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Retrouver facilement des fichiers stockés sur Google Drive


Malgré ses nombreuses qualités, Google Drive a un léger défaut : il est parfois compliqué d'y retrouver un fichier, surtout si l'espace de stockage est bien rempli. Heureusement, il existe des moyens d'y remédier.



Google Drive est le service de stockage en ligne de Google. Comme d'autres services du même type, il permet de stocker dans le "cloud" toutes sortes de fichiers (textes, tableaux, PDF, images, vidéos, etc.) et d'y accéder à tout moment, de n'importe où – à condition, bien sûr, d'avoir un accès Internet ! – et ce, aussi bien depuis un ordinateur qu'avec un smartphone ou une tablette.

Si ce service en ligne est populaire, c'est d'abord parce qu'il offre gratuitement 15 Go d'espace de stockage – on peut en obtenir davantage en souscrivant à des options payantes – et qu'il bien intégré aux autres fonctions de Google. Toutefois, bien qu'il soit très simple d'emploi, on peut vite s'y perdre quand il héberge de nombreux fichiers. Google oblige, il est toutefois doté de plusieurs fonctions de recherche permettant de retrouver facilement des éléments à partir de leur nom ou de leur type. Voici les possibilités offertes par la version Web, utilisable avec un simple navigateur.

Activer l'Accès Rapide dans Google Drive

Google Drive possède ainsi une fonction nommée Accès Rapide, qui affiche en haut de la page d'accueil les fichiers que vous utilisez régulièrement ou qui ont été récemment modifiés. C'est l'idéal pour accéder très rapidement à des fichiers dont vous vous servez souvent. Elle n'est toutefois pas toujours activée par défaut.

  • Avec votre navigateur Web, connectez-vous sur votre compte Google Drive.
  • Pour afficher l'Accès rapide, cliquez sur le menu Paramètres, le bouton en forme d'engrenage, en haut à droit de la fenêtre, puis, dans le menu qui s'affiche, cliquez sur Paramètres.


  • Faites défiler vers le bas la fenêtre qui s'ouvre pour atteindre la section Suggestions, puis cochez la case située devant l'option Accédez rapidement aux fichiers dont vous avez besoin dans la section "Accès Rapide". *Cliquez ensuite sur le bouton bleu OK en haut de page, pour valider votre choix et enregistrer vos préférences.


  • Rafraîchissez la page de votre compte Google Drive : la rubrique Accès Rapide s'affiche en haut de la page d'accueil du service.

Retrouver un fichier dans Google Drive



Si votre fichier ne figure pas dans l'Accès rapide mais que vous connaissez son nom – ou une partie de son nom –, vous pouvez le rechercher directement à partir de la barre de recherche en haut de page.
  • Saisissez le nom dans la barre de recherche et validez avec la touche Entrée de votre clavier ou en cliquant sur la loupe. Drive analysera l'ensemble de vos fichiers et affichera ceux dont le nom correspond à votre requête.

Faire une recherche par type de fichier

Si vous ne vous souvenez pas du nom de votre fichier, il reste cependant des solutions. Depuis le début de l'année 2019, Google a introduit une fonctionnalité de filtrage par type de fichier.

  • Sur la page d'accueil de Google Drive, cliquez simplement sur la barre de recherche, sans rien saisir.
  • Une liste de types de fichiers s'affiche. : PDF, documents, feuilles de calcul, présentations, photos et images, et vidéos.
  • Cliquez sur la catégorie qui vous intéresse et Google Drive n'affichera que les fichiers dans le format sélectionné.

Utiliser les fonctions de recherche avancée

Si malgré tout vous n'arrivez pas à trouver votre fichier, vous pouvez utiliser la recherche dite avancée pour affiner les résultats.

  • Cliquez sur la petite flèche, à droite dans la barre de recherche. de Google Drive,


  • Une nouvelle fenêtre s'ouvre en proposant plusieurs champs et diverses fonctions de filtrage :


Type
Cliquez sur la petite flèche pour afficher une liste de types de fichiers : Photos et images, Fichiers PDF, Son, Archive (ZIP), etc. Sélectionnez le type qui vous intéresse.

Propriétaire
Ce filtre est utile si vous partagez des fichiers avec d'autres personnes. Il permet de sélectionner un fichier en fonction de la personne qui l'a créé.
Cliquez sur la petite flèche pour afficher une liste de propositions : N'importe qui, Moi, vous-même, N'importe qui sauf moi.
En cliquant sur la dernière option, Personne spécifique..., vous pouvez également indiquer une personne spécifique en saisissant son adresse mail dans le champ associé.

Emplacement
Cette option permet de préciser l'emplacement à analyser pour les recherche. Cliquez sur le bouton Partout pour afficher un menu et sélectionner une option. Vous pouvez laisser Partout, ou préciser si le fichier est dans un dossier spécifique, dans les éléments partagés avec vous, dans la corbeille ou dans les fichiers suivis, en sélectionnant les options idoines.

Date de modification
Cliquez sur la flèche pour faire apparaître un menu avec différentes options de date de modification ou d'utilisation du fichier recherché : Date indifférente, Aujourd'hui, Hier, etc. L'option Personnalisé... vous permet de spécifier une date précise en sélectionnant une date ou une période donnée à l'aide des champs idoines.

Nom de l'élément
Saisissez dans ce champ un ou plusieurs mots contenus dans le nom du fichier.

Contient les mots
Saisissez dans ce champ un ou plusieurs mots contenus dans le fichier lui-même. Cette option n'est évidemment utile qu'avec des documents contenant du texte.

Partagé avec
S'il y a lieu, saisissez dans ce champ le nom ou l'adresse mail d'une personne avec qui le fichier recherché est partagé.

Suivre
Si besoin, cliquez sur la flèche pour faire apparaître un menu avec différentes options de suivi et sélectionnez celle qui correspond à votre recherche : Tous, Suggestions uniquement, Tâches uniquement. Ce filtre est surtout utile dans un cadre professionnel.

Vous n'êtes bien sûr pas obligé de remplir tous les champs ! Utilisezceux qui vous paraissent pertinents ou qui sont susceptibles de vous aider à retrouve le fichier.
  • Une fois les éléments de recherche précisés, cliquez sur Rechercher en bas de la fenêtre. Google Drive affichera alors une liste des fichiers correspondant aux critères de votre recherche.

Faire une recherche par taille de fichier

Dans Google Drive, il existe également une fonction de recherche de fichiers par taille. Cela peut-être pratique si vous souhaitez, par exemple, supprimer de gros fichiers pour faire de la place sur votre espace de stockage.
  • Dans le colonne de gauche de la page Google Drive, repérez la partie Espace de stockage, en bas, qui affiche une barre horizontale indiquant la quantité d'espace utilisé. Cliquez sur le nombre indiquant la quantité utilisé dans votre espace (XX Go utilisés sur YY Go).
  • La zone centrale de la fenêtre change et affiche la liste de tous vos fichiers.


  • Par défaut, les fichiers sont affichés par ordre décroissant de "poids" (du plus "lourd" au plus "léger"). Cliquez sur la flèche à côté d'Espace de stockage utilisé pour inverser l'ordre. Il ne vous plus qu'à faire votre ménage !
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Cet article est régulièrement mis à jour par des experts sous la
direction de Jean-François Pillou, fondateur de CommentCaMarche
et directeur délégué au développement numérique du groupe Figaro.

Publié par . Dernière mise à jour le par Félix Marciano.

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Ok Thaink's