Comprendre et utiliser la Digital Workplace

Disposer d'un environnement de travail numérique fait partie des leviers de la transformation digitale. Accessibles aux salariés et/ou aux clients, il permet de gagner en efficacité et de s'adapter aux nouveaux modes de travail. Quels sont les avantages d'une Digital Workplace et quelles sont les bonnes pratiques à respecter pour l'utiliser de manière optimale dans une entreprise ?

Qu'est-ce que la Digital Workplace?

Le terme de « Digital Workplace » désigne un concept d'espace de travail numérique, en lien avec l'essor des nouvelles technologies dans le cadre professionnel, l'évolution des modes de travail et la transformation digitale.
La Digital Workplace correspond à une sorte d'évolution de l'outil intranet, plaçant l'utilisateur (le collaborateur) au centre des fonctionnalités. Il s'agit de solutions transversales, où la direction n'est pas seul maître à bord. Elles peuvent convenir à tous les budgets et être utilisées dans tous types de structures grâce à leur grande flexibilité.

Avantages de l'utilisation d'une Digital Workplace dans l'entreprise

Développer la marque employeur

L'utilisation d'outils de Digital Workplace peut devenir un argument de poids dans la culture d'une entreprise et sa marque employeur. Elle révèle un véritable dynamisme, une volonté d'évoluer et une capacité d'adaptation susceptibles de fidéliser les talents, voire d'en attirer de nouveaux. En effet, le bien-être au travail fait partie des priorités des salariés, et le recours à des outils numériques y contribue bien souvent.

S'adapter aux salariés et les responsabiliser

De plus en plus de salariés optent pour le télétravail pour des raisons personnelles ou professionnelles, au quotidien ou ponctuellement. Sans parler des collaborateurs susceptibles d'effectuer des déplacements régulièrement, de ceux qui ne disposent pas forcément d'un bureau fixe, ou des salariés qui œuvrent de plus en plus en équipe. Les environnements de travail numériques sont en adéquation avec les modes d'organisation mobiles et/ou collaboratifs, qu'ils soient récents ou non.
Des outils numériques renforcent également l'implication des salariés qui disposent alors de solutions adaptées, auxquelles ils peuvent proposer des évolutions en fonction de leur expérience utilisateur.

Mieux communiquer

L'amélioration de la communication grâce à une solution de Digital Workplace est valable en interne pour les différents collaborateurs et services d'une entreprise, mais aussi à l'externe avec des clients ou des fournisseurs.
Un environnement de travail numérique contribue à partager des compétences, des informations, et à maintenir un contact étroit avec des clients. Mieux, il permet de travailler à plusieurs sur le même document ou le même logiciel, limitant ainsi les échanges de mails ou les longues réunions.

Pré-requis et mise en place

Évaluer les besoins

La mise en place d'outils de Digital Workplace doit répondre précisément aux besoins de l'entreprise et des salariés pour se révéler efficace. Avant même de choisir une plateforme et de définir des fonctionnalités, il est conseillé de se poser les bonnes questions.

• Quels sont les objectifs de la Digital Workplace ?
• Les utilisations seront-elles différentes en fonction des services ?
• Quelle est la place des outils mobiles dans le quotidien des salariés ?
• Quel est le budget ?
• La plateforme peut-elle être mise en place en interne ou faut-il faire appel à une solution extérieure ?
• Etc.

Ne pas négliger la sécurité

La protection des données personnelles et de celles de l'entreprise doit être soigneusement étudiée avant de choisir une ou plusieurs solutions de digital workplace. Heureusement, la grande majorité des outils disponibles font preuve d'une grande fiabilité.
La sécurité s'avère d'autant plus importante lorsque les outils sont partagés avec les clients. Dans ce cas, mieux vaut définir des rôles précis et des droits d'accès aux informations pertinentes.

Former les collaborateurs

Pour se familiariser avec des outils à utiliser au quotidien, rien de tel qu'une formation. Dans les plus petites structures, elle peut être organisée avec l'ensemble des collaborateurs en visioconférence avec l'éditeur, par exemple. Il est également utile d'organiser des points réguliers pour relever les pistes d'amélioration et éventuellement réévaluer les besoins. Là encore, il s'agit de faire participer un maximum les salariés.

Outils de Digital Workplace

Les solutions d'environnement de travail numérique peuvent être propres à une compétence ou à un service, ou s'appliquer à la globalité de l'entreprise... voire les deux. Les outils Google et les applications dans le cloud en font partie, de même que des solutions très spécifiques :

• ressources humaines ;
• gestion des tâches ;
• partage de documents ;
• relation client ;
• transfert de données ;
• etc.

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