affiche, au bout de quelques secondes, l'aperçu de votre message. Dans la colonne de gauche, cliquez sur le menu déroulant Destination et choisissez Enregistrer au format PDF. Validez d'un clic sur le bouton Enregistrer au bas de la colonne.

► Définissez l'emplacement de la sauvegarde et validez. Votre mail enregistré en PDF est prêt.

Comment sauvegarder un mail depuis Outlook.com ?

Le webmail de Microsoft ne permet pas de télécharger les messages au format EML. Mais rien ne vous empêche de les rapatrier au format PDF.

► Depuis votre navigateur Web habituel, accédez à votre messagerie Outlook.com puis ouvrez le message que vous souhaitez télécharger. Cliquez sur les trois points de suspension en haut à droite du message. Dans le menu qui se déploie, choisissez Imprimer.

► Un volet se déploie sur le côté droit de la fenêtre. Cliquez sur le bouton Imprimer.

► Cliquez sur le menu déroulant Destination et choisissez Enregistrer en PDF. Validez d'un clic sur le bouton Enregistrer au bas de la colonne.

► Définissez l'emplacement de la sauvegarde et validez. Votre mail enregistré en PDF est prêt.

Comment sauvegarder un mail depuis Courrier dans Windows ?

Si vous relevez vos messages électroniques avec Courrier de Microsoft, ils sont alors déjà enregistrés sur le disque dur ou le SSD de votre ordinateur. Vous pouvez néanmoins sauvegarder vos messages sous forme de fichiers EML ou PDF si jamais Courrier venait à planter.

► Ouvrez le logiciel Courrier puis afficher le message que vous souhaitez enregistrer au format PDF.

Sauvegarder le message au format EML

► Cliquez sur les trois points de suspension en haut à droite de la fenêtre. Dans le menu qui se déploie, choisissez Enregistrer sous.

► Définissez l'emplacement de la sauvegarde et validez. Votre mail est enregistré au format EML.

Sauvegarder le message au format PDF

► Cliquez sur les trois points de suspension en haut à droite de la fenêtre. Dans le menu qui se déploie, choisissez Imprimer.

► Une fenêtre de prévisualisation s'affiche. Cliquez sur le menu déroulant Imprimante et choisissez Microsoft Print to PDF. Validez d'un clic sur le bouton Imprimer.

► Définissez l'emplacement de la sauvegarde et validez. Votre mail enregistré en PDF est prêt.

Comment sauvegarder un mail depuis Outlook ?

Plus complet, le logiciel de messagerie Outlook issu de la suite bureautique Microsoft offre plus de possibilités, notamment sur Windows. La version Mac quant à elle se révèle moins bien lotie sur le terrain de la sauvegarde des emails.

► Ouvrez Outlook puis cliquez sur le message que vous souhaitez conserver afin de l'afficher.

Sauvegarder le message au format HTML, MSG ou TXT

► Cliquez sur le menu Fichier puis choisissez Enregistrer sous.

► Sur Windows, Outlook offre plusieurs formats d'enregistrement : Format de message Outlook délivre un fichier MSG reconnu par… Outlook ; Idem pour Format de message Unicode pour Outlook ; HTML permet de sauvegarder le message dans un document HTML que vous pourrez ouvrir avec n'importe quel navigateur Web ou éditeur de texte compatible ; Idem pour fichiers MHT ; Texte seulement permet de sauvegarder le mail dans un fichier texte au format TXT lisible avec n'importe quel éditeur de texte. Dans ce cas, les pièces jointes ne font pas partie du voyage. Choisissez le format de fichier souhaité, la destination de l'enregistrement et validez.

Sauvegarder le message au format PDF

► Les formats de sauvegarde proposés par Outlook ne vous conviennent pas ? Vous pouvez enregistrer votre message au format PDF, bien plus universel. Lorsque votre message est affiché à l'écran, cliquez sur le menu Fichier puis sur Imprimer.

► Une fenêtre de prévisualisation s'affiche. Cliquez sur le menu déroulant Imprimante et choisissez Microsoft Print to PDF. Validez d'un clic sur le bouton Imprimer.

► Définissez l'emplacement de la sauvegarde et validez. Votre mail enregistré en PDF est prêt.