Vous voulez donner à vos documents Word un aspect professionnel et soigné ? Respectez les règles de typographie en utilisant des espaces insécables pour rendre des mots ou des symboles inséparables : ils s'afficheront toujours sur la même ligne !

Dans vos documents Word et dans les PDF que vous générez peut-être avec le traitement de texte, il arrive sûrement que deux mots que vous aimeriez toujours garder inséparables, côte à côte sur une même ligne, se retrouvent finalement séparés au hasard de la mise en page : le premier mot s'affiche en fin de ligne tandis que l'autre est "rejeté" au début de la ligne suivante. Le problème se pose aussi souvent avec la ponctuation (un point d'interrogation "chassé" en début de ligne) et avec les nombres suivis d'une unité de mesure, monétaire ou autre (3 km, 9,99 €). On y perd beaucoup en facilité de lecture et, disons-le, ce n'est pas très esthétique !

La solution pour que les termes restent solidaires comme s'il s'agissait d'un seul mot consiste à remplacer l'espace entre eux par une espace insécable. Une espace, oui, car en typographie, le blanc qui sépare deux mots ou caractères s'appelle une espace, au féminin. Et insécable, donc, pour empêcher ici que les deux termes soient sécables, "coupés" de manière impromptue. Quand il est paramétré pour des textes en français, Word gère ces espaces insécables très facilement, il les ajoute même parfois à votre place, les affiche, les recherche, les remplace… nous allons voir tout cela. Ses concurrents gratuits ou payants en font presque autant.

En revanche, notez que les sites Web ne gèrent pas naturellement ces subtilités françaises (bien que ce soit possible) : les espaces insécables de Word sont souvent transformées en espaces normales quand le texte est affiché dans une page Web.

Comment taper des espaces insécables au clavier dans Word ?

Pour insérer des espaces insécables dans un document Word, il suffit d'une combinaison de touches très facile à rmémoiriser.

• Que ce soit dans Word pour Windows ou dans Word pour Mac, au lieu de presser la touche Espace, tapez les trois touches Ctrl+Maj+Espace pour insérer une espace insécable entre deux mots.
• Que vous tapiez une espace normale ou une espace insécable, le blanc entre les mots sera identique. En revanche, les mots séparés par des espaces insécables resteront toujours solidaires, sur une seule ligne de texte.
• Le raccourci clavier Ctrl+Maj+Espace est spécifique à Word. Pour insérer une espace insécable, Word propose une autre méthode, qui permet d'ailleurs aussi de changer de raccourci clavier.
• Si vous ne connaissez pas le raccourci prévu par une autre de vos applications censées gérer les espaces insécables, et que le clavier de votre PC comporte un pavé numérique, tapez la séquence Alt+0160 pour ajouter une espace insécable : maintenez enfoncée la touche Alt et, sur le pavé numérique, tapez 0160.
• Autre possibilité : dans Google, recherchez nom_du_logiciel espace insécable pour trouver rapidement les options prévues par votre application.

Comment afficher les espaces insécables dans Word ?

A priori, rien ne distingue une espace normale d'une espace insécable dans un document Word. Sauf si vous affichez les caractères invisibles. On parle aussi de caractères non imprimables ou de caractères masqués.

• Pour afficher les caractères non visibles dans Word et ses concurrents, cliquez dans l'onglet Accueil sur l'icône ¶ qui, pour le traitement de texte, symbolise une marque de fin de paragraphe. En typographie, ce caractère ¶ s'appelle un pied-de-mouche.

• Pour afficher/masquer les caractères non visibles, au lieu de cliquer sur l'icône ¶, vous pouvez aussi presser les trois touches Ctrl+Maj+8 (la touche 8 du haut, pas le 8 du pavé numérique si votre clavier en possède un).
• Entre autres caractères invisibles que dévoile Word : les espaces normales entre les mots sont représentés par un point, les espaces insécables par le signe ° (degré), les tabulations par une flèche, la fin d'un paragraphe par un pied-de-mouche ¶, les traits d'union insécables par un trait fin, etc.
• Sur l'illustration ci-dessous, réalisée avec Word pour Mac, les caractères non imprimables sont visibles en bleu.

• Si vous souhaitez n'afficher que les espaces sécables et insécables, mais garder masqués les autres caractères non imprimables…
• … dans Word pour Windows, cliquez sur l'onglet Fichier, puis en bas à gauche sur Options, puis dans la fenêtre d'options sur Affichage, et dans la partie droite cochez la case Espaces et décochez les autres (sauf Ancrage d'objets) ;

• … dans Word pour Mac, cliquez sur le menu Word, puis sur Préférences, puis sur l'icône Affichage. Sous la section Afficher les caractères non imprimables, décochez la case Tous et cochez seulement la case Espaces.

Comment insérer des espaces insécables avec les caractères spéciaux de Word ?

Apprendre par cœur le raccourci clavier Ctrl+Maj+Espace n'a rien d'obligatoire ! Il est aussi possible d'insérer une espace insécable via la fenêtre des Caractères spéciaux de Word (mais aussi d'Excel et PowerPoint).

• Dans Word pour Windows, cliquez, en haut de la fenêtre, sur l'onglet Insertion. Cliquez, tout à droite, sur Symbole, puis sur Autres symboles.

• Dans Word pour Mac, déroulez le menu Insérer, puis cliquez sur Symbole avancé. Ou, dans le ruban sous le menu, cliquez sur l'onglet Insertion, puis à droite sur Symbole avancé.
• Dans Word pour Mac et Windows, cliquez sur l'onglet Caractères spéciaux, puis dans la liste sur Espace insécable, puis sur le bouton Insérer.
• Le raccourci clavier Ctrl+Maj+Espace vous est rappelé ici, vous pouvez en changer via le bouton Touche de raccourci sur PC, ou Raccourci clavier sur Mac.

• Même quand cette boîte de dialogue des Caractères spéciaux est ouverte, vous pouvez cliquer n'importe où dans votre document et le faire défiler pour ajouter des caractères spéciaux à différents endroits, avant de refermer la fenêtre.

• Sur Mac comme sur PC, cette boîte de dialogue vous permet aussi d'insérer des traits d'union insécables, si vous ne souhaitez pas qu'un mot composé avec trait d'union soit coupé, par exemple le stade Roland-Garros ou le défilé du 1^er-Mai.
• Dans la boîte de dialogue, l'onglet Symboles permet également d'insérer une espace insécable. Ce "caractère" n'est pas facile à repérer (sa case est vide), mais une fois trouvé et utilisé, il se retrouve dans le bandeau des Caractères spéciaux récemment utilisés.

• Excel et PowerPoint partagent avec Word cette boîte de dialogue Caractères spéciaux (y compris la liste des caractères récemment utilisés) via leur onglet Insertion, icône Symboles.

Quelles sont les espaces insécables à utiliser pour la ponctuation et les guillemets ?

En France, le code typographique prévoit en fait plusieurs variantes d'espaces, notamment l'espace fine insécable, moins large que l'espace normale et placée avant certains signes de ponctuation : le point d'exclamation, le point d'interrogation et le point-virgule, qui doivent rester solidaires du mot qu'ils suivent. Des espaces insécables (fines ou normales, selon les ouvrages auxquels on se réfère, mais en tout cas insécables) sont également indispensables avant le signe deux-points et pour les guillemets chevrons à la française, par exemple dans les citations.

Si les professionnels de l'édition et de l'imprimerie restent très sensibles au respect des règles typographiques françaises pour les publications sur papier (livres, journaux, magazines…), qui nécessitent des logiciels de mise en page particuliers comme QuarkXPress ou Adobe InDesign, l'informatique et plus encore le Web ont rendu certaines règles difficiles à respecter dans les textes couramment diffusés sur écran.

Les traitements de texte comme Word, eux, ajoutent pour vous des espaces insécables avant les signes de ponctuation afin qu'ils restent bien "accrochés" au mot qui les précède ou qui les suit, quand la règle l'impose pour le français. Certes, Word et consorts se contentent d'ajouter une espace insécable (et non une espace fine insécable) avant les signes "doubles" «!?;:» mais l'essentiel est au moins préservé : la facilité de lecture, en évitant que des mots et signes de ponctuation soient "chassés" au début de la ligne suivante.

Quelles sont les espaces insécables ajoutées automatiquement par Word ?

Le traitement de texte de Microsoft et ses concurrents gratuits pour Windows, Mac et Linux – LibreOffice, FreeOffice de SoftMaker, etc. – ajoutent automatiquement des espaces insécables au cours de la frappe, quand le paragraphe est en français (pour la France, car tous les pays francophones ne respectent pas le même code typo). Démonstration avec Word.

• Si vous travaillez sur un paragraphe que Word détecte comme étant en Français (France), il vous l'indique en bas à gauche de la fenêtre.

• Parfois, le texte est en français mais la présence dans le même paragraphe de mots étrangers – par exemple de mots anglais – lui fait supposer à tort que tout le texte est dans une autre langue : dans ce cas, sélectionnez tout le paragraphe ou juste le passage en français, cliquez sur la langue mentionnée au bas de la fenêtre, par exemple Anglais (États-Unis), puis sélectionnez Français (France). Cela évitera aussi que le correcteur orthographique signale des fautes à mauvais escient.

• Quand la langue du paragraphe actuel est Français (France), si vous tapez un point d'exclamation, un point d'interrogation, le signe deux-points ou un point-virgule, Word ajoute automatiquement une espace insécable entre le dernier mot et le signe (! ? : ;) pour empêcher que ce signe soit renvoyé tout seul à la ligne suivante.
• Si vous tapez sur la barre d'espacement puis un guillemet (touche 3 sur votre clavier PC ou Mac), Word affiche un guillemet en chevrons ouvrant (une recommandation du code typographique en France) et ajoute une espace insécable juste après ce guillemet ouvrant.
• De même, si vous tapez un guillemet (touche 3) juste après un mot, Word considère qu'il s'agit d'un guillemet en chevrons fermant et le fait précéder d'une espace insécable.

• Sur votre ordinateur, si Word n'affiche pas de guillemets chevrons et insécables comme nous l'indiquons ici, ou si au contraire vous ne souhaitez définitivement plus qu'il le fasse et préférez des guillemets droits… Dans Windows, rendez-vous dans l'onglet Fichier, puis sur Options (en bas à gauche), cliquez à gauche sur Vérification, et à droite sur le bouton Options de correction automatique, puis sur l'onglet Lors de la frappe…
• Sur Mac, cliquez sur le menu Word, puis sur Préférences, puis sur Correction automatique, onglet Mise en forme automatique au cours de la frappe.
• Sur Mac et Windows, cochez ou décochez la case Guillemets ' ' ou " " par des guillemets ’ ’ ou « » selon que vous souhaitez ou non obtenir des guillemets en chevrons avec espaces insécables.

• Si, ponctuellement, vous souhaitez annuler l'apparition du guillemet chevron (ouvrant ou fermant) et conserver un guillemet droit, immédiatement après avoir tapé le guillemet, tapez la combinaison Ctrl+Z sur PC ou Cmd+Z sur Mac.
• Cette combinaison de touches Ctrl+Z (ou Cmd+Z) sert à Annuler la dernière commande dans la plupart des applications Windows et Mac. Et dans Word, elle annule donc, entre autres, la dernière correction automatique, quelle qu'elle soit, si vous tapez Ctrl+Z juste après la correction.

• À savoir : si vous copiez-collez dans Word du texte provenant d'une autre application, par exemple depuis une page Web, Word n'ajoute pas automatiquement d'espaces insécables pour la ponctuation et les guillemets en chevrons, il vous revient de le faire.

Dans quels cas utiliser des espaces insécables ?

En plus des signes «!?:;» qui méritent la présence d'une espace insécable, il existe de nombreuses situations où, dans vos documents soignés, il serait judicieux d'utiliser une espace insécable pour supprimer tout risque de voir des éléments séparés par un retour à la ligne, et notamment…

• 1 200 km, 5 millions, 3 personnes : les nombres avec séparateurs de milliers et de millions et/ou que vous faites suivre d'une unité de mesure. Les versions récentes de Word ajoutent d'office des insécables aux séparateurs de milliers et millions, mais il vous revient d'ajouter une insécable après le nombre si c'est nécessaire (l'insécable s'impose pour 3 personnes mais pas pour trois personnes).
• Louis XIV, Université Lyon 2, Oméga 3 : les noms et expressions avec des nombres.
• Le 24 décembre à 15 h 30 : les dates et les heures.

• Mme Simone de Beauvoir : l'insécable s'impose entre le titre (Madame, Mme, Melle, Monsieur, M., Dr, charge, dignité ou fonction) et le prénom ou le nom qui le suit. Une insécable entre le prénom et le nom complet (d'un auteur, par exemple) est également requise dans certains ouvrages.
• Ou encore, et entre autres, le nom de votre entreprise qui, s'il est composé de plusieurs mots, gagnerait à être mis en valeur dans vos communications officielles en restant toujours inscrit sur une seule ligne, grâce aux espaces et aux traits d'union insécables.

• Voici quelques exemples…

Comment remplacer des espaces normales par des espaces insécables avec Word ?

Il n'est jamais trop tard pour bien faire. Si vous voulez remplacer certaines espaces par des insécables dans un long document déjà rédigé, voici quelques exemples de "rechercher/remplacer". Restez vigilant(e), vérifiez toujours votre document après l'opération.

• Dans Word pour Windows, pour afficher la fenêtre Rechercher et remplacer, cliquez sur l'onglet Accueil, puis sur l'icône Remplacer, ou tapez le raccourci clavier Ctrl+H.
• Dans Word pour Mac, déroulez le menu Édition et sélectionnez Recherche > Recherche avancée et remplacement.
• Sur Windows et Mac, sélectionnez l'onglet Remplacer s'il ne l'est pas déjà. Pour découvrir toutes les options permises, sur PC, cliquez sur le bouton Plus>> et, sur Mac, sur le bouton représentant un chevron.
• Dans la boîte de recherche de Word pour Windows/Mac, le code correspondant à l'espace insécable est ^s et celui du trait d'union insécable est ^~ (pressez la touche ^ puis la barre d'espacement pour obtenir l'accent circonflexe).
• Vous pouvez aussi demander à Word d'insérer ces codes ^s et ^~ dans le champ de recherche ou de remplacement en cliquant sur le bouton déroulant Spécial, et dans la liste sur Espace insécable ou sur Trait d'union insécable.

Voici quelques exemples de rechercher/remplacer simples…

• Ajouter une espace insécable entre prénom et nom :
  Rechercher : Gustave Flaubert 
  Remplacer : Gustave^sFlaubert
• Remplacer le trait d'union par un trait d'union insécable entre Jean et Paul, et une espace insécable entre Paul et Sartre :
  Rechercher : Jean-Paul Sartre 
  Remplacer : Jean^~Paul^sSartre
• Dans l'expression " km/s", l'espace avant le k devient une insécable :
  Rechercher :  km/h (important : tapez une espace normale avant km) 
  Remplacer : ^skm/h
  Donc 25 km/h apparaîtra toujours sur la même ligne puisque km/h est solidaire du caractère situé juste avant.
• Dans la fenêtre de recherche/remplacement, l'option Respecter la casse signifie : faire la différence entre les majuscules et les minuscules. Si vous cochez cette case, une recherche sur Clément ne trouvera pas l'adjectif clément. L'option n'est pas disponible si la case Utiliser les caractères génériques est cochée.

Pour les recherches/remplacements plus complexes qui suivent, cochez d'abord la case Utiliser les caractères génériques :

• Remplacer tous les chiffres (ainsi que ¼½¾) suivis d'une espace normale par le même chiffre suivi d'une insécable :
  Rechercher : ([0123456789¼½¾])( )  (important : tapez une espace normale entre le deuxième groupe de parenthèses)   
  Remplacer : \1^s  (le paramètre \1 reprend le chiffre trouvé, quel qu'il soit, et ^s le fait suivre d'une espace insécable)
  Dans la recherche ci-dessus, les caractères indiqués entre crochets [] n'ont pas besoin de se suivre dans la table des caractères. Vous indiqueriez [9¾4¼620½85173], la recherche fonctionnerait tout aussi bien pour chacun des caractères. Et il peut s'agir d'autres caractères que les nombres (ABCZàçù…).

• Cette fois, on recherche des caractères qui se suivent dans la table des caractères, ici les chiffres de 0 à 9.
  Rechercher : ([0-9])( )  (important : tapez une espace normale entre le deuxième groupe de parenthèses)    
  Remplacer : \1^s 

• On recherche les signes ?!;: précédés d'une espace normale, que l'on remplace par une insécable :
  Rechercher : ( )([\:\!\?\;])   (important : tapez une espace normale entre les premières parenthèses)
  Remplacer : ^s\2

• Si vous faites des rechercher/remplacer sur le point et le signe deux-points, vérifiez que les adresses Web (du type https://www.sncf.com) inscrites dans votre document ne sont pas affectées.
• N'oubliez pas de décocher la case Utiliser les caractères génériques quand votre recherche ne l'impose pas.
• Si vous lancez souvent les mêmes recherches/remplacements dans vos documents, enregistrez-les dans une macro.

• Les macros s'enregistrent, se lancent et se modifient via l'onglet Affichage > Macros (entre autres).

Certes, l'espace insécable – comme d'autres notions et règles typographiques – a tendance a paraître abstraite aujourd'hui pour bon nombre d'utilisateurs, davantage habitués aux textes sur écran qu'aux publications imprimées, d'autant qu'elle est mal gérée par les outils numériques, notamment sur le Web. Mais au risque de sembler rétrograde, il est important de la respecter, car, comme d'autres  notions typographiques, elle participent à la lisibilité et au confort de lecture, en particulier pour les nombres et les heures. Nous vous incitons fortement donc à l'utiliser, surtout si vous souhaitez donner une touche professionnelle à vos documents.